पेरोल सूचना के प्रकार

आपके व्यवसाय के मुख्य कार्य के रूप में, पेरोल विभिन्न प्रकार की सूचनाओं को एकत्र करता है। यह सभी डेटा आपके कर्मचारियों के साथ मुआवजे के दृष्टिकोण से आपके रिश्ते में बाँधता है। इसमें मजदूरी, कर और कटौती, कर्मचारी लाभ और सामान्य नीतियां शामिल हैं।

व्यक्तिगत रिकॉर्ड

एक कर्मचारी का पेरोल रिकॉर्ड उसका व्यक्तिगत डेटा, जैसे पता, सामाजिक सुरक्षा संख्या और जन्म तिथि, और उसकी मजदूरी और वित्तीय जानकारी दिखाता है, जिसमें प्रति घंटा वेतन दर या वेतन, प्रत्यक्ष जमा के लिए बैंक खाता डेटा, जैसे कि W को रोकना आयकर का आधार है -4 फॉर्म, उपलब्ध लाभ दिन जैसे कि छुट्टी और बीमार समय और अन्य लाभ जैसे स्वास्थ्य और जीवन बीमा और 401 (के) योगदान राशि। इस डेटा तक पहुंच संबंधित पेरोल कर्मियों तक ही सीमित होनी चाहिए। यदि आप अपने कर्मचारियों को एक स्व-सेवा प्रणाली प्रदान करते हैं, तो वे अपनी तनख्वाह की जानकारी देख सकते हैं और ऑनलाइन अपने पेरोल रिकॉर्ड में विशिष्ट परिवर्तन कर सकते हैं।

पेचेक स्टब्स

एक पे स्टब, वेतन अवधि के लिए कर्मचारी की सकल-से-शुद्ध मजदूरी को तोड़ देता है। इसमें सकल मजदूरी या वेतन, प्रति घंटा वेतन दर, समयोपरि दर और मजदूरी, टुकड़ा काम मुआवजा, अनिवार्य कटौती, स्वैच्छिक कटौती, अतिरिक्त प्रकार के वेतन शामिल हो सकते हैं - जैसे कमीशन, बोनस या विच्छेद - और वर्ष-दर-वर्ष मजदूरी और कटौती। नियोक्ता द्वारा वेतन ठूंठ संक्षिप्त रूप से भिन्न होते हैं; हालाँकि, उन्हें एक सुसंगत तरीके से लागू किया जाना चाहिए।

कर्मचारी कर रिपोर्टिंग

आपको अपने कर्मचारियों के पेचेक से लेकर संघीय और लागू राज्य और स्थानीय सरकारों तक के करों का भुगतान और रिपोर्ट करना होगा। आप अपनी रिपोर्ट दर्ज करने के लिए विशिष्ट रूपों का उपयोग करते हैं, जिसे आपको आंतरिक राजस्व सेवा के अनुसार कम से कम चार साल तक बनाए रखना चाहिए। उदाहरण के लिए, आपको अपने कर्मचारियों के संघीय रोक के बारे में रिपोर्ट के लिए फॉर्म 941 पर त्रैमासिक रिपोर्ट या आईआरएस के साथ फॉर्म 944 पर वार्षिक रिपोर्ट दर्ज करने की आवश्यकता हो सकती है। आपके राज्य या स्थानीय सरकार के पास राज्य और स्थानीय रोक की रिपोर्टिंग के लिए अपनी स्वयं की फॉर्म आवश्यकताएं हैं। आपको सामाजिक सुरक्षा प्रशासन के साथ वार्षिक W-2 भी दर्ज करना होगा और कर्मचारी को उसके संघीय कर रिटर्न के साथ फाइल करने के लिए एक प्रति देनी होगी। इन सभी दस्तावेजों में आपके कर्मचारियों की रोक के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी शामिल है।

नियोक्ता दायित्व

आप सामाजिक सुरक्षा और चिकित्सा करों का भुगतान करने में कर्मचारी के बोझ को साझा करते हैं, और आईआरएस आवश्यकताओं के आधार पर, आप अपने हिस्से को कर्मचारियों के हिस्से के साथ फॉर्म 941 या फॉर्म 944 पर रिपोर्ट करते हैं। आपके पास अन्य अनिवार्य दायित्व भी हैं जो आपके कर्मचारियों के पास नहीं हैं, आदि। जैसे संघीय बेरोजगारी कर और, ज्यादातर मामलों में, राज्य बेरोजगारी कर। इन देनदारियों के लिए अलग-अलग रूपों की आवश्यकता होती है, जिस पर आप अपने कर्मचारियों के वेतन और अपनी देनदारियों को शामिल करते हैं।

आंतरिक नीतियां

आंतरिक पेरोल नीतियां आपके पेरोल कर्मचारियों, प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों या समग्र रूप से आपके कर्मचारियों के लिए सख्ती से लागू हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, आपके पेरोल विभाग को पेरोल प्रसंस्करण के लिए आप पेरोल जानकारी और प्रक्रियाओं का खुलासा करने के संबंध में जानकारी को प्रतिबंधित करें। समय कार्ड पूरा करने की नीतियां, कंपनी की लाभ योजनाओं में नामांकन कैसे करें और सभी कर्मचारियों के लिए लागू होने वाली पे पर क्या उम्मीद करें। समय कार्ड की मंजूरी और छुट्टी या व्यक्तिगत दिनों के लिए कर्मचारी समय पर प्रक्रिया आपके प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों पर लागू होती है।

विचार

फेयर लेबर स्टैंडर्ड एक्ट के तहत, आपको कम से कम तीन साल के लिए पेरोल रिकॉर्ड रखना चाहिए। इसमें उस समय और दिन को शामिल किया जाता है, जिस दिन कर्मचारी का वर्कवाइक शुरू होता है, प्रत्येक दिन और सप्ताह में काम किया जाता है, दैनिक या साप्ताहिक नियमित मजदूरी और साप्ताहिक ओवरटाइम मजदूरी। FLSA के लिए आवश्यक है कि आप ऐसे दस्तावेज रखें, जिन पर मजदूरी की गणना आधारित हो - जैसे कि टाइम कार्ड और काम का शेड्यूल - कम से कम दो साल तक।

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