बैठक के दौरान एक नागरिक सुविधा क्या है?

काइज़ेन, एक जापानी प्रबंधन दर्शन, कर्मचारियों को निरंतर सुधार पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है। काइज़ेन टीम बनाने के लिए, एक नेता को नामित करें, प्रतिभागियों को चुनें और बैठकों की सुविधा की जिम्मेदारी एक व्यक्ति को सौंपें। एक प्रभावी सूत्रधार बाकी टीम को जटिल समस्याओं पर चर्चा करने और महत्वपूर्ण मुद्दों की अनदेखी न करने के लिए प्रोत्साहित करता है। काइज़ेन बैठक के दौरान, सुविधाकर्ता टीम को कचरे को खत्म करने, उत्पादकता में सुधार करने और प्रक्रिया में सुधार लाने के तरीकों पर विचार करने के लिए कहते हैं।

एक विशिष्ट समस्या पर ध्यान दें

यदि आपका व्यवसाय समय सीमा, गुणवत्ता मानदंड या बजट बाधाओं को पूरा करने में विफल रहता है, तो काइज़ेन दृष्टिकोण का उपयोग आपको महत्वपूर्ण सुधार करने के लिए छोटे, वृद्धिशील परिवर्तन करने में सक्षम बनाता है। विशेष रूप से यदि कोई समस्या आपकी कंपनी के कई स्थानों और स्तरों के श्रमिकों को प्रभावित करती है, तो काइज़न रणनीति को नियुक्त करने से आपको समस्या का समाधान करने में मदद मिलती है। सूत्रधार टीम को टूल का उपयोग करने के लिए गाइड करता है, जैसे कि वैल्यू स्ट्रीम मैपिंग, 5 व्हिस या अन्य विश्लेषण तकनीकों पर काम करने के लिए समस्या को इंगित करता है।

टीम को ट्रैक पर रखें

एक बार जब उत्पादन, प्रशासनिक या अन्य प्रक्रिया को फ़ोकस के रूप में चुना जाता है, तो नेता मीटिंग्स शेड्यूल करता है और समस्या पर चर्चा करने के लिए चयनित क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम को आमंत्रित करता है। सुविधाकर्ता पहले से ही इस मुद्दे की समीक्षा करता है और टीम से चर्चा करने के लिए सवाल तैयार करता है। उदाहरण के लिए, बैठक के दौरान, सुविधाकर्ता समूह को लीड समय में कमी, गुणवत्ता में सुधार या सेवा में सुधार पर ध्यान केंद्रित करने के लिए कह सकता है। समस्या के दायरे के आधार पर, सुविधाकर्ता एक से सात दिनों के लिए अतिरिक्त गतिविधियों की योजना बनाता है और प्रत्येक बैठक का उपयोग प्रक्रिया सुधार के लक्ष्य को पूरा करने के लिए करता है, अन्य बैठकों के लिए अन्य मुद्दों को हटाता है।

एक उपकरण चुनें

सूत्रधार विश्लेषण शुरू करने के लिए एक उपकरण चुनता है और यह सुनिश्चित करता है कि सभी टीम के सदस्य इसका उपयोग करना जानते हैं। वह समस्या को अंतर्निहित कारण की लगातार जांच करने के लिए 5 व्हाट्स टूल से शुरू कर सकता है। या, वह मूल्य स्ट्रीम मैपिंग तकनीक का उपयोग कर सकता है ताकि टीम पूरी प्रक्रिया को शुरू से अंत तक करीब से देख सके और गैर-मूल्य वर्धित गतिविधियों की पहचान कर सके, जो आमतौर पर प्रक्रिया चरणों के बीच होती है। वह समस्या का सामना करने के लिए गलती करने वाली तकनीक का चयन कर सकती है, प्रतिभागियों से विचार-मंथन के तरीकों को पूरा करने के लिए कहती है, जिससे प्रक्रिया त्रुटिपूर्ण हो सकती है और मानवीय त्रुटि को समाप्त कर सकती है। इसके अतिरिक्त, वह ऑपरेशनल मेट्रिक्स की रिपोर्ट करने के लिए संतुलित स्कोरकार्ड को डिजाइन और पॉपुलेट करने में टीम का नेतृत्व कर सकती है।

चर्चाओं को मॉडरेट करना

बैठकों के दौरान, सुविधाकर्ता संभावित समाधानों पर टीम को आम सहमति तक पहुंचने में मदद करने का प्रयास करते हैं। वह सुनिश्चित करती है कि हर सदस्य चर्चा में भाग ले और टीम को तथ्यों पर केंद्रित करे न कि भावनाओं, व्यक्तित्वों और पिछले संघर्षों पर। सुविधाकर्ता बुनियादी नियम स्थापित करता है, जैसे कि लोगों को अपना हाथ बढ़ाने के लिए कहना (यदि आमने-सामने की बैठक में) या किसी विचार में योगदान करने से पहले बोलने की अनुमति (यदि एक सम्मेलन कॉल में)। वह प्रतिभागियों से राय, सम्मान विविधता का सम्मान करने और अन्य प्रतिक्रियाओं को ध्यान से सुनने के लिए कहती है। एक बार टीम को कार्यान्वित करने में सुधार देखने के बाद, उन्हें जल्दी से कार्य करना चाहिए। सुविधाकर्ता अनुवर्ती घटनाओं का संचालन करने की योजना बनाता है ताकि यह देखा जा सके कि सुधार स्थायी लाभ देते हैं या नहीं।