मानव संसाधन के आंतरिक नियंत्रण प्रक्रियाएं

मानव संसाधन विभाग कार्यस्थल की नीतियों और प्रक्रियाओं की व्याख्या, कार्यान्वयन और संचार करते हैं। ये नियम एक संघीय, राज्य और कंपनी स्तर पर होते हैं, जो उन्हें प्रकृति द्वारा अत्यधिक जटिल बनाते हैं। अपनी एचआर नीतियों के लिए आंतरिक नियंत्रण स्थापित करके, आप कानूनी आवश्यकताओं का पालन करते हुए अपने मिशन को पूरा करने के लिए अपने छोटे व्यवसाय की मदद करते हैं।

नियम

कुछ कार्यस्थल नीतियां सभी के लिए लागू होती हैं, जबकि अन्य कुछ नियोक्ताओं के लिए विशिष्ट होती हैं। नीतियां कार्यस्थल के पोस्टर, मजदूरी और घंटे, कर्मियों की फाइलें, नौकरी का विवरण, कर्मचारी मैनुअल, भेदभाव और उत्पीड़न, गोपनीयता, स्वास्थ्य और कल्याण योजनाओं, भर्ती, रिकॉर्ड रखने, उपस्थिति, कर्मचारी शिकायत, स्वास्थ्य और सुरक्षा, कर्मचारी आचरण और प्रदर्शन से संबंधित हो सकती हैं। मूल्यांकन। कुछ प्रक्रियाएं मालिकों, कुछ प्रबंधकों और अन्य सभी कर्मचारियों के लिए लागू हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, नियोक्ताओं को कर्मचारियों को देखने के लिए व्यापार के ध्यान देने योग्य क्षेत्रों में कार्यस्थल पोस्टर लगाने चाहिए, कर्मचारियों को आचार संहिता का पालन करना चाहिए, और प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों को गोपनीयता बनाए रखना चाहिए जहां आवश्यक हो।

कार्यान्वयन

आंतरिक नियंत्रणों को ठीक से लागू करने के लिए, आपको यह पता लगाना होगा कि आपके छोटे व्यवसाय पर कौन से नियम लागू होते हैं और उन्हें उसी के अनुसार स्थापित करना चाहिए। प्रत्येक पॉलिसी का नियंत्रण का अपना सेट होना चाहिए। उदाहरण के लिए, कार्यस्थल के आचरण पर नीतियों को काम पर स्वीकार्य और अस्वीकार्य व्यवहार को संबोधित करना चाहिए, जो नियमों का पालन नहीं करने के लिए नीति और अनुशासनात्मक उपायों पर लागू होता है। आप पा सकते हैं कि कुछ आंतरिक नियंत्रण काफी अनम्य हैं, जैसे कि भेदभाव और मजदूरी और घंटों के अभ्यास; ये कानून के साथ बदल जाते हैं। अन्य लोग अधिक व्यवहार्य हैं, जैसे कि छुट्टी और बीमार समय से संबंधित प्रक्रियाएं। फिर भी, लचीली नीतियों में भी कुछ प्रकार के कानूनी लगाव हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, हालांकि, आपके पास किसी कर्मचारी को टाइमकीपिंग नियमों का पालन नहीं करने के लिए अनुशासित करने का कानूनी अधिकार है, आप उसकी तनख्वाह को रोक नहीं सकते हैं।

कर्मचारी संचार

आंतरिक नियंत्रण स्थापित करते समय, प्रबंधकों और कर्मचारियों से इनपुट प्राप्त करें। पर्यवेक्षक आपको बता सकते हैं कि उनके विभागों को सुचारू रूप से चलाने के लिए कौन सी नीतियां आवश्यक हैं। कर्मचारी सर्वेक्षण के माध्यम से, आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि कौन से आंतरिक नियंत्रण काम कर रहे हैं और किन संशोधनों की आवश्यकता है। अपने कर्मचारियों के लिए नीतियों और प्रक्रियाओं को संप्रेषित करने के लिए, उस पद्धति का उपयोग करें, जो प्रश्न में नीति के लिए सबसे प्रभावी है। विधियों में ईमेल, संक्षिप्त बैठकें, कार्यशालाएं, मेमो और बुलेटिन बोर्ड शामिल हैं।

रखरखाव

अपने आंतरिक नियंत्रणों का आकलन करते समय उपयोग करने के लिए एक सामान्य प्रश्नावली या चेकलिस्ट विकसित करें। समय-समय पर आंतरिक ऑडिट करके, आप अपने आंतरिक नियंत्रण प्रणाली में छेदों का पता लगा सकते हैं और समस्याओं के होने से पहले उन्हें ठीक कर सकते हैं। आपकी चेकलिस्ट को ऐसे मुद्दों को संबोधित करना चाहिए जैसे कि प्रबंधन ठीक से कर्मचारी की निगरानी को संतुलित रखता है और अपने कर्मचारियों के लिए प्रासंगिक नीतियों का संचार करता है। अनधिकृत प्रणाली की पहुँच को रोकने के लिए अन्य मामले कर्मचारियों की समय-समय पर होने वाली प्रक्रियाओं, कार्मिक प्रशासन और कर्मचारी सुरक्षा उपायों से संबंधित हो सकते हैं। चेकलिस्ट में एचआर-विशिष्ट विषय शामिल होने चाहिए, जैसे कि फेयर लेबर स्टैंडर्ड एक्ट के तहत कर्मचारी वर्गीकरण और आपके एचआर कंप्यूटर सिस्टम का प्रशासन और रखरखाव।

विचार

यदि आपके पास आंतरिक नियंत्रण को लागू करने के लिए एक ऑनसाइट मानव संसाधन कर्मचारी नहीं है, तो कानूनी सलाह लें या अपनी नीतियों और प्रक्रियाओं का मसौदा तैयार करने और उन्हें बनाए रखने में मदद करने के लिए एक एचआर कंसल्टिंग फर्म को किराए पर लें।