क्या कर्मचारियों की तस्वीरों को उनकी एचआर फाइल में रखना कानूनी है?

एक नाम के साथ एक चेहरा रखना कुछ लोगों का कहना है कि वे उन विशेषताओं और विशेषताओं को जोड़ते हैं जिनसे वे मुठभेड़ करते हैं। एचआर प्रथाओं में, हालांकि, एक नाम के साथ एक चेहरा रखना एक खतरनाक अभ्यास हो सकता है, यही वजह है कि कई नियोक्ता अपने कर्मियों की फाइलों में कर्मचारी की तस्वीरों को बनाए नहीं रखते हैं। कार्मिक फाइलों में कर्मचारियों की तस्वीरों को रखने की वैधता कुछ हद तक धुंधली है। यह कहा जा रहा है, वहाँ भी उचित कारण हैं कि क्यों एक कर्मचारी की तस्वीर मानव संसाधन कर्मचारियों के लिए उपलब्ध होनी चाहिए।

कार्मिक फ़ाइल सामग्री

नियोक्ता कर्मचारी योग्यता, असाइनमेंट और प्रदर्शन के आसान संदर्भ के लिए कर्मियों की फाइलों को बनाए रखते हैं। कार्मिक फ़ाइल की सामग्री में कार्यस्थल नीतियों और कर्मचारी पुस्तिका के लिए हस्ताक्षरित स्वीकृति शामिल हैं; अनुशासन और सुधारात्मक कार्रवाई रूपों; प्रदर्शन मूल्यांकन; प्रशस्तियां; और पर्यवेक्षक प्रतिक्रिया पर अनौपचारिक नोट्स। हेल्थ इंश्योरेंस पोर्टेबिलिटी एंड एकाउंटेबिलिटी एक्ट (HIPAA) के तहत संरक्षित स्वास्थ्य और चिकित्सा जानकारी, नियोक्ता की गोपनीयता अधिकारी द्वारा अलग-अलग फाइलों में ही रखी जाती है। कोई संघीय कानून मौजूद नहीं है जो कर्मचारियों की तस्वीरों को उनके कर्मियों की फाइलों में संग्रहीत करने पर सख्ती से प्रतिबंध लगाता है। हालांकि, निश्चित रूप से कारण हैं कि नियोक्ताओं को या तो तस्वीरों को कर्मियों की जानकारी से अलग रखना चाहिए या उन्हें बिल्कुल नहीं रखना चाहिए।

I-9 रोजगार पात्रता प्रपत्र

1986 का इमिग्रेशन रिफॉर्म एंड कंट्रोल एक्ट अमेरिकी नियोक्ताओं के लिए काम करने के लिए एक कर्मचारी की योग्यता को सत्यापित करने के लिए I-9 फॉर्म के उपयोग को अनिवार्य करता है। इस फॉर्म के लिए आवश्यक है कि सकारात्मक पहचान जैसे कि पासपोर्ट, वर्क वीजा, जन्म प्रमाण पत्र या ड्राइविंग लाइसेंस को सहायक दस्तावेज के रूप में फॉर्म के साथ रखा जाए। भाड़े की तारीख के बाद कम से कम तीन वर्षों के लिए कर्मचारी की तस्वीरों को I-9 फॉर्म और आईडी के साथ रखा जाना चाहिए, लेकिन आवश्यक रूप से कर्मियों की फाइल में नहीं। अमेरिकी नागरिकता और आव्रजन सेवा, जो रोजगार योग्यता मानकों को लागू करती है और अनुपालन का मूल्यांकन करने के लिए नियोक्ता फाइलों का ऑडिट करती है, नियोक्ताओं को हार्ड कॉपी प्रारूप में I-9 फॉर्म को स्टोर करने की सलाह देती है, कार्मिक फ़ाइलों से अलग, निरीक्षण अनुरोध के साथ अधिक आसानी से पालन करने के लिए।

संभावित भेदभाव

आवेदकों की तस्वीरों को हतोत्साहित किया जाता है क्योंकि यह संभव है कि भर्ती करने वाले और काम पर रखने वाले प्रबंधक दौड़, लिंग और उम्र जैसे कारकों का उपयोग करके यह निर्धारित कर सकें कि वे किसका साक्षात्कार करना चाहते हैं या किराए पर लेना चाहते हैं। यह एक कारण है कि समान रोजगार के अवसर और सकारात्मक कार्रवाई के प्रश्नों के लिए आवेदकों की प्रतिक्रिया को नौकरी से संबंधित आवेदन सामग्रियों से अलग रखा जाता है। उसी सिद्धांतों के आधार पर, कर्मचारी की तस्वीरों को कर्मचारी के कर्मियों की फाइल का हिस्सा नहीं बनना चाहिए। यदि वे पदोन्नति के लिए विचार किए जा रहे कर्मचारियों के बारे में व्यक्तिगत रूप से पहचान योग्य जानकारी तक पहुंच रखते हैं, तो हायरिंग मैनेजर अनुचित रोजगार प्रथाओं में संलग्न हो सकते हैं। जब कोई हायरिंग मैनेजर ऐसी कार्मिक फ़ाइल की समीक्षा करता है, तो उसे अपना निर्णय पूरी तरह से नौकरी से संबंधित कारकों पर आधारित करना चाहिए, न कि कर्मचारी की उपस्थिति पर।

सुरक्षा के उपाय

उच्च सुरक्षा उपायों की आवश्यकता वाले नियोक्ता अपने कर्मियों के रिकॉर्ड में कर्मचारी की तस्वीरों को बनाए रखने में मूल्य देख सकते हैं। उच्च सुरक्षा उपाय यह निर्धारित कर सकते हैं कि किन कर्मचारियों के पास प्रतिबंधित कार्य क्षेत्रों तक पहुंच है, उदाहरण के लिए। इन मामलों में, एक कर्मचारी के पास अपने नियोक्ता के कार्य स्थलों पर एक कर्मचारी पहचान बैज या अधिकृत उपयोग के अन्य प्रमाण होने की संभावना है। कार्मिक फ़ाइलों में कर्मचारियों की तस्वीरों को संग्रहीत करना एक प्रभावी बैकअप प्रणाली के रूप में काम कर सकता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि नियोक्ता की पहचान और पहुंच प्रणाली चालू और अप-टू-डेट है। कर्मचारियों की कार्मिक फाइलों में लगी तस्वीरें भी कर्मचारी द्वारा गलत पहचान करने या उसकी पहचान खोने की स्थिति में कर्मचारी की पहुंच को सत्यापित कर सकती हैं। इस प्रकार की बैकअप प्रणाली उन नियोक्ताओं के लिए विशेष रूप से उपयोगी है जो इलेक्ट्रॉनिक कर्मचारी कर्मियों की फाइलों को बनाए रखते हैं।

विचार

कार्मिक फाइलों में कर्मचारी की तस्वीरों को संग्रहीत करने के इच्छुक नियोक्ता के पास ऐसा करने का स्वीकार्य कारण होना चाहिए। एक स्वीकार्य कारण में सुरक्षा और बैकअप सुरक्षा उपाय शामिल हो सकते हैं। अन्यथा, नियोक्ता जो नाम के साथ एक चेहरा लगाने के उद्देश्य से या अन्य समान कारणों से कर्मचारी तस्वीरों को संग्रहीत करते हैं, अनुचित रोजगार प्रथाओं के दावों के लिए अनजाने में कंपनी को दायित्व के लिए उजागर कर सकते हैं।