मौखिक वार्तालाप का दस्तावेजीकरण करने का महत्व

बड़े संगठनों के विपरीत, छोटे व्यवसायों में आमतौर पर कर्मचारियों पर रोजगार कानून विशेषज्ञ या कर्मचारी शिकायतों और आरोपों से निपटने के लिए उपयोग किए जाने वाले परिष्कृत मानव संसाधन विभाग नहीं होते हैं। हालांकि, यदि आपका कर्मचारी कंपनी के खिलाफ दावा दायर करता है, तो प्रमाण के मानक एक छोटी कंपनी के लिए कॉर्पोरेट विशाल की तुलना में कम कठोर नहीं हैं। कानून की नजर में, अगर यह दस्तावेज नहीं है, तो ऐसा नहीं हुआ। व्यस्त लघु-व्यवसाय प्रबंधकों को यह सीखना चाहिए कि कौन से मौखिक वार्तालाप दस्तावेज़ के लिए महत्वपूर्ण हैं, और ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका है।

क्यों प्रलेखन महत्वपूर्ण है

दस्तावेज़ीकरण के बिना, एक कर्मचारी के आरोप "उसने कहा, उसने कहा" परिदृश्य बन जाता है, कोई फर्क नहीं पड़ता कि कहानी कैसे गढ़ी जा सकती है। दस्तावेज़ीकरण अनुचित, भेदभावपूर्ण और प्रतिशोधी प्रथाओं के दावों का खंडन करने के लिए महत्वपूर्ण है, और एक खराब प्रदर्शन करने वाले के साथ प्रत्येक और प्रत्येक परामर्श सत्र के रिकॉर्ड किसी भी दावे को पलट सकते हैं कि वह एक तारकीय कर्मचारी था। दस्तावेज़ीकरण उचित है कि आपके कार्यों और संचार वैध थे और व्यावसायिक आवश्यकता से बाहर ले गए थे। यह आपके कर्मचारियों को सुधारने में भी मदद करता है। एक कर्मचारी, आपके बयानों से क्रोधित होता है या अपनी स्थिति का बचाव करने पर ध्यान केंद्रित करता है, हो सकता है कि आप उस संदेश को न सुनें जिसे आप व्यक्त करने की कोशिश कर रहे हैं। लेकिन कर्मचारी को आपकी बातचीत के लिखित दस्तावेज प्रदान करना आपके बयानों को पुष्ट करने की अनुमति देता है, जब वह शांत हो जाए।

क्या होना चाहिए दस्तावेज

कार्यस्थल में कुछ प्रकार के मौखिक संचार हमेशा दस्तावेज होने चाहिए। उदाहरण के लिए, एक छोटे व्यवसाय प्रबंधक को सभी परामर्श सत्रों और कर्मचारी को दी गई मौखिक चेतावनियों को लिखने में रिकॉर्ड करना चाहिए। अन्य प्रकार के संचार का आकलन करें - जैसे ध्वनि मेल, आमने-सामने की बैठकें और सम्मेलन कॉल - यह निर्धारित करने के लिए कि क्या वे दस्तावेज़ के लिए पर्याप्त हैं। प्रत्येक मौखिक संचार का दस्तावेज़ न करें - या आपके पास वास्तविक कार्य के लिए कभी भी समय नहीं होगा - लेकिन निर्णय, कार्रवाई आइटम और अन्य महत्वपूर्ण बातचीत दर्ज की जानी चाहिए। कुछ स्थितियों में, आपको बातचीत का दस्तावेज बनाना चाहिए या नहीं, यह कर्मचारी पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप यह सूचित करते हुए कि कोई कर्मचारी ट्रैफ़िक में फंस गया हो, यदि यह एक अलग घटना है, तो आप एक ध्वनि मेल नहीं भेज सकते। लेकिन इस प्रकार का दस्तावेज़ीकरण महत्वपूर्ण होगा यदि आप कर्मचारी को चल रहे तनाव के लिए अनुशासित करने की योजना बना रहे थे।

मौखिक वार्तालापों को कैसे दस्तावेज़ित करें

प्रत्येक महत्वपूर्ण वार्तालाप, मौखिक चेतावनी या परामर्श सत्र के लिए एक लिखित दस्तावेज़, ज्ञापन या ईमेल बनाएं। शामिल करें जो बातचीत के लिए मौजूद थे, उन प्रमुख मुद्दों का सारांश जो चर्चा में थे और कर्मचारी द्वारा दिए गए जवाब। दस्तावेज़ में सुधार के लिए विफलता के लिए किसी भी पारस्परिक रूप से सहमत समाधान, भविष्य की समीक्षा की तारीखों और परिणामों को भी निर्धारित करना चाहिए। अपने आप को सूचनाएँ कुछ नहीं से बेहतर हैं, और किसी अन्य प्रबंधक को ईमेल जो कि कर्मचारी के साथ आपकी बातचीत की पुष्टि करता है, और भी बेहतर है, लेकिन सबसे प्रभावी दस्तावेज कुछ ऐसा है जिसे आप औपचारिक रूप से कर्मचारी के साथ साझा करते हैं। भविष्य में संदर्भ के लिए अपनी पर्यवेक्षक फ़ाइल में प्रलेखन की एक प्रति बनाए रखें।

प्रलेखन गलती से बचने के लिए

आपके द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ के प्रत्येक टुकड़े पर दिनांक शामिल करें। आदर्श रूप से, एक सिस्टम का उपयोग करें जहां तारीख विवादित नहीं हो सकती है - जैसे कि समय-मुद्रांकित ईमेल - यह सत्यापित करने के लिए कि घटना के समय दस्तावेज बनाया गया था। तारीख के बिना, आपके दस्तावेज़ सबूत के रूप में बेकार हो सकते हैं। दस्तावेज़ की प्राप्ति के लिए अपने लिखित दस्तावेज पर हस्ताक्षर करने के लिए एक कर्मचारी की आवश्यकता होती है। हस्ताक्षर की आवश्यकता या डिलीवरी के अन्य साक्ष्य प्राप्त करने में असफल रहना - जैसे कि एक ईमेल रसीद अधिसूचना या सेवा का हस्ताक्षरित प्रमाण - कर्मचारी को यह दावा करने की अनुमति देता है कि वह मुद्दों के बारे में कभी नहीं जानता था।