परियोजना प्रबंधन में पहल प्रक्रिया क्या है?

परियोजनाएं छोटी कंपनियों में सभी व्यावसायिक गतिविधियों की आधारशिला हैं। फर्मों को अपने वित्तीय लक्ष्यों को प्राप्त करने और जानकारी प्राप्त करने के लिए विभिन्न परियोजनाओं को पूरा करना होगा। व्यवसाय के मालिकों और प्रबंधकों के पास एक परियोजना को सफलतापूर्वक निष्पादित करने का केवल एक प्रयास है। इसलिए, इस प्रक्रिया को सावधानीपूर्वक सोचा जाना चाहिए और इसकी योजना बनाई जानी चाहिए। परियोजना प्रबंधन में दीक्षा प्रक्रिया में परियोजना शुरू करने के लिए आवश्यक कदम शामिल हैं। परियोजना प्रबंधन दीक्षा प्रक्रिया के कई महत्वपूर्ण चरण हैं।

उद्देश्य

परियोजना प्रबंधन दीक्षा प्रक्रिया का पहला चरण एक उद्देश्य की स्थापना कर रहा है। यह तब होता है जब प्रबंधक मिलते हैं और निर्णय लेते हैं कि उन्हें परियोजना से क्या जानकारी चाहिए। एक छोटी कंपनी के पास एक परियोजना के लिए कई उद्देश्य हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक मार्केटिंग रिसर्च मैनेजर बेहतर तरीके से समझना चाहता है कि उपभोक्ता अपनी कंपनी के उत्पादों को क्या खरीदते हैं। वह यह भी निर्धारित करना चाह सकती है कि ग्राहकों के कौन से जनसांख्यिकीय समूह सबसे अधिक पैसा खर्च करते हैं। जनसांख्यिकी उपभोक्ताओं की आय, लिंग या आयु समूहों से संबंधित है। उद्देश्य अनिवार्य रूप से परिणामी व्यवसाय हैं जो परियोजनाओं को पूरा करने से प्राप्त करना चाहते हैं। व्यवसाय के संदर्भ के अनुसार, एक प्रबंधक के पास एक परियोजना के सफल होने के लिए एक अच्छी तरह से परिभाषित गुंजाइश होनी चाहिए। दूसरे शब्दों में, सभी उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए।

दृष्टिकोण का निर्धारण

एक छोटी कंपनी को इसे लाने के लिए एक विशिष्ट परियोजना के लिए अपने दृष्टिकोण का निर्धारण करना चाहिए, जो दीक्षा प्रक्रिया का हिस्सा है। दृष्टिकोण में परियोजना के लिए आवश्यक तरीकों और कार्यों को सूचीबद्ध करना शामिल है। उदाहरण के लिए, विपणन अनुसंधान प्रबंधक यह तय कर सकता है कि ग्राहकों की जरूरतों को बेहतर ढंग से समझने के लिए फोन सर्वेक्षण करना सबसे अच्छा तरीका है। वह यह भी निर्धारित कर सकती है कि प्रश्नावली में किन प्रश्नों को शामिल किया जाए। अगला कदम अनुसंधान के संचालन में शामिल सभी चरणों या कार्यों को निर्धारित करेगा: एक विपणन अनुसंधान एजेंसी को किराए पर लेना, सर्वेक्षण प्रक्रिया का प्रबंधन करना, परिणामों का विश्लेषण करना और अंतिम रिपोर्ट लिखना। परियोजना कई प्रस्तुतियों के साथ समाप्त हो सकती है, एक मध्य प्रबंधन के लिए और दूसरी शीर्ष प्रबंधन के लिए।

निर्धारण और बजट

सभी कार्यों को पूरा करने के लिए एक समय सीमा स्थापित की जानी चाहिए, क्योंकि अधिकांश परियोजनाओं की समय सीमा होती है। प्रबंधकों को व्यक्तिगत कार्यों को पूरा करने में लगने वाले समय की मात्रा का अनुमान लगाना चाहिए। उदाहरण के लिए, अनुसंधान प्रबंधक, अनुसंधान एजेंसी की सहायता से, अनुमान लगा सकता है कि फोन सर्वेक्षण में दो सप्ताह लगेंगे। रिपोर्ट लिखने के लिए और रिपोर्ट लिखने के लिए उसे एक और सप्ताह की आवश्यकता हो सकती है। प्रबंधकों के पास आमतौर पर परियोजनाओं के लिए विशिष्ट बजट होते हैं। इसलिए, उन्हें कुछ मापदंडों के भीतर रहने की आवश्यकता है। इसलिए, अधिकांश प्रबंधक परियोजना के कार्यकारी भागों के लिए चयन करने से पहले बाहरी विक्रेताओं से प्रस्ताव का अनुरोध करते हैं। प्रस्ताव विभिन्न कार्यों और संबंधित लागतों की रूपरेखा तैयार करता है। परियोजना के लिए कई विक्रेताओं पर विचार किया जा सकता है। प्रबंधक आमतौर पर ऐसे विक्रेताओं का चयन करते हैं जो सबसे सस्ती कीमत पर सबसे अधिक जानकारी की आपूर्ति कर सकते हैं।

काम सौंपना

किसी भी कार्य के शुरू होने से पहले प्रबंधकों को परियोजना दीक्षा प्रक्रिया के दौरान काम सौंपना होगा। एक विज्ञापन प्रबंधक एक नया प्रत्यक्ष मेल विज्ञापन अभियान विकसित कर सकता है। विक्रय पत्र, विवरणिका और आदेश प्रपत्र बनाने के लिए उसे एक कॉपीराइटर नियुक्त करना पड़ सकता है। प्रत्यक्ष मेल विज्ञापन के परिणामों को ट्रैक करने के लिए एक विपणन विश्लेषक की आवश्यकता हो सकती है। और विज्ञापन प्रबंधक सभी लिखित सामग्रियों को मुद्रित करने के लिए एक स्थानीय विक्रेता का उपयोग कर सकता है। काम का प्रत्यायोजन आमतौर पर परियोजना प्रबंधन में दीक्षा प्रक्रिया का अंतिम चरण होता है। प्रोजेक्ट किकऑफ़ सभी प्रोजेक्ट दीक्षा के तुरंत बाद शुरू होता है।