एकाधिक व्यक्तियों के लिए एक व्यापार पत्र को कैसे संबोधित करें

व्यावसायिक पत्र प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच औपचारिक संचार के रूप में कार्य करते हैं। एकाधिक प्राप्तकर्ताओं के मामले में, प्रेषक को प्रत्येक प्राप्तकर्ता के शीर्षक और नाम का उल्लेख करके सभी प्राप्तकर्ताओं को संबोधित करना होगा। नामों को हमेशा शामिल किया जाना चाहिए, लेकिन यदि आप प्राप्तकर्ता के शीर्षक के बारे में अनिश्चित हैं, तो शीर्षक की अनुपस्थिति स्वीकार्य है। एक प्रभावी और स्वीकार्य व्यावसायिक पत्र को प्रारूपण के पालन की आवश्यकता होती है। मानदंड से विचलन प्राप्तकर्ताओं को प्रेषक की टिप्पणियों और अनुरोधों की उपेक्षा करने का कारण बन सकता है।

1।

उस प्रत्येक व्यक्ति का शीर्षक निर्धारित करें जिसे आप पत्र भेज रहे हैं। सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा पाया गया शीर्षक व्यक्ति का सर्वोच्च शीर्षक है। उदाहरण के लिए, यह सुनिश्चित करें कि "Mr. स्मिथ "डॉ।" के रूप में भी नहीं जाना जाता है स्मिथ। "

2।

पत्र को प्रारूपित करें ताकि यह इस प्रकार दिखाई दे:

दिनांक

भेजने वाले का पता

प्राप्तकर्ता का पता

प्रेषक के पते और दिनांक के बाद एक पंक्ति छोड़ें। पर्ड्यू विश्वविद्यालय कहता है कि आप ब्लॉक प्रारूप, संशोधित ब्लॉक प्रारूप या अर्ध-ब्लॉक प्रारूप का उपयोग कर सकते हैं। ब्लॉक प्रारूप के लिए, सभी टेक्स्ट को बाईं ओर संरेखित करें। संशोधित ब्लॉक प्रारूप के लिए, तारीख को केंद्र में रखें और प्रेषक के पते और प्राप्तकर्ता के पते को सही रखा जाए। अर्ध-ब्लॉक प्रारूप के लिए, सभी पाठों को बाईं ओर संरेखित करें, तिथि को केंद्र में रखें और शरीर में प्रत्येक अनुच्छेद को इंडेंट करें। सभी स्वरूपों को प्रत्येक अनुभाग के लिए एकल-पंक्ति रिक्ति की आवश्यकता होती है।

3।

प्राप्तकर्ता के पते के बाद एक पंक्ति छोड़ें और "प्रिय" लिखें। अवधि शामिल न करें।

4।

पहले प्राप्तकर्ता का शीर्षक जोड़ें, उसके बाद प्राप्तकर्ता का अंतिम नाम, और फिर दूसरे प्राप्तकर्ता का शीर्षक जोड़ें, उसके बाद दूसरा प्राप्तकर्ता का अंतिम नाम। यह तभी लागू होता है जब आप दो लोगों को अलग-अलग उपाधियों से संबोधित कर रहे हों। यदि आप तीन या अधिक लोगों को संबोधित कर रहे हैं, या एक ही शीर्षक के दो लोग, उनके शीर्षक के अनुसार समूह प्राप्तकर्ता। उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आप दो महिलाओं और दो पुरुषों को संबोधित कर रहे थे। "प्रिय श्रीमती जैक्सन और स्मिथ और मूस लिखें। जोन्स और टेलर। ”समूह वर्णमाला क्रम में प्राप्तकर्ताओं।

5।

अंतिम प्राप्तकर्ता के बाद एक कोलोन जोड़ें। एक पंक्ति को छोड़ें और पत्र का मुख्य भाग लिखना शुरू करें।

टिप्स

• यदि आप व्यक्ति के शीर्षक के बारे में अनिश्चित हैं, तो आप उस व्यक्ति को उसके पहले और अंतिम नाम से संबोधित कर सकते हैं।
• यदि आप व्यक्ति के लिंग के बारे में अनिश्चित हैं, और शीर्षक लिंग-विशिष्ट है, जैसे कि श्री या सुश्री, व्यक्ति के लिंग को संभालने के बजाय व्यक्ति के पहले और अंतिम नाम का उपयोग करें।