वर्ड में बड़े दस्तावेज़ कैसे प्रबंधित करें

यदि आपके व्यावसायिक दस्तावेज़ में सैकड़ों या हजारों लाइनें हैं, तो आप उन्हें अनुभागों में विभाजित करके प्रबंधित करना आसान बना सकते हैं। कंप्यूटर प्रोग्रामर अक्सर कोड को प्रबंधनीय विखंडू में तोड़ देते हैं, और आप अपने Microsoft Word दस्तावेज़ों के लिए भी ऐसा कर सकते हैं। वर्ड में एक अंतर्निहित मास्टर दस्तावेज़ सुविधा है जो सीखने में मिनटों का समय लेती है और आपको अवांछित दस्तावेज़ों को प्रबंधनीय वर्गों में जोड़ने में मदद करती है जो आप अधिक उत्पादक रूप से काम कर सकते हैं।

दस्तावेज़ की रूपरेखा

रूपरेखा लोगों को जानकारी व्यवस्थित करने में मदद करती है; बंधनेवाला रूपरेखा उन्हें अंतरिक्ष की एक छोटी मात्रा में बड़ी मात्रा में जानकारी का प्रबंधन करने में मदद करता है। वर्ड के रिबन में एक आउटलाइनिंग दृश्य होता है जिसे आप "व्यू" पर क्लिक करके स्विच कर सकते हैं और फिर "आउटलाइनिंग" पर क्लिक कर सकते हैं। लोग अक्सर इस दृश्य का उपयोग किसी एकल दस्तावेज़ में रूपरेखा बनाने के लिए करते हैं। उदाहरण के लिए, आप कई शीर्षक बना सकते हैं जो उन शीर्षकों के नीचे दिखाई देने वाले पाठ के लिए कंटेनरों के रूप में काम करते हैं। सेल्स नाम की एक हेडिंग में सेल्स की जानकारी हो सकती है, जबकि दूसरे में मार्केटिंग की जानकारी हो सकती है। आउटलाइन दृश्य दर्ज करने के बाद, आप टेक्स्ट को हाइलाइट करके और "Alt-Shift-Left" दबाकर किसी भी टेक्स्ट को हेडिंग में बदल सकते हैं।

मास्टर दस्तावेज़ और Subdocuments

नियमित रूप से दस्तावेज़ की रूपरेखा ठीक है, लेकिन जब आपके दस्तावेज़ असामान्य रूप से बड़े हो जाते हैं तो आपको कुछ अधिक शक्तिशाली होने की आवश्यकता हो सकती है। Microsoft ने रिबन के आउटलाइनिंग सेक्शन में एक मास्टर डॉक्यूमेंट सेक्शन जोड़ा, जो संबंधित पाठों के समूहों को सबड्रेक्शंस में बदलकर आपको उन पृष्ठों को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने में मदद कर सकता है। एक उपखंड एक दस्तावेज़ है जो एक बड़े मास्टर दस्तावेज़ के अंदर बैठता है। उदाहरण के रूप में बिक्री शीर्षक का उपयोग करते हुए, आप उस अनुभाग के सभी पाठ को एक सबडक्शन में बदल सकते हैं। आपके पास जितने चाहें उतने उपखंड बनाने का विकल्प है और यहां तक ​​कि उन्हें विस्तार और पतन के लिए भी।

Subdocuments बनाना

सबडिमेंक्शंस बनाने से पहले, आपको बड़े दस्तावेज़ के उन हिस्सों की पहचान करनी होगी जिन्हें आप विभाजित करना चाहते हैं। यदि पहले 20 पृष्ठ बजट के बारे में बात करते हैं, उदाहरण के लिए, आप उस अनुभाग को अपना पहला उप-केंद्र बना सकते हैं। इसे अनुभाग के शीर्ष पर एक वर्णनात्मक शीर्षक जोड़कर करें और उस शीर्षक और उन सभी पृष्ठों को हाइलाइट करें जिन्हें आप अनुभाग में शामिल करना चाहते हैं। जब आप "डॉक्यूमेंट दिखाएं" पर क्लिक करते हैं और फिर "क्रिएट" पर क्लिक करते हैं, तो वर्ड सेक्शन के शीर्ष पर एक लाइन जोड़ता है और एक तल पर आपको पता चलता है कि आपने एक सबडिमेंमेंट बनाया है। आप इस तकनीक का उपयोग संबंधित जानकारी के अन्य बड़े वर्गों को उप-अंशों में परिवर्तित करने के लिए कर सकते हैं। जब आप कर रहे हैं, सब कुछ समान दिखाई देगा सिवाय विभक्त रेखाओं के जो वर्ड को उप-विभाजनों को अलग करने के लिए जोड़ता है।

