आंतरिक नियंत्रण दिशानिर्देश

मजबूत आंतरिक नियंत्रण सबसे अच्छा बचाव है जो एक छोटा व्यवसाय अपने भौतिक और वित्तीय संसाधनों की रक्षा में है। आंतरिक नियंत्रण दिशानिर्देश, उम्मीदों और जोखिम प्रबंधन प्रक्रियाओं का एक सेट, नियंत्रण को लागू करने और बनाए रखने के लिए उपयोग किए जाने वाले तंत्र हैं। यद्यपि व्यवसाय के प्रकार और विशिष्ट व्यावसायिक कार्य अंततः उस स्तर और प्रकार के नियंत्रणों को निर्धारित करते हैं जो व्यवसाय के लिए सबसे उपयुक्त हैं, किसी भी छोटे-व्यवसाय के मालिक आंतरिक नियंत्रण सर्वोत्तम अभ्यास दिशानिर्देशों की समीक्षा करने से लाभ उठा सकते हैं।

जोखिम की परिभाषा;

आंतरिक नियंत्रणों को एक व्यावसायिक फ़ंक्शन के भीतर विशिष्ट जोखिमों को संबोधित करना चाहिए, जैसे कि नकदी से निपटने, पेरोल रिकॉर्डिंग या अचल संपत्ति प्रबंधन से संबंधित। उदाहरण के लिए, नकदी से निपटने के लिए आम तौर पर दो जोखिम गलत तरीके से नकद प्राप्तियां और खोई या चोरी हुई नकदी को रिकॉर्ड कर रहे हैं, जबकि पेरोल के लिए सामान्य जोखिम काल्पनिक कर्मचारियों, अति भुगतान और अनुदान के निर्माण में शामिल हैं, लेकिन छुट्टियों या व्यक्तिगत दिनों को रिकॉर्ड करने में विफल हैं। प्रत्येक प्रमुख व्यावसायिक कार्य और प्रत्येक जोखिमों की पहचान करना उचित आंतरिक नियंत्रण स्थापित करने के लिए पहला कदम है।

सामान्य दिशा - निर्देश

आंतरिक नियंत्रण उचित प्राधिकरण, कर्तव्यों के अलगाव, दस्तावेज और रिकॉर्ड आवश्यकताओं और यादृच्छिक और नियमित रूप से निर्धारित आंतरिक ऑडिट दोनों के माध्यम से प्राप्त किया जाता है। प्रत्येक व्यावसायिक कार्य में पहचाने जाने वाले विशिष्ट जोखिमों के लिए इन उद्देश्यों को लागू करें। उदाहरण के लिए, नकद प्राप्ति और नकद सामंजस्य कर्तव्यों को अलग करके खोए हुए या चोरी हुए नकदी के जोखिमों को कम करें, नकदी प्रतिपूर्ति करने के लिए एक पर्यवेक्षक या प्रबंधक से प्राधिकरण के साथ उचित दस्तावेज की आवश्यकता होती है और समय-समय पर एक पारी के दौरान रजिस्टर की गणना करते हैं। पेरोल फ़ंक्शंस के साथ, पेरोल डेटा एंट्री और चेक-प्रोसेसिंग कार्यों को अलग करना। प्रत्येक कर्मचारी के रिकॉर्ड में, किसी भी समय-बंद अनुरोधों के साथ, समय कार्ड की जानकारी स्कैन करें और पेरोल चेक मुद्रित होने से पहले प्रबंधकीय प्राधिकरण की आवश्यकता होती है।

कार्य-विशिष्ट नियंत्रण

कुछ व्यावसायिक कार्यों के लिए विशेष नियंत्रणों की आवश्यकता होती है जो हर कार्य में स्पष्ट नहीं होते हैं। उदाहरण के लिए, फ़ंक्शन-विशिष्ट कैश नियंत्रण में पूर्व-क्रमांकित प्राप्तियों और बैंक जमा पर्ची का उपयोग शामिल हो सकता है। एक पॉलिसी जो बैंक जमा की आवृत्ति को निर्दिष्ट करती है, जैसे कि दैनिक जब जमा $ 500 से अधिक हो या दैनिक राशि की परवाह किए बिना भी विचार किया जा सकता है। प्राप्य और देय खातों के लिए एक मासिक उम्र बढ़ने की रिपोर्ट की आवश्यकता हो सकती है। फर्नीचर, कंप्यूटर और कार्यालय उपकरण जैसे निश्चित परिसंपत्तियों को टैग किया जा सकता है, और स्थान को नोट किया गया है और एक निश्चित परिसंपत्ति सूची में जोड़ा जा सकता है।

आंतरिक लेखापरीक्षा नियंत्रण

हालांकि एक छोटे व्यवसाय के लिए एक वार्षिक बाहरी लेखा परीक्षा की आवश्यकता नहीं हो सकती है, एक पूरी तरह से अर्ध-वार्षिक या वार्षिक आंतरिक लेखा परीक्षा एक सर्वोत्तम अभ्यास दिशानिर्देश है। एक आंतरिक ऑडिट कई महत्वपूर्ण कार्य करता है। न केवल एक आंतरिक ऑडिट टीम हो सकती है - जिसमें अक्सर व्यवसाय के स्वामी या विभाग के प्रबंधक और एक तटस्थ पार्टी शामिल होती है - यह निर्धारित करती है कि क्या और कैसे कर्मचारी आंतरिक नियंत्रण प्रक्रियाओं का अनुपालन कर रहे हैं, बल्कि उन क्षेत्रों की भी पहचान करते हैं जहां नियंत्रण में संशोधन के माध्यम से या मजबूत होकर वृद्धि की आवश्यकता होती है नियंत्रणों की संख्या। सबसे महत्वपूर्ण कार्य व्यापार संसाधनों के धोखाधड़ी, बर्बादी या दुरुपयोग के उदाहरणों को उजागर करना है।