लेखा चक्र में क्या आंतरिक नियंत्रण सामान्य हैं?

कंपनी के संस्थागत लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करने के लिए कंपनी प्रबंधन द्वारा आंतरिक नियंत्रण लगाए जाते हैं। जबकि आंतरिक नियंत्रण उन कंपनियों के लिए अनुकूलित होते हैं, जिनकी वे रक्षा करते हैं, कुछ नियंत्रण ऐसे हैं जो कंपनी और उद्योगों के बीच आम हैं। पूरे चक्र में कुछ सबसे सामान्य आंतरिक नियंत्रणों को समझना आपकी कंपनी में इनमें से कुछ नियंत्रणों को लागू करने में मदद कर सकता है।

कर्तव्यों का अलगाव

सबसे आम आंतरिक नियंत्रणों में से कई कर्तव्यों के अलगाव से संबंधित हैं। संपत्ति की चोरी या वित्तीय विवरण धोखाधड़ी के जोखिम को कम करने के लिए कर्तव्यों का अलगाव विभिन्न लोगों के बीच नौकरी कर्तव्यों का पृथक्करण है। कर्तव्यों के नियंत्रण का अलगाव त्रुटियों या धोखाधड़ी को होने से रोकने के लिए होता है। जबकि ये कुछ सबसे शक्तिशाली आंतरिक नियंत्रण हैं, छोटे-व्यवसाय के मालिकों के लिए वे भी लागू करने के लिए सबसे कठिन हैं। छोटे व्यवसायों के पास सीमित संसाधन होते हैं और हमेशा अतिरिक्त कर्मचारियों को पूरी तरह से कर्तव्यों को अलग करने में सक्षम नहीं होते हैं। जब यह मामला होता है, तो छोटे-व्यवसाय के मालिकों को सबसे अच्छा करना पड़ता है और वे आश्चर्य के कुछ तत्व प्रदान करने के लिए कर्मचारियों को विभिन्न कार्यों के लिए बेतरतीब ढंग से असाइन कर सकते हैं।

अनुमोदन और प्राधिकरण

अनुमोदन और प्राधिकरण नियंत्रण वित्तीय विवरणों में त्रुटियों और धोखाधड़ी को रोकने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, पर्यवेक्षकों को खरीद या लेखांकन लेनदेन से पहले हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है। ये प्रक्रिया प्रबंधन को यह निर्धारित करने की अनुमति देती है कि प्रस्तावित लेनदेन कंपनी के दिशानिर्देशों और नीतियों के भीतर है या नहीं। यह आंतरिक नियंत्रण एक छोटे व्यवसाय में लागू करना आसान हो सकता है और शक्तिशाली हो सकता है। हालांकि, अनुमोदन और प्राधिकरण नियंत्रण केवल उतना ही अच्छा है जितना कि कर्मचारी उनका पालन करने के लिए तैयार हैं। इस तरह के नियंत्रणों पर भरोसा करने वाले छोटे-व्यवसाय के मालिकों को यह सुनिश्चित करने के लिए पालन करने की आवश्यकता है कि उनका पालन किया जा रहा है। यदि कर्मचारी यह नहीं देखते हैं कि इन नियंत्रणों का पालन करना क्यों महत्वपूर्ण है तो नियंत्रण जल्दी से भूल जाएंगे और अप्रभावी हो जाएंगे।

समीक्षा

समीक्षा नियंत्रण किसी भी वित्तीय विवरण त्रुटियों का पता लगाने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं जो पहले से ही हो सकते हैं। सबसे बुनियादी समीक्षा नियंत्रण छोटे-व्यवसाय के मालिक द्वारा वित्तीय विवरणों की मासिक समीक्षा है। इस समीक्षा के दौरान, मालिक को वित्तीय परिणामों की तुलना पिछले वर्षों और पूर्व महीनों के परिणामों से करनी चाहिए जो साधारण से बाहर की तलाश में हों। वित्तीय विवरण की समीक्षा करते समय सबसे आम गलतियों में से एक केवल नकारात्मक भिन्नताओं पर ध्यान केंद्रित कर रही है। उदाहरण के लिए, यदि मालिक यह देखता है कि खर्च इस महीने से बहुत कम हैं, जैसा कि वे पिछले वर्षों में कर चुके हैं, तो यह उतना ही खतरनाक होना चाहिए जितना कि बढ़ा हुआ खर्च। एक नियंत्रण के दृष्टिकोण से, किसी भी मतभेद जो वित्तीय विवरणों के लिए सामग्री हैं और स्पष्टीकरण नहीं हैं, आगे की जांच की जानी चाहिए।

reconciliations

आमतौर पर लेखा कर्मचारियों द्वारा किया जाता है, सुलह किसी भी आकार के संगठनों में सबसे आम आंतरिक नियंत्रणों में से एक है। सुलह नियंत्रण को धोखाधड़ी या त्रुटि का पता लगाने के लिए डिज़ाइन किया गया है जो पहले से ही हुआ है। सामंजस्य प्रक्रियाओं का सबसे आम बैंक सामंजस्य है। एक बैंक सामंजस्य कंपनी के बैंक खातों और लेखा रिकॉर्ड की तुलना है। लेखांकन अवधि के अंत में, आमतौर पर ये आंकड़े मेल नहीं खाते हैं। अंतर अक्सर बकाया चेक से संबंधित होते हैं, ब्याज अभी तक प्राप्त नहीं होता है, जो कि पारगमन और विदेशी मुद्रा समायोजन में होते हैं। पुस्तक और बैंक शेष को समेट कर, लेखाकार यह निर्धारित करने में सक्षम होते हैं कि सभी नकदी ठीक से खाते हैं और, यदि विसंगतियां हैं, तो कारण निर्धारित करने के लिए एक जांच शुरू करें।