ग्राहक के लिए एक संदेश छोड़ना

इन-मीटिंग के माध्यम से सीधे संपर्क आमतौर पर ग्राहकों के साथ संवाद करने का सबसे प्रभावी तरीका है, लेकिन व्यापार की दुनिया में अक्सर संदेश अपरिहार्य होते हैं। संदेश को सकारात्मक प्रतिक्रिया बनाने और प्रतिक्रिया सुनिश्चित करने के लिए उपयुक्त जानकारी और टोन के साथ बिंदु पर होना चाहिए। संदेश छोड़ने के लिए कार्यालय मानक निर्धारित करें ताकि सभी कर्मचारी एक समान प्रणाली का उपयोग करें।

योजना

इससे पहले कि आप फोन उठाएं, उस संदेश की योजना बनाएं जिसे आप छोड़ना चाहते हैं। ग्राहक के साथ वास्तविक बातचीत और संदेश के लिए एक योजना के साथ आओ ताकि आप कवर करें कि क्या व्यक्ति जवाब देता है या आप ध्वनि मेल पर जाते हैं। संदेश का उद्देश्य निर्धारित करें, जैसे कि ग्राहक से शिकायत का पालन करना या अतिरिक्त उत्पादों या सेवाओं को खरीदने के लिए ग्राहक को बिक्री पिच प्राप्त करना। संदर्भ के रूप में उपयोग करने के लिए एक लिखित सूची में मुख्य बिंदुओं को हाइलाइट करें।

सामग्री

संदेश की विशिष्ट सामग्री संदेश के उद्देश्य से संबंधित होनी चाहिए। निर्धारित करें कि आप ग्राहक को संदेश से क्या सीखना चाहते हैं। ग्राहक का ध्यान आकर्षित करने और उसे आपको वापस बुलाने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए पर्याप्त जानकारी दें। अपने संदेश की लंबाई के लिए लगभग 30 से 45 सेकंड के लिए निशाना लगाओ। अपना नाम, कंपनी और संपर्क जानकारी शामिल करें। संदेश के मुख्य उद्देश्य में ले जाएँ। संदेश की सामग्री पर चर्चा करने के लिए ग्राहक को आपसे कॉल करने के लिए कहकर संदेश को राउंड आउट करें।

आचरण

फ़ोन संदेश छोड़ने से सभी बॉडी लैंग्वेज को वन-वे कम्युनिकेशन से हटा दिया जाता है। जिस तरह से आपकी आवाज़ लगती है और संदेश में आपका रवैया प्रभावित करता है कि ग्राहक आपको और आपके संदेश को कैसे मानता है। संदेश छोड़ने के साथ ही एक पेशेवर, सुखद आवाज़ का उपयोग करें। स्पष्ट रूप से बोलें ताकि प्राप्तकर्ता यह समझ सके कि आप क्या कहते हैं। यदि आवश्यक हो तो अपना नाम बताएं और अपने फोन नंबर को कम से कम दो बार धीरे-धीरे कहें। जबकि एक स्क्रिप्ट या शामिल करने के लिए जानकारी की सूची एक उपयोगी मार्गदर्शिका है, बहुत स्क्रिप्टेड लगने से बचें। कॉल करने से पहले संदेश का अभ्यास करें ताकि आप सभी बिंदुओं को मारते हुए प्राकृतिक ध्वनि करें।

टिप्स

संदेश छोड़ते समय, आप अन्य बिंदुओं के बारे में भटकना शुरू कर सकते हैं। एक स्पष्ट, संक्षिप्त संदेश को शुरू से अंत तक लक्ष्य पर रखें। यदि आप संदेश छोड़ने के बाद वापस नहीं सुनते हैं तो ग्राहक के साथ पालन करने के लिए अपने लिए एक अनुस्मारक सेट करें। दूसरी बार कॉल करने से पहले की समय अवधि ग्राहक के साथ आपके रिश्ते, संदेश के उद्देश्य और स्थिति की तात्कालिकता पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ग्राहक को समय-संवेदी आदेश पर स्पष्टीकरण देने के लिए बुला रहे हैं, तो उस स्थिति का जल्द समाधान करने के लिए उस दिन या अगले दिन का पालन करें।

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