एक लेखा प्रणाली और संबंधित नियंत्रण के उचित प्रक्रियाओं की मुख्य विशेषताएं

लेखांकन संरचनाएं वित्तीय सूचना रिपोर्टिंग आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रणाली में लोगों, प्रक्रियाओं, प्रौद्योगिकी और वित्तीय जानकारी को जोड़ती हैं। भले ही कोई लेखा प्रणाली एकल हो या दोहरी-प्रविष्टि, मैनुअल या कम्प्यूटरीकृत, लेखांकन प्रक्रियाओं में संबंधित आंतरिक नियंत्रणों की एक श्रृंखला सहित समान विशेषताओं को प्रदर्शित करना चाहिए। हालांकि, हर प्रणाली ऐसा नहीं करती है, लेकिन यह जानना आवश्यक है कि लेखांकन प्रणाली का आकलन करने के लिए मुख्य विशेषताओं और संबंधित नियंत्रण क्या हैं।

सूचना संबंधी विशेषताएं

लेखांकन की जानकारी, प्रक्रिया की परवाह किए बिना, विश्वसनीय, विश्वसनीय और उद्देश्यपूर्ण होनी चाहिए। सामान्य तौर पर, उद्योग मानक का पालन करने वाली प्रक्रियाएं आमतौर पर स्वीकृत लेखांकन सिद्धांत इन प्रमुख विशेषताओं को प्रदर्शित करती हैं। हालांकि, प्रक्रियाओं को सुनिश्चित करने के लिए यह काफी कठिन हो सकता है, जो GAAP दिशानिर्देशों का पालन करने के लिए विश्वसनीय, सत्यापन योग्य या उद्देश्यपूर्ण न हों। उदाहरण के लिए, जीएएपी लागत सिद्धांत को अपनी मूल खरीद लागत के अनुसार, अपनी आयु की परवाह किए बिना, पूंजीगत संपत्ति को रिकॉर्ड करने के लिए लेखांकन प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, १०, ००० डॉलर की लागत से १० साल पहले खरीदे गए उपकरण का एक टुकड़ा उसके पूरे जीवनकाल में ५०, ००० डॉलर का मूल्य बना रहेगा। इस तरह से रिकॉर्डिंग जानकारी अपने वर्तमान मूल्य को दर्ज करने की तुलना में अधिक विश्वसनीय, पुष्टि और उद्देश्य है।

प्रक्रियात्मक विशेषताएं

लेखांकन प्रक्रियाएं सरल कार्यों से होती हैं जैसे कि पेटीएम कैश को समेटना या जटिल वित्तीय रिपोर्ट बनाने के लिए क्रेडिट भुगतान पोस्ट करना। यद्यपि किसी व्यवसाय और उसकी लेखा प्रणाली की जटिलता यह निर्धारित करती है कि व्यवसाय किस विशिष्ट प्रक्रियाओं का अनुसरण करता है, प्रक्रियाएँ न केवल सुसंगत होनी चाहिए बल्कि तुलनात्मकता के लिए भी होनी चाहिए। वित्तीय जानकारी दर्ज करने के लिए एक से अधिक स्वीकार्य विकल्प होने पर संगति लागू होती है। यद्यपि प्रत्येक विकल्प अपने आप सही हो सकता है, विकल्पों के बीच फ़्लिप करने से अशुद्धि हो सकती है और भ्रम पैदा हो सकता है। एक उदाहरण लगातार इन्वेंट्री वैल्यूएशन की एक ही विधि का उपयोग कर रहा है, जैसे कि अंतिम-इन, पहले-आउट या पहले-पहले, पहले-आउट, और उस पद्धति के साथ चिपका हुआ। तुलनात्मकता एक बाहरी विशेषता है जिसमें आसानी से ऋणदाताओं, निवेशकों और आम जनता के साथ एक व्यवसाय के वित्तीय विवरण की तुलना दूसरे के साथ की जा सकती है। फिर से, GAAP दिशानिर्देशों का पालन करने वाली प्रक्रियाएं तुल्यता के लिए प्रदान करती हैं। उदाहरण के लिए, मिलान सिद्धांत को व्यवसायों के लिए लेखांकन आधार का उपयोग करने की आवश्यकता होती है, वित्तीय लेखांकन में अमेरिकी मौद्रिक प्रणाली का उपयोग करते हैं और वित्तीय विवरण हेडर में रिपोर्टिंग अवधि की स्पष्ट रूप से पहचान करते हैं।

सूचनात्मक नियंत्रण

यद्यपि अधिकांश आंतरिक नियंत्रण लेखांकन प्रक्रियाओं से संबंधित हैं, भौतिक, यांत्रिक और इलेक्ट्रॉनिक नियंत्रण लेखांकन जानकारी हासिल करने के लिए विशिष्ट हैं। भौतिक नियंत्रण मुख्य रूप से वित्तीय जानकारी की सुरक्षा के लिए उपयोग की जाने वाली भौतिक संपत्तियों से संबंधित हैं, जबकि यांत्रिक और इलेक्ट्रॉनिक नियंत्रण वित्तीय रिपोर्टिंग की सटीकता और विश्वसनीयता की सुरक्षा करते हैं। सभी हर लेखा प्रणाली के लिए आवश्यक हैं। भौतिक नियंत्रणों में नकदी और वित्तीय अभिलेखों की हार्ड कॉपी हासिल करने के लिए तिजोरी, लॉक करने योग्य भंडारण अलमारियाँ और सुरक्षा जमा बॉक्स शामिल हो सकते हैं; अलार्म और वीडियो निगरानी उपकरण ब्रेक-इन को रोकने और कर्मचारी चोरी को रोकने के लिए; और इलेक्ट्रॉनिक समय घड़ियों कर्मचारियों को पेरोल जानकारी को गलत तरीके से रोकने के लिए।

प्रक्रियात्मक नियंत्रण

प्रक्रियात्मक नियंत्रण एक लेखा प्रणाली के सुरक्षा उपायों के बहुमत बनाते हैं। इनमें जिम्मेदारी की स्थापना, कर्तव्यों का अलगाव और आंतरिक स्वतंत्र सत्यापन शामिल हैं। लेखांकन प्रक्रिया और कर्तव्यों को अलग करने के लिए प्राधिकरण के एक बिंदु को स्थापित करना आवश्यक नियंत्रण है। इसमें उदाहरण के लिए, नकद भुगतान स्वीकार करने के लिए एक कर्मचारी को नामित करना, नकद प्राप्ति पत्रिका में भुगतान रिकॉर्ड करने के लिए एक और बैंक में नकदी जमा करने के लिए तीसरा शामिल है। प्रक्रियात्मक नियंत्रण दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाओं पर भी ध्यान केंद्रित कर सकते हैं जैसे कि पूर्व-गिने रसीदों और चालानों का उपयोग करना और सभी वित्तीय लेनदेन की आवश्यकता होती है, जिसमें सहायक दस्तावेज हों। वित्तीय रिकॉर्ड के यादृच्छिक और अनुसूचित आंतरिक ऑडिटिंग, या तो व्यवसाय के स्वामी या विभाग के बाहर के किसी व्यक्ति द्वारा, स्वतंत्र सत्यापन नियंत्रण के लिए प्रदान करता है।