एचआर साझा सेवा प्रौद्योगिकी आवश्यकताएँ
कंपनियां कभी-कभी एक मानव संसाधन साझा-सेवा स्थान पर सभी मानव संसाधन सेवाओं को केंद्रीकृत करके अपने मानव संसाधन विभाग पर पैसा बचा सकती हैं। एचआर साझा सेवाओं के मॉडल को लागू करने के लिए, कंपनियों को आमतौर पर नई तकनीक को अपनाना पड़ता है, लेकिन नए उपकरणों की मात्रा और प्रकार एचआर सेवाओं की जटिलता पर निर्भर करते हैं।
HR साझा सेवाएँ
कई छोटी कंपनियों में, एक व्यक्ति संगठन के लिए मानव संसाधन की सभी जरूरतों को संभाल सकता है। एचआर साझा सेवाओं की आवश्यकता तब उत्पन्न होती है जब कंपनी के पास कई स्थानों पर मानव संसाधन कर्मचारी होते हैं। उदाहरण के लिए, एक स्थानीय बैंक के पास उस क्षेत्र में पांच अलग-अलग स्थानों पर मानव संसाधन कर्मचारी हो सकते हैं जिसमें वह व्यवसाय करता है। हालांकि यह व्यवस्था उन कर्मचारियों के लिए सुविधाजनक है, जिन्हें एचआर से एक प्रश्न पूछने की आवश्यकता है, बैंक अपनी एचआर सेवाओं को केंद्रीकृत करके पैसे बचाने में सक्षम हो सकता है।
एचआर वेबसाइटों
एचआर साझा सेवाओं को आमतौर पर व्यवस्थित किया जाता है ताकि कर्मचारी सरल सवालों के जवाब खुद पा सकें। उदाहरण के लिए, बैंक की पांच स्थानीय शाखाओं में से किसी पर स्थित कर्मचारी FAQ फ़ाइल से परामर्श करने या अपनी निजी जानकारी की जांच करने के लिए पासवर्ड से सुरक्षित वेबसाइट पर लॉग इन कर सकते हैं। इस दृष्टिकोण के लिए एक उद्यम और डेटाबेस तक पहुँचने में सक्षम वेबसाइट में कर्मचारी जानकारी संग्रहीत करने के लिए एक उद्यम मानव संसाधन सॉफ्टवेयर प्रणाली की आवश्यकता होती है। साइट के माध्यम से उपयोगकर्ताओं को एचआर कर्मचारियों के साथ चैट करने की अनुमति देने के लिए लाइव-क्लिक लिंक भी होना चाहिए।
फोन सिस्टम
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के रिकॉर्ड किए गए उत्तर के साथ एक इंटरैक्टिव फोन वॉयस सिस्टम एक प्रभावी स्व-सेवा दृष्टिकोण हो सकता है। एक फोन प्रणाली को सामान्य पूछताछ के लिए प्रशासनिक सेवा के लिए कर्मचारी कॉल को रूट करने के लिए भी प्रोग्राम किया जा सकता है, विशेष विषयों जैसे स्वास्थ्य लाभ या तनख्वाह के मुद्दों पर पेचीदा प्रश्नों के लिए विषय विशेषज्ञ, और कंपनी की नीति के बारे में प्रश्नों के लिए नीति विशेषज्ञ। फोन प्रणाली को उद्यम एचआर सॉफ्टवेयर के साथ भी एकीकृत किया जाना चाहिए ताकि यह कर्मचारी रिकॉर्ड तक पहुंच सके।
टेलीफोनी इंटीग्रेशन एंड केस मैनेजमेंट
कंप्यूटर टेलीफोनी एकीकरण सॉफ्टवेयर एचआर कर्मचारियों को कर्मचारी रिकॉर्ड को तुरंत एक्सेस करने की अनुमति देता है ताकि वे कर्मचारी के सवालों के जवाब देने में मदद कर सकें। सिस्टम को महत्वपूर्ण दस्तावेजों की छवियों को भेजने, प्राप्त करने और संग्रहीत करने में भी सक्षम होना चाहिए। अंत में, सिस्टम को प्रत्येक कॉल के बारे में विवरण ट्रैक करना चाहिए, जैसे कि कर्मचारी के मुद्दे को हल करने में कितना समय लगा और क्या कर्मचारी को एक से अधिक बार कॉल करना था या समस्या को हल करने के लिए एक से अधिक लोगों से बात करनी थी। यह जानकारी मानव संसाधन विभाग को समय के साथ प्रदर्शन में सुधार करने की अनुमति देती है।