रणनीतिक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए बजट प्रक्रिया कैसे एकीकृत और संचारी है?

प्रभावी कंपनी के नेता एक कठोर बजट प्रक्रिया की स्थापना करते हैं जो सुनिश्चित करता है कि सभी विभाग कंपनी के रणनीतिक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए अपने कार्यक्रमों को संरेखित करें। प्रक्रिया के भाग में सभी जिम्मेदार पदनामों के साथ नियमित रूप से संवाद करना शामिल है ताकि परिणामस्वरूप कंपनी का बजट आने वाले वर्ष के लिए एक सामंजस्यपूर्ण योजना को दर्शाता है। नियमित स्थिति की बैठकें, सबसे अप-टू-डेट डेटा का त्वरित वितरण और कठोर समीक्षा सबसे सटीक वित्तीय विवरणों का उत्पादन करती हैं। एक एकीकृत बजट प्रक्रिया व्यय और निवेश को मंजूरी देने वाले प्राधिकरण के सही स्तरों में समाप्त होती है।

एक अनुसूची की स्थापना

बजट प्रक्रिया के लिए एक कार्यक्रम निर्धारित करने से यह सुनिश्चित होता है कि पूरी प्रक्रिया के दौरान चौकियों को पूरा किया जाए। यह सुनिश्चित करने में कर्मचारियों की सहायता करता है कि काम समयबद्ध तरीके से नियोजित हो जाता है और निर्दिष्ट करता है कि कब तक कार्मिकों को जानकारी एकत्र करनी है और निर्णय लेना है। समय की लंबाई संगठन की जटिलता पर निर्भर करती है। आमतौर पर, बजट प्रक्रिया पिछले वित्त वर्ष की अंतिम तिमाही में शुरू होती है।

प्रत्येक विभाग के लोगों की पहचान करना

नियोजन प्रक्रिया के पहले चरण में आम तौर पर यह पहचान करना शामिल होता है कि अंतिम बजट का समन्वय कौन करता है और कौन से कर्मी अपने संगठन के विवरण में योगदान करते हैं। आवश्यक इनपुट, दस्तावेज़ प्रारूप, जोखिम और निर्भरता को प्रक्रिया में जल्दी से परिभाषित करके, समन्वयक सभी योगदानकर्ताओं को आवश्यकताओं को पहचानने और समय सीमा को पूरा करने के लिए प्रतिबद्ध करता है।

भूमिकाएं और जिम्मेदारियां स्थापित करना

प्रक्रिया के अगले भाग में भूमिकाओं और जिम्मेदारियों का संचार होता है। टेम्पलेट और प्रपत्र सभी के लिए सुलभ होने चाहिए। यदि लोगों को आवश्यक रूपों को पूरा करने के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है, तो समन्वयक कार्यशाला, सेमिनार या स्व-पुस्तक प्रशिक्षण प्रक्रिया की शुरुआत में देरी से बचने के लिए पूरा करने के लिए प्रदान करता है।

निवेश पर रिटर्न सुनिश्चित करना

कंपनी के रणनीतिक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए, सभी वित्त पोषित कार्यों को उन प्रयासों का समर्थन करने के लिए संरेखित करना चाहिए। सफल नेता ऐसे लक्ष्य स्थापित करते हैं जो विशिष्ट, औसत दर्जे का, प्राप्य, यथार्थवादी और समय की कमी (SMART) हैं। कंपनी के धन के प्रत्येक उपयोग में निवेश पर रिटर्न प्रदर्शित करना चाहिए या प्रयास व्यर्थ है। एक विभाग प्रासंगिक गतिविधियों के साथ इन लक्ष्यों का समर्थन करने की अपनी क्षमता के आधार पर अपने बजट को विभाजित करता है। साथ में, विभाग मुख्य प्रविष्टियों की गणना के लिए उपयोग किए जाने वाले सूत्रों पर सहमत होते हैं, जो अक्सर उद्योग मानकों पर निर्भर होते हैं। उदाहरण के लिए, सोसाइटी फॉर ह्यूमन रिसोर्स मैनेजमेंट "प्रति कर्मचारी औसत लाभ" और अन्य मीट्रिक निर्धारित करने के लिए कैलकुलेटर प्रदान करता है।

मान्यताओं को मान्य करना

प्रत्येक विभाग को आपूर्तिकर्ताओं, व्यावसायिक भागीदारों और ग्राहकों के साथ वर्तमान मूल्य निर्धारण को मान्य करने के लिए अनुसंधान करना चाहिए। पूर्वानुमान उपयोगी होने के लिए न तो बहुत निराशावादी हो सकते हैं और न ही आशावादी। प्रत्येक बजट को डिजाइन, संचालन, विपणन, प्रशिक्षण, अनुसंधान, उत्पादन या समर्थन जैसी श्रेणियों में गतिविधि द्वारा विवरणों को सूचीबद्ध करना चाहिए। जब कोई कंपनी अपने मिशन और रणनीतिक लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित और संप्रेषित करती है, तो प्रत्येक विभाग उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए अपने काम को संरेखित कर सकता है और यह निर्धारित कर सकता है कि उसे किन वित्तीय संसाधनों की आवश्यकता है। बजट प्रक्रिया में सभी विभागों को शामिल करके, कंपनी के नेता बजट डेटा की सटीकता में सुधार करते हैं। एक बार प्रत्येक विभाग अपना बजट प्रस्तुत कर देता है, तो उसे प्रबंधन के उचित स्तरों द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। इस प्रक्रिया में निरंतर सहयोग के कारण, आम तौर पर, कोई आश्चर्य की बात नहीं होती है।