क्या एक बुरा बैठक प्रतिभागी बनाता है?
एक बैठक एक अत्यधिक उत्पादक घटना हो सकती है जहां निर्णय किए जाते हैं और एक आम सहमति बन जाती है। या यह सबके धैर्य की कोशिश को छोड़कर, थोड़ा सा पूरा करते हुए घंटों तक खींच सकता है। एक बैठक की सफलता में ठोस नेतृत्व प्राथमिक भूमिका निभाता है। बैठक के दौरान विचारों के आदान-प्रदान पर अग्रिम योजना और नियंत्रण में सावधानीपूर्वक योजना महत्वपूर्ण है। हालांकि, बहुत उपस्थित लोगों के सहयोग पर निर्भर करता है। जबकि अच्छे बैठक प्रतिभागी आपके एजेंडे को आगे बढ़ाने के लिए चमत्कार कर सकते हैं, खराब प्रतिभागी इसके ट्रैक में बैठक को रोक सकते हैं। मुश्किल उपस्थित लोगों को पहचानना सीखें ताकि आप उन्हें अपनी अगली बैठक से पहले हटा सकें।
तैयारी का अभाव
उत्पादक बैठकों में अक्सर एक एजेंडा के वितरण के साथ अग्रिम रूप से शुरू होता है जो प्रतिभागियों को भूमिका प्रदान करता है। बैठक की योजना बनाने वाले व्यक्ति उपस्थित लोगों से किसी मुद्दे से परिचित होने, किसी विशेष समस्या का समाधान लाने या किसी कार्य को पूरा करने और परिणामों पर रिपोर्ट करने के लिए कह सकते हैं। जिन प्रतिभागियों के माध्यम से पालन करने में विफल रहता है, बैठक को कम से कम उत्पादक बना देगा। सबसे खराब रूप से, वे अड़चनें पैदा कर सकते हैं जो बैठक को उसके उद्देश्य को प्राप्त करने से रोकते हैं।
एजेंडा से भटका
बैठकों पर ध्यान केंद्रित किया जाना चाहिए और इसलिए सभी चर्चा एजेंडा का समर्थन करती है और समूह को बैठक के उद्देश्यों को पूरा करने की ओर ले जाती है। एक बुरा प्रतिभागी टिप्पणियों और प्रश्नों को प्रस्तुत करता है जो एजेंडे से अप्रासंगिक विषयों में भटकते हैं। ऐसे व्यक्ति बैठक के नेता को लगातार गियर शिफ्ट करने के लिए मजबूर करते हैं। परिणाम अक्सर एक अनुत्पादक बैठक होती है जहां नेता एजेंडा के इरादे के प्रतिभागियों को याद दिलाने की तुलना में एजेंडा के बाद कम समय बिताते हैं।
साइड कन्वर्सेशन पर ले जाना
पक्ष वार्तालाप आरंभ करने वाले प्रतिभागी न केवल उन लोगों के लिए विचलित करने वाले साबित होते हैं, जिनसे वे सीधे जुड़ते हैं, बल्कि हर किसी के लिए जो फुसफुसाते हुए सुनता या देखता है। अक्सर इस स्थिति से बचना संभव है कि उपस्थित लोगों को केवल मान्यता प्राप्त होने पर बोलने के लिए, और बैठक के बाद स्वतंत्र रूप से इकट्ठा करने के लिए, उन सहयोगियों के साथ पालन करने के लिए जिनके साथ वे काम कर रहे हैं।
फोन या लैपटॉप का उपयोग
मीटिंग के दौरान खराब मीटिंग प्रतिभागी ई-मेल, वॉइस मेल और अन्य इलेक्ट्रॉनिक संचार की जाँच करते हैं। इस तरह के प्रतिभागी की असावधानी की वजह से व्याकुलता और विचलित होने की संभावना के अलावा, यह संभव भी है - और यहां तक कि - कि व्यक्ति महत्वपूर्ण जानकारी को याद करेगा। बैठक के दौरान उपस्थित रहने वाले उपस्थित लोगों को निर्देश दिया जाना चाहिए कि वे अपने फोन को दृष्टि से दूर रखें और यदि कोई महत्वपूर्ण कॉल आए तो कमरे को चुपचाप छोड़ दें। किसी संदेश का जवाब देने के लिए कमरे से बाहर निकलने पर उपस्थित लोगों को अनावश्यक रूप से जवाब देने से रोकने की संभावना है।
उचित प्रतिक्रिया का अभाव
बैठक में भाग लेने वालों को उचित समय पर प्रतिक्रिया देनी चाहिए। खराब प्रतिभागी अनुचित तरीके से अपनी नाराजगी को कम कर देते हैं, जैसे कि अन्य उपस्थित लोगों को टिप्पणियों के माध्यम से या सहकर्मियों को बैठक के बाद की शिकायतों में। कर्मचारी सदस्यों के पास रचनात्मक आलोचना के लिए एक आउटलेट होना चाहिए, चाहे वह बैठक से पहले एक टिप्पणी या प्रश्न-उत्तर सत्र के माध्यम से हो या एक बैठक के नेता या वरिष्ठ स्टाफ सदस्य के साथ अनुवर्ती के माध्यम से।