इलेक्ट्रॉनिक समय कार्ड कैसे लागू करें
प्रति घंटे की मजदूरी का भुगतान करने वाली कंपनियों को कर्मचारियों के काम के घंटे की संख्या पर नज़र रखनी होती है। विश्वसनीय ट्रैकिंग छोटे व्यवसायों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है क्योंकि त्रुटि का एक स्रोत समग्र बजट के एक बड़े हिस्से को जोड़ सकता है। इलेक्ट्रॉनिक टाइम कार्ड कर्मचारी के काम के घंटों को ट्रैक करने के समय-बचत, सटीक और सुरक्षित तरीके का प्रतिनिधित्व करते हैं। सिस्टम मैग्नेटिक कार्ड, बैज, पिन या बायोमेट्रिक विशेषताओं जैसे उंगलियों के निशान या चेहरे की पहचान के माध्यम से अंदर और बाहर लॉगिंग को नियंत्रित करता है। मोबाइल कर्मचारियों को ट्रैक करने के लिए एक जीपीएस सुविधा कुछ प्रणालियों पर उपलब्ध है। कंपनियां अपनी सुरक्षा के स्तर को चुन सकती हैं और फिर कर्मचारियों को नई प्रणाली का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए प्रशिक्षित करती हैं।
सिस्टम चुनें
1।
ट्रैकिंग समय के लिए अपनी आवश्यकताओं को परिभाषित करें। यदि आपको केवल पंच कार्डों को बदलने के लिए एक सिस्टम की आवश्यकता है, तो एक प्राप्त करें जो श्रमिकों को साझा स्टेशनों पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर करने देता है। यदि आपको कार्यालय के कर्मचारियों के समय को भी ट्रैक करना है, तो एक सिस्टम प्राप्त करें जो डेस्कटॉप कंप्यूटर पर चलेगा। मोबाइल श्रमिकों पर नज़र रखने के लिए, एक ऐसी प्रणाली प्राप्त करें जो स्मार्टफोन पर चल सके और यदि आवश्यक हो तो जीपीएस सुविधा प्राप्त करने पर विचार करें।
2।
अपनी सुरक्षा आवश्यकताओं को परिभाषित करें। यदि पर्यवेक्षक यह देख सकते हैं कि कौन मौजूद है, तो चुंबकीय कार्ड या बैज प्राप्त करें, लेकिन इस बात से अवगत रहें कि श्रमिक तब एक-दूसरे पर हस्ताक्षर कर सकते हैं, या तृतीय पक्ष खोए हुए कार्ड के साथ हस्ताक्षर कर सकते हैं। पिन थोड़े अधिक सुरक्षित होते हैं क्योंकि वे खोए या खोए नहीं जा सकते। यदि उच्च सुरक्षा की आवश्यकता है, तो फिंगरप्रिंट या चेहरे की पहचान लॉगइन के साथ एक प्रणाली प्राप्त करें।
3।
अपनी रिपोर्टिंग आवश्यकताओं को परिभाषित करें। सुनिश्चित करें कि सिस्टम आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले डेटा का उत्पादन करने के लिए कई बार प्रक्रिया करता है। डेटा प्रारूपों, डेटाबेस संगतता और फ़ाइल स्वरूपों के बारे में पूछें और अपने मौजूदा पेरोल और बिलिंग अनुप्रयोगों के साथ उन लोगों की जांच करें।
खरीद और स्थापना
1।
उन कम से कम तीन आपूर्तिकर्ताओं की पहचान करें जो आपके द्वारा खंड 1 में परिभाषित विशेषताओं के साथ सिस्टम की पेशकश कर सकते हैं। उन्हें प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए कहें।
2।
धारा १ में परिभाषित आवश्यक आवश्यकताओं के संदर्भ में प्रस्तावों का मूल्यांकन करें। यदि किसी आपूर्तिकर्ता की प्रणाली में कुछ आवश्यक आवश्यकताओं का अभाव है, तो उसे आवश्यक सुविधाओं को जोड़ने के लिए कहें, या एक अतिरिक्त आपूर्तिकर्ता से प्रस्ताव का अनुरोध करें।
3।
कम से कम तीन आपूर्तिकर्ताओं से आपूर्तिकर्ता मूल्य निर्धारण का मूल्यांकन करें और सबसे कम बोलीदाता से खरीद करें। यदि आपके पास विशेष आवश्यकताएं हैं, तो इसका मतलब है कि आपके पास कम प्रस्ताव हैं जो आपकी आवश्यकताओं को पूरा करते हैं, सुनिश्चित करें कि योग्य बोलीदाता की कीमत दूसरों की कीमतों की तुलना में उचित है, भले ही यह अधिक हो।
4।
चुने हुए सिस्टम को खरीदें और आपूर्तिकर्ता को इसे स्थापित करें और सॉफ़्टवेयर सेट करें। नई टीम के साथ हाथों का अनुभव प्राप्त करने के लिए आपूर्तिकर्ता टीम के साथ काम करने के लिए कर्मचारियों को असाइन करें।
प्रशिक्षण और उपयोग
1।
एक आपूर्तिकर्ता प्रतिनिधि कर्मचारियों को दिखाएं कि नई प्रणाली का उपयोग कैसे करें। सुनिश्चित करें कि आपूर्तिकर्ता ने निर्देश पुस्तिका प्रदान की है।
2।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि सिस्टम काम करता है, लॉगिन-आउट, डेटा प्रोसेसिंग, पेरोल आदि के पूर्ण चक्र के साथ एक परीक्षण चलाएं।
3।
समर्थन की जिम्मेदारी सौंपें और लाइव ऑपरेशन शुरू करें। समस्याओं के किसी भी संकेत की तलाश में, पहले कुछ प्रसंस्करण चक्रों के लिए प्रक्रिया और डेटा पर कड़ी नज़र रखें। नई प्रणाली के आधार पर पेरोल या बिलिंग ग्राहकों को चलाने से पहले आउटपुट और रिपोर्टिंग की जाँच करें।
टिप
- अपने सिस्टम को यथासंभव आपूर्तिकर्ता के मानक के करीब रखें। अनुकूलन महंगा है और विफलताओं का एक स्रोत है।
चेतावनी
- भविष्य में कंपनियों को और अधिक सुरक्षा की आवश्यकता होगी। यदि संदेह है, तो कम के बजाय अधिक सुरक्षा खरीदें।