एक्सेल 2007 में अपडेट का ट्रैक कैसे रखें

जब आप Microsoft Excel 2007 स्प्रेडशीट को सहकर्मियों के साथ साझा करते हैं या किसी कार्यसमूह के अन्य सदस्यों के साथ सहयोग करते हैं, तो हो सकता है कि आप अपने काम को दूसरों के अपडेट और फ़ाइलों को संपादित करने के लिए ट्रैक करना उपयोगी समझें। एक्सेल का ट्रैक चेंज फीचर आपको व्यक्तिगत समायोजन के स्रोत की निगरानी करने में सक्षम बनाता है, जो योगदानकर्ताओं और उनके अतिरिक्त या विलोपन के बीच डॉट्स को जोड़ता है। अपने स्प्रेडशीट के विकास पर नज़र रखना भी आपके काम की गुणवत्ता में सुधार और उत्पादक सहयोग को बढ़ावा देने में मदद करता है।

1।

एक्सेल रिबन के रिव्यू टैब पर जाएं। परिवर्तन समूह में, ड्रॉप-डाउन मेनू खोलने के लिए "ट्रैक परिवर्तन" बटन पर क्लिक करें। उसी नाम के डायलॉग बॉक्स को लाने के लिए "हाइलाइट चेंजेस" चुनें।

2।

"ट्रैक परिवर्तन जबकि संपादन" के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करके ट्रैक परिवर्तन सक्रिय करें। ट्रैक परिवर्तन चालू करने से आपकी कार्यपुस्तिका स्वचालित रूप से एक साझा दस्तावेज़ बन जाती है जिसे कई उपयोगकर्ता एक साथ संपादित कर सकते हैं।

3।

"कब, " "कौन" और "कहां" के लिए चेक बॉक्स और ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करके अपने ट्रैकिंग विकल्पों का चयन करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, Excel कब "ऑल, " सेट करता है, जो हर ट्रैक करने योग्य परिवर्तन दिखाता है। उन विकल्पों का चयन करने के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू खोलें, जो आपने पिछली बार फ़ाइल सहेजने के बाद से किए गए परिवर्तनों को उजागर करेंगे, विशिष्ट तिथि पर शुरू होने वाले परिवर्तन, या केवल उन परिवर्तनों को जिनकी आपने अभी तक समीक्षा नहीं की है। कौन विकल्प आपको हर किसी के परिवर्तन, अपने स्वयं के परिवर्तन या हर किसी के अपने को देखने की अनुमति देता है। जहाँ विकल्प आपको कार्यपुस्तिका के विशिष्ट भागों को चुनने देता है जहाँ आपको परिवर्तन दिखाई देंगे। दस्तावेज़ की सक्रिय समीक्षा में जाने के बाद इनमें से कुछ सुविधाएँ, विशेष रूप से कौन और कब, विभिन्न विकल्प प्रदान करती हैं।

4।

प्रत्येक स्क्रीन के ऊपरी-बाएँ कोने में एक त्रिकोण मार्कर जोड़ने के लिए "स्क्रीन पर हाइलाइट परिवर्तन" के साथ चेक बॉक्स को सक्रिय करें जो इसे संपादित करता है। सुविधा को सक्रिय करने के लिए हाइलाइट परिवर्तन संवाद बॉक्स के निचले दाईं ओर "ओके" बटन पर क्लिक करें।

5।

ट्रैक परिवर्तन चालू करने के तुरंत बाद खुलने वाले संवाद बॉक्स में "ओके" बटन पर क्लिक करें। यह संवाद बॉक्स आपको चेतावनी देता है कि जारी रखने के लिए आपको अपनी फ़ाइल को सहेजना होगा।

6।

अपनी फ़ाइल को समीक्षा के लिए भेजें, या तो अपने कार्यसमूह के सदस्यों को प्रतिलिपि ईमेल करके, फ़ाइल को सर्वर पर साझा करने या Windows SharePoint सेवाएँ या तुलनीय ऑनलाइन कार्यसमूह वातावरण के साथ दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट का उपयोग करके।

7।

अपडेट की गई फ़ाइल खोलें। एक्सेल रिबन पर समीक्षा टैब पर जाएं, परिवर्तन समूह में "ट्रैक परिवर्तन" बटन पर क्लिक करें और "हाइलाइट परिवर्तन" चुनें। हू चेक बॉक्स को सक्रिय करें और अपने ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करके यह चुनें कि आप कौन से उपयोगकर्ताओं के संपादन देखना चाहते हैं। जब आप स्क्रीन को संपादित करना चाहते हैं, तो समय-सीमा चुनने के लिए जब ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करें। ठीक बटन पर क्लिक करें।

