रखने के लिए एक छोटे व्यवसाय के लिए फ़ाइलों की सूची

छोटे व्यवसाय बड़े निगमों के खिलाफ प्रतिस्पर्धा करते हैं जिनके पास महत्वपूर्ण संसाधन हैं, और उन्हें ऑडिट के लिए भी तैयार रहना होगा। फिडेलिटी के अनुसार, छोटे-व्यवसाय के मालिकों के पास निगमों की तुलना में ऑडिट होने की अधिक संभावना है क्योंकि छोटे-व्यवसाय के मालिकों के पास अपनी फ़ाइलों और डेटा को क्रम में रखने की संभावना कम होती है। सही फाइलिंग प्रणाली और नियोजन के साथ, एक छोटे-व्यवसाय के मालिक यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आंतरिक राजस्व सेवा या बीमा ऑडिट के मामले में उनके पास सही दस्तावेज हों।

ग्राहक फ़ाइलें

क्लाइंट्स और प्रोजेक्ट्स के लिए पेपर या इलेक्ट्रॉनिक फाइल्स एक बिजनेस फाइलिंग सिस्टम में जरूरी हैं। कंपनियों, उनके आकार की परवाह किए बिना, उन सभी व्यावसायिक व्यवस्थाओं, समझौतों, अनुबंधों और ग्राहकों का एक रिकॉर्ड रखना चाहिए जो उन्होंने निपटाए हैं - न केवल एक ऑडिट के लिए बल्कि एक मुकदमा या अन्य कानूनी समस्या के मामले में भी। एक ऑडिट के दौरान, आईआरएस को केवल पिछले तीन वर्षों के लिए क्लाइंट और प्रोजेक्ट फ़ाइलों की आवश्यकता होती है, लेकिन किसी भी समय मुकदमे हो सकते हैं, इसलिए छोटे व्यवसायों को इन फ़ाइलों को कभी भी नहीं छोड़ना चाहिए। यदि स्थान सीमित है, तो छोटे व्यवसाय इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग और स्टोरेज सिस्टम में देख सकते हैं।

टैक्स और वित्तीय फाइलें

हालांकि अधिकांश छोटे-व्यवसाय के मालिक कुछ प्रकार के लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, लेकिन पेपर बैकअप होना महत्वपूर्ण है। इन फाइलों में पेरोल, व्यवसाय व्यय, क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट, बैंक स्टेटमेंट, वार्षिक कर रिटर्न, त्रैमासिक कर रिटर्न, सूची, नकदी रजिस्टर टेप, यात्रा लॉग और बिक्री और आय विवरण शामिल होने चाहिए। यदि व्यवसाय के स्वामी के कर रिटर्न में हानि हुई है, तो आईआरएस सात वर्षों तक उस हानि के संबंध में वित्तीय फाइलें और कर दस्तावेज रखने की सिफारिश करता है। चूंकि कई छोटे-व्यवसाय मालिकों के लिए यह मामला है, अपने पिछले वित्तीय और कर रिकॉर्ड को कम से कम सात साल तक बनाए रखें।

कर्मचारी फाइलें

सब-कॉन्ट्रैक्टर और फ्रीलांसरों सहित कर्मचारियों के लिए फाइलें न्यूनतम तीन साल तक रखी जानी चाहिए। इन फाइलों में अनुबंध, कर विवरण, पेरोल रिकॉर्ड, बीमा और कंपनी के साथ अपने समय के दौरान कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित किसी भी अन्य रूपों को शामिल किया जाना चाहिए।

व्यावसायिक योजनाएं

अधिकांश व्यवसाय मालिक अपनी उचित परिश्रम करते हैं और अपनी कंपनी शुरू करने से पहले एक व्यवसाय योजना बनाते हैं। व्यवसाय की योजना को माना जाता है कि मालिक के लिए उसके व्यवसाय को सुनिश्चित करने के लिए कैसे ट्रैक पर रहता है और सफल होता है। छोटे व्यवसायों को अपनी व्यावसायिक योजनाएं और उन योजनाओं से निर्मित किसी भी बजट को अनिश्चित काल के लिए रखना चाहिए। यहां तक ​​कि अगर मूल व्यवसाय योजना को संशोधित या बदल दिया गया है, तो इसे संदर्भ के लिए फाइल पर रखा जाना चाहिए - खासकर अगर वह व्यवसाय योजना वर्तमान परिसंपत्तियों या ऋणों से बंधा हो।

अन्य फ़ाइलें

एक छोटा सा व्यवसाय अपने पूरे ऑपरेशन में कई तरह के कागजात और फाइलें जमा करेगा। हालांकि IRS को इसकी आवश्यकता नहीं है, फ़िडेलिटी बीमा फ़ाइलों या मुकदमों के लिए - रोजगार अनुप्रयोगों, ईमेल और पत्राचार, परमिट, लाइसेंस, ट्रेडमार्क, दुर्घटना की रिपोर्ट और निगमन के लेखों की तरह - अतिरिक्त फ़ाइलों को हाथ में रखने की सिफारिश करती है।