एक्सेस में डेटा डिक्शनरी कैसे बनाएं

एक डेटा शब्दकोश डेटाबेस के लिए सामग्री के बिल की तरह है; यह रिपोर्ट, तालिका, फ़ील्ड नाम और फ़ील्ड प्रकार सहित सभी डेटाबेस घटकों को सूचीबद्ध करता है। ऐसी जानकारी उन वस्तुओं के लिए ऑडिट डेटाबेस में मदद करती है जिनकी आपको अब आवश्यकता नहीं है। यह आपको इन वस्तुओं की विशेषताओं को जल्दी से निर्धारित करने की सुविधा भी देता है। उदाहरण के लिए, यह जानने के लिए कि क्या काल्पनिक क्षेत्र "CustomerID" पाठ या संख्यात्मक है, इस क्षेत्र को संदर्भित करने वाली SELECT क्वेरी बनाएं और फिर इसे अपने डेटा शब्दकोश के विरुद्ध चलाएं। डेटा डिक्शनरी की प्रिंट करने योग्य रिपोर्ट बनाने के लिए एक्सेस डॉक्यूमेंट कमांड का उपयोग करें। रिपोर्ट से एक तालिका बनाने के लिए, इसे एक्सेल में निर्यात करें, और फिर एक्सेस में वापस जाएं।

1।

एक्सेस खोलें, और फिर फ़ाइल मेनू के "ओपन" बटन पर क्लिक करें। एक डेटाबेस का चयन करें जिसके लिए आप एक डेटा डिक्शनरी बनाना चाहते हैं, और फिर एक्सेस में डेटाबेस को लोड करने के लिए "ओपन" पर क्लिक करें। "डेटाबेस टूल" टैब पर क्लिक करें, और फिर "डेटाबेस डॉक्यूमेंटर" बटन पर क्लिक करें, जो कि कमांड के विश्लेषण समूह में है। प्रवेश दस्तावेज़ संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है।

2।

लोड किए गए डेटाबेस में सभी तालिकाओं की सूची देखने के लिए "टेबल्स" टैब पर क्लिक करें, और फिर प्रत्येक तालिका के लिए चेक बॉक्स की जांच करें जिसे आप डेटा डिक्शनरी में शामिल करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप डेटा डिक्शनरी में काल्पनिक ग्राहककंटइनओफ़ तालिका शामिल करना चाहते हैं, तो उसके चेक बॉक्स में एक चेक रखें। डेटा शब्दकोश में सभी तालिकाओं को शामिल करने के लिए, "सभी का चयन करें" बटन पर क्लिक करें।

3।

"क्वेरी" टैब पर क्लिक करें, और फिर डेटा शब्दकोश में शामिल करने के लिए प्रत्येक क्वेरी के चेक बॉक्स की जांच करें। रिपोर्ट और प्रपत्र टैब के लिए इस निर्देश को दोहराएं।

4।

प्रिंट तालिका परिभाषा संवाद बॉक्स प्रदर्शित करने के लिए "विकल्प" बटन पर क्लिक करें। उस तालिका विशेषताओं के लिए तालिका चेक बॉक्स की जाँच करें जिसे आप डेटा डिक्शनरी में शामिल करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, शब्दकोश में तालिकाओं के बीच संबंधों को शामिल करने के लिए, "रिश्ते" चेक बॉक्स की जांच करें। डेटा डिक्शनरी में शामिल करने के लिए टेबल फ़ील्ड्स और इंडेक्स की विशेषताओं को चुनने के लिए फ़ील्ड्स और इंडेक्स चेक बॉक्स की जाँच करें।

5।

रिपोर्ट को चलाने के लिए "ओके" पर क्लिक करें, जो एक्सेस प्रिंट पूर्वावलोकन विंडो में प्रदर्शित करता है। डेटा समूह में "एक्सेल" बटन पर क्लिक करें, फिर निर्यात संवाद बॉक्स में दिखाई देने वाली एक्सेल फ़ाइल का नाम लिख दें। रिपोर्ट निर्यात करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।

6।

प्रिंट पूर्वावलोकन टैब के "क्लोज़" बटन पर क्लिक करें, फिर बाहरी डेटा टैब के "एक्सेल" बटन पर क्लिक करें। एक्सेल फ़ाइल का चयन करें जिसका नाम आपने लिखा था, और फिर एक्सेस में डेटा शब्दकोश आयात करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें। पूरा शब्दकोश नेविगेशन फलक के टेबल्स अनुभाग में एक नाम के साथ दिखाई देता है जिसका उपसर्ग "doc_rpt" है।

टिप

• अन्य डेटाबेस वातावरण समान डेटा का वर्णन करने के लिए "डेटा शब्दकोश" शब्द का उपयोग करते हैं जो उपयोगकर्ताओं को अपने डेटा को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद करते हैं। डेटाबेस डॉक्यूमेंट टूल का उपयोग माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के भीतर डेटा डिक्शनरी में पहुंचने का सबसे सटीक तरीका प्रदान करता है।

चेतावनी

• इस आलेख में दी गई जानकारी Access 2010 पर लागू होती है। यह अन्य संस्करणों या उत्पादों के साथ थोड़ा या महत्वपूर्ण रूप से भिन्न हो सकती है।