एक्सेल में फॉर्मूला डेटा होने के क्या लाभ हैं?

एक्सेल का मुख्य कार्य सूत्रों के उपयोग के माध्यम से कोशिकाओं को इंटरलिंक करना है, ताकि डेटा को लिंक्ड कोशिकाओं में इनपुट करने पर सूत्र सेल बदल जाए। स्प्रेडशीट में सूचनाओं को संग्रहीत करने का सबसे अच्छा तरीका सूत्रों के उपयोग के माध्यम से है।

लिटिल टेक टॉक

Microsoft Excel जानकारी को किसी मान या सूत्र के रूप में संग्रहीत करता है। एक मान अपरिवर्तनीय जानकारी है, जैसे आपका नाम या वेतन। एक सूत्र अन्य मूल्यों पर निर्भर है और उसी के अनुसार बदल जाएगा। उदाहरण के लिए, एक साधारण स्प्रेडशीट में 12 मासिक वेतन की सूची होती है; एक सूत्र का उपयोग उन 12 मूल्यों को वार्षिक वेतन का उत्पादन करने के लिए किया जा सकता है। यदि आप 12 के बजाय छह सूचीबद्ध करते हैं, तो आपका सूत्र आपके अर्ध-वार्षिक वेतन के साथ अपडेट होगा। भविष्य में होने वाले बदलावों को रोकने के लिए आप सूत्र को मान के रूप में संग्रहीत कर सकते हैं।

चीज़ें बदल जाती हैं

हमारे पिछले वेतन उदाहरण के बाद, आपको वर्ष के दौरान वृद्धि मिल सकती है। यदि आपने सूत्र को मान में बदलने के बाद उसी स्प्रेडशीट का उपयोग करने की कोशिश की है, तो आपको नई जानकारी प्राप्त करने के लिए एक पूरी तरह से नया सूत्र बनाना होगा। फॉर्मूला को फिर से बनाना एक साधारण गणना के लिए बड़ी बात नहीं हो सकती है, लेकिन महीने के बजट खर्च के लिए अपने वेतन का उपयोग करके एक स्प्रेडशीट की कल्पना करें। प्रत्येक खर्च की श्रेणी के लिए सूत्र को फिर से बनाना होगा।

मैं यहाँ कैसे आया?

आपके सूत्र डेटा को रखने का एक और लाभ यह पता लगाने की क्षमता है कि आपका उत्तर कहां से आया है, खासकर अगर जानकारी एक अलग शीट पर संग्रहीत है। सूत्र पट्टी का उपयोग करके, आप अपने सूत्र का विश्लेषण कर सकते हैं और पता लगा सकते हैं कि सूचना किस शीट और सेल से आई है। आप उन गणितीय संचालकों का विश्लेषण भी कर सकते हैं, जिनका उपयोग आपने सूत्र में किया था, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आपने संख्याओं को एक साथ जोड़ने के बजाय सही वेतन का आंकड़ा महीनों की सही संख्या से गुणा किया है।

कृपया बाँटें!

स्प्रेडशीट का उपयोग व्यापार सेटिंग में अक्सर किया जाता है और बिजनेस स्प्रेडशीट आमतौर पर कई लोगों द्वारा उपयोग या देखी जाएगी। यदि आप स्प्रेडशीट में सूत्र डेटा छोड़ते हैं, तो अगले व्यक्ति के लिए प्रक्रिया को समझना और आपके समान निष्कर्ष पर आना आसान होगा। अपने पर्यवेक्षक के लिए बॉस के ऊपर देने से पहले अपनी गणना के पीछे के तर्क का परीक्षण करना भी आसान होगा। यदि आपको एक बदलाव करने की आवश्यकता है, तो आप इसे तेजी से और अधिक मज़बूती से बनाने में सक्षम होंगे।

जोखिम और पुरस्कार

आपके द्वारा पसंद किए गए उत्तर को प्राप्त करने के बाद या यदि कोई व्यक्ति स्प्रैडशीट में कोई परिवर्तन करता है, तो जानकारी बदलने का जोखिम है। स्प्रेडशीट में परिवर्तन को रोकने के लिए तीन सामान्य तरीके हैं। एक समाधान एक पीडीएफ के रूप में स्प्रेडशीट को बचाने के लिए है। एक अन्य उपाय है कि सूत्र के साथ स्प्रेडशीट का एक बैकअप बनाएं और केवल मानों के साथ प्रतियां दें। यदि आपको कोई बदलाव करने की आवश्यकता है, तो अपने बैकअप का उपयोग करें। तीसरा समाधान स्प्रेडशीट को लॉक करना है।