अनुचित व्यावसायिक संचार

आपके व्यवसाय के समग्र स्वास्थ्य के लिए अच्छा संचार आवश्यक है। आंतरिक और बाहरी लिखित और मौखिक संचार आपकी कंपनी में व्यावसायिकता के स्तर का प्रतिनिधित्व करता है। अनुचित व्यापार संचार क्लाइंट संबंधों को नुकसान पहुंचा सकता है, कर्मचारियों के बीच कम मनोबल और आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है। खराब संचार के परिणामों से बचने के लिए संचार के सभी रूपों में उचित और अपेक्षित क्या है, इस पर कर्मचारियों के लिए लिखित दिशा-निर्देश तैयार करें।

लिखित संचार

मेमो से रिपोर्ट तक, कभी भी लिखित व्यावसायिक संचार में एक पेशेवर स्वर से विचलित नहीं होता है। हास्य का उपयोग करें और एक संरक्षक स्वर से बचें। इच्छित दर्शकों के लिए अपने संचार दर्जी। उच्च तकनीकी उद्योग शब्दजाल अक्सर सामान्य दस्तावेजों के लिए अनुपयुक्त होता है। स्पष्ट रूप से और संक्षिप्त रूप से लिखें और संक्षिप्तिकरण के उपयोग को सीमित करें। अपने दस्तावेजों को सही ढंग से प्रारूपित करें और उन्हें सुव्यवस्थित रखें। व्यावसायिक दस्तावेजों में फैंसी अलंकरण अनावश्यक हैं।

ईमेल

ईमेल को अक्सर मुद्रित पत्र और मेमो की तुलना में संचार की कम औपचारिक विधि के रूप में माना जाता है, लेकिन आपको कर्मचारियों के बीच उस रवैये को हतोत्साहित करना चाहिए, खासकर ग्राहकों के साथ संचार के लिए। अनुचित ईमेल में टेक्सटिंग में उपयोग किए जाने वाले इमोटिकॉन्स, स्लैंग और संक्षिप्त रूप का उपयोग शामिल है। कर्मचारियों को उसी तरह से ईमेल बनाने के लिए प्रोत्साहित करें जैसे कि वे एक पारंपरिक व्यवसाय पत्र, एक मानक ग्रीटिंग और पूर्ण हस्ताक्षर के साथ जिसमें कंपनी का लोगो या नाम शामिल हो। प्राप्तकर्ताओं को ईमेल भेजने से पहले, उचित व्याकरण और वर्तनी की जाँच करें।

टेलीफोन

कर्मचारियों के बीच ईमेल और टेक्सटिंग के प्रसार के साथ, टेलीफोन शिष्टाचार कभी-कभी खो जाता है या कभी नहीं सीखा जाता है। अनुचित टेलीफोन संचार अशिष्टता से लेकर गरीब ग्राहक सेवा तक होता है। कर्मचारियों को विनम्रता से बोलने का निर्देश दें, ईमानदार रहें, स्पीकरफ़ोन पर कॉल करने से बचें और कठोर ग्राहकों के साथ भी धैर्य रखें। सेल फोन कर्मचारियों को कार्यालय के अलावा अन्य स्थानों पर व्यवसाय संचालित करने में सक्षम बनाता है, लेकिन व्यावसायिक कॉल लेते या बनाते समय परिवेश को विचार दें। जोर से पृष्ठभूमि शोर एक महत्वपूर्ण कॉल के दौरान विचलित और कष्टप्रद हो सकता है।

टेक्स्ट संदेश भेजना

टेक्सटिंग के अधिकांश रूप व्यवसाय सेटिंग में उपयोग करने के लिए अनुपयुक्त हैं। अनौपचारिकता आपकी कंपनी के व्यावसायिकता पर प्रतिबिंबित करती है, और टेक्सटिंग के साथ गलतफहमी पैदा करना बहुत आसान है। एक ईमेल या टेलीफोन कॉल नियुक्तियों का समय निर्धारण करने, अनुरोध करने या एक महत्वपूर्ण विचार संचार करने के लिए एक बेहतर तरीका है। व्यावसायिक स्थितियों में टेक्सटिंग अक्सर अनुचित समय पर की जाती है, जैसे बैठकों के दौरान, और इसे हतोत्साहित किया जाना चाहिए।

आंतरिक संवाद

प्रबंधन और कर्मचारियों के बीच संचार की कमी अफवाहों और नकारात्मक अटकलों को बढ़ावा देने का एक अच्छा तरीका है। एक कर्मचारी समाचार पत्र में अच्छी खबर रखो और कर्मचारियों को सीधे बुरी खबर संवाद। ईमानदार जानकारी बिना जानकारी के बेहतर है। जबकि सह-कार्यकर्ता अक्सर पाते हैं कि लघु ईमेल प्रश्नों को पूछने, जवाब पाने और एक-दूसरे को परियोजनाओं पर अपडेट करने का एक त्वरित तरीका है, संचार की उस पद्धति की अनौपचारिकता पेशेवर मानकों को कम करने का बहाना नहीं देती है। शत्रुतापूर्ण, धमकी या अपमानजनक भाषा किसी भी रूप में अस्वीकार्य है।