बिजनेस मीटिंग की व्यवस्था कैसे करें

बैठकें आपको और आपके व्यापारिक सहयोगियों को काम के रिश्तों को मजबूत करने, विचारों का आदान-प्रदान करने और समस्याओं को हल करने का अवसर देती हैं। हालाँकि, मीटिंग सेट करना हमेशा उतना आसान नहीं है, जितना ई-मेल भेजने के अनुरोध के साथ। ऐसे लॉजिस्टिक्स हैं जो पर्दे के पीछे होते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि लोग सही समय पर और सही विचारों के साथ दिखें।

प्रकट प्रयोजन

व्यापार बैठक की व्यवस्था करते समय विचार करने वाली पहली बात यह है कि ऐसा क्यों होना चाहिए। कुछ बैठकें टीम-निर्माण और आपकी कंपनी को अधिक आकर्षक जगह बनाने पर केंद्रित हैं। अन्य लोग लंबी अवधि की परियोजनाओं की योजना बनाने या कार्यान्वित करने का समर्थन करते हैं, या पदोन्नति की खबर को तोड़ते हैं। बैठकें जो अनौपचारिक, छोटी या कम प्रतिभागी हैं, उनके लिए एक एजेंडा की आवश्यकता कम होती है। जब आपको किसी कार्यसूची की आवश्यकता होती है, तो अपने दस्तावेज़ के शीर्ष पर मीटिंग का शीर्षक, दिनांक, प्रतिभागी और समग्र उद्देश्य शामिल करें। चर्चा के लिए प्रमुख विषयों का पालन करें - जिसमें आवश्यक रूप से परिचय और अगले चरण भी शामिल हैं।

प्रतिभागियों को निर्धारित करें

मीटिंग के लिए प्रतिभागियों का चयन करें जो तत्काल लूप में हैं जब यह सूचना दी जानी है या निर्णय किए जाने के लिए। तकनीकी पहलू हैं कि आप किसे आमंत्रित करते हैं लेकिन एक "स्वाद" भी है जिसे आप बनाना चाहते हैं। आदर्श रूप से, बैठक में उपस्थित लोग सीखने और साझा करने के लिए उत्सुक होते हैं - सम्मानपूर्वक उतने ही विचार देते हैं जितना वे लेते हैं। व्यक्तिगत निर्णय लेने वाले व्यक्तियों को सभी सूचनाओं के लिए ग्रहणशील होना चाहिए और सर्वोत्तम संभव परिणामों में निवेश करने के लिए तैयार होना चाहिए। अच्छा प्रवाह और संरचना बनाए रखने के लिए आठ से अधिक प्रतिभागियों को आमंत्रित करने से बचें। एक मॉडरेटर आपकी मीटिंग को ट्रैक पर रखने में मदद करता है।

सुविधाजनक स्थान की तलाश करें

अपने लक्ष्य और प्रतिभागियों की संख्या के लिए व्यावहारिक एक बैठक का स्थान चुनें। एक बड़े खुले स्थान पर एक टीम-बिल्डिंग बैठक आयोजित करें जो ब्रेकआउट समूहों या यहां तक ​​कि शारीरिक गतिविधियों का समर्थन करती है। एक साझा मंजिल पर एक सम्मेलन कक्ष जिसमें लैपटॉप प्लग-इन या शायद एक इंटरैक्टिव व्हाइटबोर्ड एक आदर्श स्थान हो सकता है। पदोन्नति पर चर्चा एक निजी कार्यालय में हो सकती है जो कुछ रुकावटों का वादा करता है। सामान्य रिक्त स्थान के लिए, अग्रिम में आरक्षण अच्छी तरह से करें। कॉन्फ्रेंस कॉल के लिए डायल-इन लाइनों और पासकी की आवश्यकता होती है। वेब होस्टिंग, जिसे अक्सर टेलीफोन संचार के साथ जोड़ा जाता है, के अपने प्रोटोकॉल होते हैं, जिसमें ऑनलाइन मीटिंग स्पेस और पासवर्ड शामिल होते हैं।

समय का पता लगाएं

एक बैठक का समय निर्धारित करें जो सभी उपस्थित लोगों के लिए सुविधाजनक हो। संभावित स्लॉट्स की पहचान करने के लिए कंपनी के नेटवर्क के भीतर इलेक्ट्रॉनिक कैलेंडर का उपयोग करें। हालाँकि, कभी भी मनमाने ढंग से इन उपकरणों के साथ बैठक का समय निर्धारित न करें; पुष्टि करें कि कौन सा विकल्प प्रत्येक व्यक्ति के लिए सबसे अच्छा काम करता है। Google और Microsoft आउटलुक जैसे ईमेल कार्यक्रम, आपको बैठक के निमंत्रण भेजने की अनुमति देते हैं जो अन्य लोग स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं। आप पारंपरिक ईमेल का उपयोग भी कर सकते हैं, जिसमें तीन से कम संभावित समय के साथ एक समूह संदेश भेजा जाता है। दूसरों से उन संभावनाओं के साथ जवाब देने को कहें जो समय पर आने के लिए काम नहीं करती हैं।