एक गैर-लाभकारी के लिए एक आरएफपी का जवाब कैसे दें

एक अनुरोध के लिए एक अनुरोध या RFP जारी किया जाता है जो एक गैर-लाभकारी संस्था को अनुदान देना चाहता है। अधिकांश RFPs प्रतिस्पर्धी होते हैं, और आपको सम्मोहक मामला बनाते समय पात्रता प्रदर्शित करने की आवश्यकता होती है। जब आप एक RFP का जवाब देते हैं, तो इसकी तकनीकी आवश्यकताओं और फंडिंग प्राथमिकताओं को डिकोड करना महत्वपूर्ण है।

दिशानिर्देशों की समीक्षा करें

एक आरएफपी एक प्रक्रियात्मक दस्तावेज है जो लंबा हो सकता है। पढ़ते समय यह उबाऊ या डराने वाला हो सकता है, यह आपके संगठन को सफलता के लिए स्थान देने का पहला अवसर है। प्रमुख तत्वों के लिए सामग्री की तालिका की समीक्षा करें। पात्रता और तकनीकी आवश्यकताओं के लिए आगे स्कैन करें। यदि आप इन दिशानिर्देशों को पूरा नहीं करते हैं, तो बाकी आरएफपी को पढ़ने का कोई मतलब नहीं है। अगर चीजें चल रही हैं, तो पूरे दस्तावेज़ को सामने से पढ़ें। जहाँ भी आपके प्रश्न हों या अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता हो, वहाँ नोट्स डालें। आप तकनीकी सहायता सत्र के दौरान या आरएफपी के संपर्क अनुभाग में सूचीबद्ध कार्यक्रम अधिकारियों तक पहुंचकर जवाब मांग सकते हैं।

प्रस्तुत करने की रूपरेखा

आपकी योजना के बाद टीम ने एक व्यवहार्य अनुदान अवधारणा विकसित की है, अगला चरण RFP के आपके रीड के आधार पर सबमिशन को रेखांकित कर रहा है। एक टास्क मैट्रिक्स विकसित करें जिसमें RFP के उद्देश्य, पात्रता मानदंड और पुरस्कारों की संख्या और राशि शामिल है। एक सार, परियोजना कथा, बजट, परिशिष्ट और आवश्यक रूपों जैसे अनुदान-जमा करने वाले तत्व जोड़ें। परियोजना के विवरण के लिए विवरण अनुभाग और प्रस्ताव में विशेष निर्देश नोट करें। पृष्ठ सीमा और अन्य प्रारूप आवश्यकताएं जैसे एक-इंच मार्जिन, डबल रिक्ति या 12-पॉइंट टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट शामिल करें। अंतिम प्रस्तुत करने की आवश्यकताएं भी शामिल हैं - उदाहरण के लिए, केवल इलेक्ट्रॉनिक अनुप्रयोगों के साथ 31 जनवरी की समय सीमा स्वीकार की गई।

प्रस्ताव तैयार करें

नंबर एक नियम अनुदान समीक्षकों को देना है कि वे क्या मांगते हैं क्योंकि वे आरएफपी के समीक्षा मानदंडों के आधार पर स्कोरिंग रूब्रिक के माध्यम से आगे बढ़ते हैं। यदि समीक्षक एक बॉक्स की जांच करते हैं जो कहता है कि "आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है, " तो कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपनी प्रतिक्रिया बिंदुओं में कितना उचित महसूस करते हैं। उदाहरण के लिए, अगर RFP बताता है कि परियोजना की कथा के लिए पांच मापनीय परिणामों के साथ मूल्यांकन योजना की आवश्यकता होती है, तो तीन उपाय प्रस्तुत न करें या पांच परिणाम प्रदान करें जिनका उद्देश्य मूल्यांकन नहीं किया जा सकता है। सहायक दस्तावेजों पर बराबर ध्यान दें। उदाहरण के लिए, कई गैर-लाभकारी व्यक्ति अनजान हैं कि समीक्षक अक्सर बजट पहले पढ़ते हैं। एक बजट एक त्वरित स्नैपशॉट प्रदान करता है कि संगठन वास्तव में क्या अनुरोध कर रहा है - इसके अलावा, यदि संख्याएं व्यवहार्य नहीं हैं, तो सबसे अच्छा लिखित कथन भी अस्वीकार करना चाहिए।

अनुरोध सबमिट करें

RFP की समय सीमा को पूरा करने के लिए पीछे की ओर काम करने की आवश्यकता होती है। आपका समय-समय संशोधन लिखने, हस्ताक्षर प्राप्त करने और आंतरिक प्राधिकरण प्राप्त करने के लिए कमरे से बाहर जाना चाहिए। कुछ मामलों में, आपको छुट्टी पर या शहर के बाहर सहयोगियों से सहायता की आवश्यकता हो सकती है। तट साफ होने के बाद, हार्ड कॉपी या इलेक्ट्रॉनिक तरीके से अपना अनुरोध सबमिट करें। डाक के लिए, भेजे जाने वाली प्रतियों की संख्या के लिए आरएफपी की दोहरी जांच करें। इसके अलावा, कुछ फ़ंड गैर-स्टेपल्ड, बाइंडर क्लिप्ड दस्तावेज़ पसंद करते हैं; अन्य लोग रंगीन स्याही का अनुरोध करते हैं। इलेक्ट्रॉनिक विकल्प ईमेल से ऑनलाइन सिस्टम में भिन्न होते हैं। दस्तावेज़ अपलोड करते समय फ़ाइल आकार सीमाओं के लिए RFP की जाँच करें। ऑनलाइन पोर्टल्स का उपयोग करते समय अपने आप को अतिरिक्त समय दें क्योंकि इंटरनेट ट्रैफिक की समय सीमा बढ़ने के साथ ही बढ़ जाता है।