हेल्प डेस्क ग्राहक संतुष्टि कैसे सुधारें

कंपनी की सहायता डेस्क के साथ ग्राहकों की संतुष्टि व्यवसाय को समग्र रूप से प्रभावित कर सकती है। ग्राहक सहायता डेस्क को उत्तर या सहायता मांगते हैं, और डेस्क स्टाफ को शांत और सूचित तरीके से जवाब देना चाहिए। ग्राहकों की संतुष्टि पर नज़र रखना और इसे बेहतर बनाने की दिशा में लगातार काम करना एक कॉपनी को अपने व्यवसाय के संचालन को बढ़ाने में मदद कर सकता है, नए और लौटने वाले ग्राहकों की संख्या बढ़ा सकता है।

जानकार हेल्प डेस्क

अपने हेल्प डेस्क अनुभवों के साथ ग्राहकों की संतुष्टि को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए, सुनिश्चित करें कि हेल्प डेस्क के कर्मचारियों को अपने काम करने के लिए आवश्यक सभी मौजूदा जानकारी है। ट्रेन स्टाफ के सदस्य शुरू में उन उत्पादों पर अपनी कंपनी प्रदान करते हैं जो उन्हें वास्तव में उत्पाद का उपयोग करते हैं। इससे उन्हें यह समझने में मदद मिलेगी कि यह कैसे काम करता है और उत्पाद का उपयोग करने वाले ग्राहकों के साथ किस तरह के मुद्दे पैदा हो सकते हैं। इसके अतिरिक्त, हैंडआउट्स या प्रक्रियात्मक नियमावली जैसे नौकरी सहायक उपकरण प्रदान करें जिन्हें कर्मचारी विशिष्ट प्रश्नों के लिए संदर्भित कर सकते हैं।

सर्वे ग्राहक

अपने ग्राहकों की संतुष्टि के स्तर को बेहतर ढंग से समझने के लिए, आपको उनका सर्वेक्षण करने की आवश्यकता होगी। कुछ संक्षिप्त प्रश्न पूछकर, आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि हेल्प डेस्क क्या सही कर रही है और क्या सुधार करने की आवश्यकता है। प्रत्येक ग्राहक को हेल्प डेस्क के पास प्रत्येक अनुभव के बाद एक फोन कॉल या ईमेल के साथ एक सर्वेक्षण आयोजित किया जाना चाहिए। सर्वेक्षण में भाग लेने के लिए सर्वेक्षण को छोटा रखें और संभवत: अपनी अगली खरीद से छूट प्राप्त करने के लिए एक संक्षिप्त प्रोत्साहन प्रदान करें। यदि आवश्यक हो, तो कर्मचारियों को शिक्षित करने और फिर से शिक्षित करने के लिए सर्वेक्षण के परिणामों का उपयोग करें।

मॉनिटर कॉल

हेल्प डेस्क इंटरैक्शन को मॉनिटर या रिकॉर्ड किया जा सकता है और यह निर्धारित करने के लिए समीक्षा की जा सकती है कि उनके हेल्प डेस्क अनुभवों से ग्राहकों की संतुष्टि के स्तर को कैसे बेहतर बनाया जाए। उदाहरण के लिए, यदि हेल्प डेस्क प्रबंधक कॉल को सुनता है और ग्राहकों को एक विशेष स्टाफ सदस्य के साथ लगातार निराश होने की बात सुनता है, तो उस स्टाफ सदस्य को विशिष्ट घटनाओं के रूप में विशिष्ट घटनाओं का उपयोग करते हुए परामर्श और वापस लेना चाहिए, जिसमें सुधार की आवश्यकता है। मॉनिटरिंग कॉल, ग्राहकों को सीधे सुनना, ग्राहकों की ज़रूरतों को और अधिक स्पष्ट रूप से समझने में मदद डेस्क प्रबंधन की सहायता कर सकता है और इसलिए ग्राहकों की संतुष्टि को बढ़ाने के लिए बेहतर तरीके से समझ सकता है।

फिर से शिक्षित करना

हेल्प डेस्क स्टाफ को शुरू में ग्राहक सेवा के साथ-साथ कंपनी द्वारा पेश किए गए विशिष्ट उत्पादों पर प्रशिक्षित किया जाना चाहिए। स्टाफ को भी मुकर जाना चाहिए, या तो उन मुद्दों के कारण जो विशिष्ट घटनाओं के साथ उत्पन्न हो सकते हैं, क्योंकि नए उत्पादों को कंपनी द्वारा पेश किया जा रहा है या क्योंकि उन्हें उचित ग्राहक सेवा प्रदान करने के लिए एक पुनश्चर्या की आवश्यकता है। कॉल की निगरानी या किसी विशेष स्टाफ सदस्य के बारे में शिकायत प्राप्त करने के बाद फिर से प्रयास करना आवश्यक हो सकता है। हेल्प डेस्क कर्मचारी जो छह महीने या एक साल या उससे अधिक समय तक नौकरी पर रहे हैं, अपने ज्ञान और ग्राहक सेवा कौशल को ताज़ा करने और उन्हें अपने कॉल करने वालों के बीच ग्राहकों की संतुष्टि के स्तर को बढ़ाने में सक्षम बनाने के लिए, रिट्रीटिंग से लाभ उठा सकते हैं।