8।

अपने कर्सर को प्रत्येक सेल पर रखें जिसमें परिवर्तनों की समीक्षा करने के लिए एक एडिट मार्कर हो। जब आप एक परिवर्तन इतिहास के साथ एक सेल पर होवर करते हैं, तो एक टूलटिप-शैली पॉप-अप सबसे हाल के संपादक की पहचान, संपादन की तारीख और समय और परिवर्तन की प्रकृति को प्रदर्शित करता है।

9।

"ट्रैक परिवर्तन" ड्रॉप-डाउन मेनू खोलें और "परिवर्तन स्वीकार / अस्वीकार करें" चुनें। डायलॉग बॉक्स को स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए परिवर्तन का चयन करें, कब, कौन और कहाँ विकल्पों का उपयोग करें, जो समीक्षा करने के लिए बदलता है। शुरू करने के लिए "ओके" बटन पर क्लिक करें।

10।

एक सेल पर क्लिक करें जिसमें एक एडिट मार्कर है। स्वीकारें या अस्वीकार करें संवाद बॉक्स में, आपके द्वारा चुने गए संपादन समय सीमा के भीतर आपके द्वारा चुने गए उपयोगकर्ताओं द्वारा सेल में किए गए सभी परिवर्तनों की एक सूची दिखाई देगी। यदि एक से अधिक संपादन दिखाई देते हैं, तो सही विकल्प पर क्लिक करें और "स्वीकार करें" चुनें। यदि केवल एक संपादन दिखाई देता है, तो इसे डिफ़ॉल्ट रूप से चुना जाता है, और आप इसे स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए इंटरफ़ेस बटन का उपयोग कर सकते हैं। संवाद बॉक्स को खारिज करने के लिए "बंद करें" बटन पर क्लिक करें।

1 1।

"ट्रैक परिवर्तन" ड्रॉप-डाउन मेनू को फिर से खोलें और "सूची में परिवर्तन नई शीट पर" चेक बॉक्स को सक्रिय करें। Excel आपके दस्तावेज़ के अंत में "इतिहास" नामक एक नई वर्कशीट बनाता है। यह वर्कशीट आपके द्वारा चुने गए कब और किस पैरामीटर के भीतर दस्तावेज़ का पूर्ण संपादन इतिहास प्रदर्शित करता है। यह तिथि और समय, पहचान, प्रकृति, स्थान, नए और पुराने मूल्यों और प्रत्येक परिवर्तन की स्वीकृति / अस्वीकृति स्थिति को दर्शाता है।

टिप्स

• इतिहास पैलेट की तरह ट्रैक परिवर्तन का उपयोग करने की अपेक्षा न करें। यह आपको दिखाता है कि क्या जोड़ा गया है और हटा दिया गया है, लेकिन आप इसका उपयोग किसी दस्तावेज़ के पुराने संस्करण में वापस करने के लिए नहीं कर सकते हैं।
• Excel 30 दिनों के बाद फ़ाइल से परिवर्तन इतिहास को तब तक शुद्ध करता है जब तक कि आप अवधारण अवधि नहीं बढ़ाते। जब आप फ़ाइलें बंद करते हैं तो प्रोग्राम परिवर्तन डेटा को हटा देता है। यदि आप किसी दस्तावेज़ को 30 दिनों से अधिक समय से संपादित नहीं करते हैं, तो आप दस्तावेज़ को खोलते हुए इतिहास की एक लंबी अवधि देख सकते हैं।
• जब आप फ़ाइल के लिए ट्रैक परिवर्तन या कार्यपुस्तिका साझाकरण बंद करते हैं, तो Excel स्वचालित रूप से सभी परिवर्तन-ट्रैकिंग जानकारी को हटा देता है।
• सभी उपलब्ध इतिहास स्थितियों को दिखाने के लिए Excel द्वारा उपयोग की जाने वाली अलग-अलग इतिहास वर्कशीट का प्रिंट आउट लें, फिर अपने दस्तावेज़ की इतिहास से तुलना करें।

चेतावनी

• ट्रैक परिवर्तन स्वरूपण की निगरानी नहीं करता है।
• एक बार जब आप ट्रैक परिवर्तन सक्रिय करते हैं, तो आप अपनी स्प्रेडशीट को एक साझा दस्तावेज़ के रूप में नामित करते हैं, जो कि आपके द्वारा फ़ाइल में उपयोग किए जाने वाले Microsoft Excel सुविधाओं की सीमा को सीमित करता है। साझा कार्यपुस्तिकाएँ सेल प्रविष्टि, विलोपन और विलय का समर्थन नहीं करती हैं; डेटा समूहन, रूपरेखा या स्वचालित सबटोटलिंग; ड्राइंग टूल्स का उपयोग; सशर्त स्वरूपण के अलावा या परिवर्तन; और अन्य विशेषताएं जिन्हें आप लागू करने के आदी हो सकते हैं। ट्रैक परिवर्तन को सक्रिय करने से पहले आप एक्सेल फ़ाइल में कई डेटा सुविधाएँ जोड़ सकते हैं।