एक्सेल को कई उपयोगकर्ताओं को कैसे अनुमति दें

एक समय में, लोग एक्सेल फाइलों और अन्य दस्तावेजों को साझा करके उन्हें आगे-पीछे ईमेल करते हैं या साझा ड्राइव पर खोलने के लिए समन्वय करते हैं। लेकिन आजकल, आप एक साथ कई उपयोगकर्ताओं के साथ एक्सेल का उपयोग कर सकते हैं, साथ ही साथ सभी को सॉफ्टवेयर के आधुनिक संस्करण का उपयोग करते हुए मान सकते हैं। Google शीट्स जैसे अन्य लोकप्रिय स्प्रेडशीट टूल भी सहयोगी संपादन का समर्थन करते हैं।

एकाधिक उपयोगकर्ताओं के साथ एक्सेल का प्रयोग करें

आप सह-संलेखन नामक एक सुविधा के माध्यम से एक ही एक्सेल फ़ाइल को कई उपयोगकर्ताओं के साथ संपादित कर सकते हैं। यह सुविधा कई लोगों को दूरस्थ, तथाकथित क्लाउड सर्वर पर संग्रहीत दस्तावेज़ों में परिवर्तन करने देती है, जिसमें उनके कार्यों को विभिन्न रंगों में हाइलाइट किया गया है। आप दस्तावेज़ को Microsoft Windows या Apple के MacOS पर चलने वाले कंप्यूटर या Apple iOS, Google Android या Microsoft Windows मोबाइल से चलने वाले स्मार्टफोन या टैबलेट से संपादित कर सकते हैं।

आरंभ करने के लिए, अपने वेब ब्राउज़र का उपयोग करके Microsoft OneDrive, व्यवसाय के लिए OneDrive या SharePoint Online लाइब्रेरी में लॉग इन करें। यदि आप काम पर हैं और सुनिश्चित नहीं हैं कि आपका नियोक्ता कौन सी सेवाओं का समर्थन करता है, तो आप सहायता के लिए अपने आईटी विभाग से पूछ सकते हैं। कनेक्ट होने के बाद, अपने स्प्रेडशीट दस्तावेज़ को अपलोड करें और इसे खोलने के लिए ऑनलाइन सिस्टम में दिखाई देने के बाद फ़ाइल पर क्लिक करें।

फिर, Excel में Edit पर क्लिक करें। यदि आपको केवल एक बटन दिखाई देता है, जो कहते हैं कि ब्राउज़र में एडिट करें, पहले इसे क्लिक करें, फिर एक्सेल में एडिट करें। यदि प्रोग्राम पूछता है कि एक्सेल के किस संस्करण का उपयोग करना है, तो एक्सेल 2016 चुनें। यदि कोई नोटिस आपको सलाह देता है कि प्रोग्राम "संरक्षित मोड" में है, तो संपादन सक्षम करें पर क्लिक करें।

एक बार संपादन सक्षम हो जाने के बाद, शेयर पर क्लिक करें। संवाद बॉक्स में, उन लोगों के ईमेल पते टाइप करें जिन्हें आप Excel दस्तावेज़ के साथ साझा करना चाहते हैं, जो अर्धविराम द्वारा अलग किए गए हैं। उसके बाद, शेयर पर क्लिक करें। लोगों को आमंत्रित करने के लिए लिंक भेजने के लिए आप "एक साझाकरण लिंक प्राप्त करें" पर भी क्लिक कर सकते हैं। दस्तावेज़ को ऑनलाइन विंडो में संपादित करना शुरू करें।

फिर, जिसको भी लिंक मिला है, वह स्प्रेडशीट को संपादित कर सकेगा। लोगों की तस्वीरें या आद्याक्षर आपको यह दिखाने के लिए पॉप अप करेंगे कि स्प्रैडशीट का संपादन कौन कर रहा है और विभिन्न उपयोगकर्ताओं के संपादन विभिन्न रंगों में हाइलाइट किए जाएंगे।

पहले के संस्करणों में वर्कबुक साझा की

एक्सेल के पहले के संस्करण साझा कार्यपुस्तिकाओं नामक एक सुविधा का समर्थन करते हैं। आप इसका उपयोग करने में सक्षम हो सकते हैं यदि आप या आप जिस व्यक्ति के साथ काम करना चाहते हैं उसके पास एक्सेल का कोई संस्करण नहीं है जो वर्तमान सह-संलेखन सुविधा का समर्थन करता है। एक्सेल फ़ाइलों के लिए वर्कबुक एक और नाम है।

इस मोड को सक्षम करने और एक्सेल फाइलों को साझा करने के लिए, एक एक्सेल फाइल खोलें और अपने ऑफिस नेटवर्क पर कहीं पहुँच के लिए इसे सेव करने के लिए फ़ाइल टैब में Save As का उपयोग करें। समीक्षा टैब में शेयर वर्कबुक पर क्लिक करें। संपादन पर क्लिक करें और "एक से अधिक उपयोगकर्ता द्वारा परिवर्तन की अनुमति दें" बॉक्स चेक करें। उन्नत पर क्लिक करें और उन ट्रैक परिवर्तनों और अपडेट सुविधाओं का चयन करें जिन्हें आप उपयोग करना चाहते हैं।

जैसा कि अन्य उपयोगकर्ता कार्यपुस्तिका को संपादित और सहेजते हैं, प्रत्येक व्यक्ति की प्रतिलिपि अपडेट होगी। कई बार आपको मैन्युअल रूप से विरोधाभासी परिवर्तनों को हल करने की आवश्यकता हो सकती है। Microsoft आपको सलाह देता है कि यदि आप नए और अधिक उन्नत सह-लेखन सुविधा का उपयोग कर सकते हैं तो साझा कार्यपुस्तिकाओं का उपयोग न करें।

स्प्रेडशीट शेयरिंग के लिए एक्सेल के विकल्प

आप एक्सेल और अन्य स्प्रेडशीट फ़ाइलों को अन्य उपकरणों के साथ भी साझा कर सकते हैं। Google पत्रक एक मुफ़्त उपकरण प्रदान करता है जिसका उपयोग आप स्प्रेडशीट फ़ाइलों पर सहयोग करने के लिए कर सकते हैं, और आप एक्सेल स्प्रेडशीट फ़ाइलों से निर्यात और आयात कर सकते हैं। अन्य कंपनियां क्विप और ज़ोहो सहित एक साथ कई उपयोगकर्ताओं के लिए एक्सेल के विकल्प भी प्रदान करती हैं।

मुफ्त कार्यालय सॉफ्टवेयर सूट लिबरऑफिस में एक मोड भी है जो कई उपयोगकर्ताओं को अपने Calc स्प्रेडशीट प्रोग्राम में एक ही स्प्रेडशीट के संस्करणों पर काम करने की अनुमति देता है, फिर उनके परिवर्तनों को हल करता है।