दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लाभ

ऐसा लगता है कि जब तक दस्तावेज हैं, संगठन उनके भंडारण और पुनर्प्राप्ति का प्रबंधन करने की कोशिश कर रहे हैं। हाल के वर्षों में, कंपनियां उच्च तकनीक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के साथ दस्तावेजों को वितरित करने, संग्रहीत करने और पुनर्प्राप्त करने की कठिन प्रक्रिया की जगह ले रही हैं। बाज़ार पर कई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली हैं, लेकिन अधिकांश समान कार्यक्षमता और लाभ प्रदान करते हैं।

आसान पुनर्प्राप्ति

एक कैबिनेट या भंडारण कक्ष में दूर एक कागज के टुकड़े को दाखिल करने के दिन चले गए हैं। जब दस्तावेज़ प्रबंधन टूल का उपयोग करके एक दस्तावेज़ को डिजीटल किया जाता है, तो यह देखने के लिए अधिकृत किसी व्यक्ति द्वारा तुरंत सुलभ हो जाता है। एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली उपयोगकर्ताओं को नाम, कीवर्ड, सामग्री या फ़ाइल को ट्रैक करने के लिए उपयोग किए जाने वाले किसी अन्य चर द्वारा दस्तावेजों की खोज करने की अनुमति देती है। कंप्यूटर वाला एक कर्मचारी सेकंड में इसे पूरा कर सकता है, जिससे यह प्रक्रिया त्वरित और कुशल दोनों हो जाती है।

सुरक्षा बढ़ाना

एक बार लॉकिंग फाइलिंग कैबिनेट्स, साइन-आउट शीट्स और सुरक्षा प्रोटोकॉल की आवश्यकता होती है, जो समय लेने वाली और अप्रभावी दोनों थीं। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली संगठनों को दस्तावेजों को एन्क्रिप्ट करने और प्रत्येक फ़ाइल को सुरक्षा के स्तर प्रदान करने की क्षमता प्रदान करती है। फाइलें कुछ विभागों के कर्मचारियों या विशिष्ट व्यक्तियों को सौंपी जा सकती हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली प्रत्येक पुनर्प्राप्ति को ट्रैक करती है, यह ध्यान देती है कि सामग्री किसने देखी है और ऑडिटिंग उद्देश्यों के लिए एक दिनांक और समय टिकट लगाती है। न केवल किसी दस्तावेज़ को अधिक प्रभावी बनाने की प्रक्रिया है, बल्कि यह कंपनी और उसके कर्मचारियों के लिए भी आसान है।

सुरक्षित बैक-अप

जब कोई कार्यालय आग या फटने वाले पानी के पाइप से प्रभावित होता है, तो पारंपरिक कागज की फाइलें अक्सर मरम्मत से परे क्षतिग्रस्त हो जाती हैं। यहां तक ​​कि एक तबाही के बिना, नियमित रूप से कागज के दस्तावेज खो जाते हैं, नष्ट हो जाते हैं और गलत तरीके से होते हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम बैक-अप फ़ाइलों को बनाकर दस्तावेज़ खोने के जोखिम को समाप्त करते हैं जिन्हें एक ऑफ-साइट डेटा केंद्र पर अपलोड किया जा सकता है।

सरलीकृत रूटिंग

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली उपयुक्त कर्मचारियों को दस्तावेज़ों को अग्रेषित करने का एक सुंदर तरीका प्रदान करती है। स्टाफ के सदस्य एक साथ कई कर्मचारियों को दस्तावेजों को अग्रेषित कर सकते हैं, प्रत्येक को समीक्षा करने, टिप्पणी करने और सामग्री पर टिप्पणी करने की अनुमति दे सकते हैं। उपयोगकर्ता वरिष्ठ प्रबंधन की स्वीकृति या समीक्षा के लिए फ़ाइल से जुड़े पूर्व समीक्षकों की टिप्पणियों के साथ, अनुक्रम में व्यक्तियों को दस्तावेज़ अग्रेषित कर सकते हैं।