कर्मचारियों का ऑडिट कैसे करें

कार्यबल ऑडिट का संचालन करना विशेषज्ञता के आपके दायरे से बाहर की समस्याएं बनने से पहले कर्मचारी से संबंधित चिंताओं को दूर करने का एक सक्रिय तरीका है। छोटे व्यवसाय, विशेष रूप से, जो रोजगार के मुद्दों पर ध्यान देते हैं, अक्सर कर्मचारी कर्मचारियों की फाइलों, स्टाफिंग मॉडल, सुरक्षा उपायों और प्रशिक्षण के आवधिक ऑडिट का संचालन करते समय कार्यबल विकास को आसान बनाने में सक्षम होते हैं।

1।

यह निर्धारित करने के लिए कर्मचारी कर्मियों की फाइलों की समीक्षा करें कि क्या उनके पास संयुक्त राज्य अमेरिका में काम करने के लिए पात्रता से संबंधित दस्तावेज हैं, साथ ही साथ हस्ताक्षरित पावती हैं जो इंगित करते हैं कि कर्मचारियों को कार्यस्थल नीतियों, कर्मचारी हैंडबुक की प्रतियां मिली हैं और उन्हें फ़ाइल पर आपातकालीन संपर्क जानकारी है। कार्यस्थल की चोट के मामले में आपातकालीन संपर्क अत्यंत उपयोगी हो सकता है जब मानव संसाधन विभाग के किसी व्यक्ति को कर्मचारी की ओर से किसी से संपर्क करने की आवश्यकता होती है।

2।

कर्मचारी की नौकरी के विवरण की तुलना वास्तविक कार्यों में कर्मचारी अपने काम के नियमित पाठ्यक्रम में करता है। जब भी किसी कर्मचारी को एक नया कार्य सौंपा जाता है या किसी अन्य कार्य को करने के लिए कहा जाता है, तो कर्मचारी के पर्यवेक्षक और एक मानव संसाधन स्टाफ के सदस्य को नौकरी के विवरण को अपडेट करना चाहिए, ताकि यह कर्मचारी की नौकरी की जिम्मेदारियों को सही ढंग से दर्शाए।

3।

यह निर्धारित करने के लिए पेरोल रिकॉर्ड्स की समीक्षा करें कि क्या कर्मचारियों को छूट के रूप में वर्गीकृत किया गया है या कोई नहीं है और यदि आपका पेरोल विभाग लागू होने पर ओवरटाइम वेतन का सटीक प्रसंस्करण कर रहा है। मुआवजे के रिकॉर्ड की जांच करना सुनिश्चित करें कि कर्मचारियों को तुलनीय काम के लिए समान वेतन दिया जा रहा है और आपके संगठन में समान कार्य के लिए मुआवजे से संबंधित समानता है।

4।

कर्मचारी लाभ पैकेज जानकारी की प्रतियां प्राप्त करें। समूह स्वास्थ्य योजना कवरेज के लिए कर्मचारियों को दिए गए चयन की समीक्षा करें, जिसमें दृष्टि और दंत योजना, जीवन बीमा और दीर्घकालिक देखभाल बीमा नीतियां शामिल हैं। सुनिश्चित करें कि आपके लाभ विशेषज्ञ स्वास्थ्य बीमा पोर्टेबिलिटी और जवाबदेही अधिनियम, या HIPAA के तहत संरक्षित कर्मचारी फ़ाइलों और ऑडिट रोजगार फ़ाइलों के संबंध में सटीक रिकॉर्ड रखता है।

5।

विभाग के कर्मचारियों के स्तर के बारे में पर्यवेक्षकों से बात करें। यद्यपि व्यक्तिगत कर्मचारी फ़ाइलों और नौकरी विवरणों का ऑडिटिंग सहायक होता है, लेकिन ऑडिटिंग कर्मचारियों के एक अन्य घटक में कंपनी के विभिन्न विभागों की कार्यक्षमता को मापने के लिए स्टाफिंग मॉडल की समीक्षा करना शामिल है। उदाहरण के लिए, जब उत्पादन की मांग बढ़ती है, तो प्रत्येक विभाग के भीतर कर्मचारियों का स्तर तब तक होना चाहिए जब तक कि कंपनी अतिरिक्त कर्मचारियों को काम पर रखने के बिना उत्पादन मांगों को पूरा करने के लिए वैकल्पिक तरीके विकसित न करें।

6।

कर्मचारियों को कंपनी की नीतियों, कार्य प्रक्रियाओं और संगठनात्मक ढांचे पर प्रशिक्षण और अभिविन्यास प्राप्त करने के लिए प्रशिक्षण और अभिविन्यास रिकॉर्ड की जांच करना। कंपनी की अपेक्षाओं को पूरा करने के लिए आवश्यक उपकरणों के साथ कर्मचारियों को प्रदान करने के लिए नया कर्मचारी अभिविन्यास और नियमित प्रशिक्षण मौलिक है। इसके अलावा, नेतृत्व प्रशिक्षण सुनिश्चित करता है कि आपके पर्यवेक्षक और प्रबंधक प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली के साथ सहज हैं और नियमित आधार पर कर्मचारियों को प्रतिक्रिया देने में सक्षम हैं।

7।

कर्मचारियों को जटिल मशीनरी, खतरनाक उपकरण या खतरनाक सामग्री से संबंधित प्रक्रियाओं का पालन करना है या नहीं यह निर्धारित करने के लिए आपकी कंपनी के सुरक्षा कार्यक्रम से संबंधित कार्यस्थल सुरक्षा लॉग और रिकॉर्ड प्राप्त करें। कार्यस्थल सुरक्षा उपायों के लिए प्रशिक्षण प्रमाण पत्र के साथ कर्मचारी कर्मियों की फ़ाइलों को अपडेट करें और संगठन की सुरक्षा और जोखिम प्रबंधन उपकरणों पर वर्तमान जानकारी के साथ अपने नेतृत्व प्रशिक्षण सामग्री को अपडेट करें।

टिप

• जबकि कुछ लेखापरीक्षा प्रक्रियाएँ स्वैच्छिक होती हैं; दूसरों को कानून की आवश्यकता होती है। कम से कम 100 कर्मचारियों वाली कंपनियों के लिए ऐसा है जो अपने लाभ की योजनाओं में भाग लेते हैं। उन्हें अपने कर्मचारी लाभ योजनाओं का लेखा परीक्षण करने की आवश्यकता है, जो 1974 के कर्मचारी सेवानिवृत्ति आय सुरक्षा अधिनियम के अनुसार है।