उप-प्रबंध का प्रबंधन

जब आप रिबन के आउटलाइनिंग सेक्शन में "सबडक्लेमेंड को संकुचित करें" बटन पर क्लिक करते हैं, तो आप उपनिर्देशों की उपयोगिता को समझेंगे। ऐसा करने के बाद, दस्तावेज़ के सभी पाठ गायब हो जाते हैं और आपको केवल हाइपरलिंक दिखाई देते हैं। प्रत्येक अनुभाग के हाइपरलिंक में उस अनुभाग के लिए आपके द्वारा लिखा गया शीर्षक नाम शामिल होता है। यदि आपने दो दर्जन सेक्शन बनाए हैं, तो हाइपरलिंक केवल दो दर्जन लाइनें ही लेगा, क्योंकि उनमें मौजूद टेक्स्ट ढह जाता है। आप पाठ का विस्तार "Subdocuments" पर क्लिक करके कर सकते हैं। आप सभी सबडिक्शनों का विस्तार करने के बाद, आप उस अनुभाग के पाठ को व्यक्तिगत रूप से संक्षिप्त करने के लिए प्रत्येक अनुभाग के हेडिंग के बगल में दिखाई देने वाले "+" चिह्न को डबल-क्लिक कर सकते हैं। उस पाठ को छिपाने के लिए फिर से "+" चिह्न पर डबल-क्लिक करें।

अतिरिक्त Subdocument सुविधाएँ

किसी बड़े वर्ड डॉक्यूमेंट में किसी भी सेक्शन को जल्दी से ढूंढने में सक्षम होने के अलावा, आप सेगमेंट सेगमेंट की शक्ति का भी उपयोग कर सकते हैं। आपके द्वारा बनाया गया प्रत्येक अनुभाग आपकी हार्ड ड्राइव पर रहने वाली एक भौतिक फ़ाइल बन जाता है। फ़ाइल का स्थान हाइपरलिंक के पाठ के भाग के रूप में दिखाई देता है। इसका मतलब यह है कि जब आप हाइपरलिंक के बगल में सफेद आइकन पर डबल-क्लिक करते हैं, तो वर्ड एक नई विंडो में सेक्शन को खोलता है। यह आपको अपने बिक्री अनुभाग पर काम करने की अनुमति देता है, उदाहरण के लिए, अलगाव में - आसपास के पाठ की व्याकुलता से मुक्त। क्योंकि आप केवल एक सेक्शन के साथ काम कर रहे होंगे, इसलिए आपको किसी बड़े दस्तावेज़ में काम करने में तेज़ी लाने में सक्षम होना चाहिए। आपके द्वारा यह सब सेट करने के बाद, आप दोनों दुनिया का सबसे अच्छा आनंद लेंगे; सभी उपनिर्देशिका एक मास्टर दस्तावेज़ के हिस्से के रूप में मौजूद होंगे, और आप उस उपखंड पर अलग से काम करने के लिए किसी भी उपनिर्देशिका के हाइपरलिंक के बगल में सफेद आइकन को डबल-क्लिक करने में सक्षम होंगे। जब आप "व्यू" पर क्लिक करके ड्राफ्ट मोड पर जाते हैं और फिर "ड्राफ्ट" पर क्लिक करते हैं, तो सब कुछ सामान्य हो जाता है और आपको अपने मूल दस्तावेज़ और संपूर्ण अनुभागों को एक पूरे के रूप में दिखाई देगा।