बजट और व्यय प्रणाली

आपके बजट बनाने के लिए आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रणाली आपको यह अनुमान लगाने देती है कि आप व्यावसायिक गतिविधि के विशिष्ट क्षेत्रों में कितना पैसा खर्च करने जा रहे हैं। क्योंकि आपके बजट के अनुमान हमेशा सटीक नहीं होते हैं और क्योंकि आपके व्यवसाय की स्थिति आपके अनुमानों के समय के बीच बदल सकती है और जब आप खर्चों को उठाते हैं, तो आपके व्यय कई मामलों में आपके बजटीय राशियों से भिन्न होंगे। व्यय को नियंत्रित करने की प्रणाली मतभेदों को सीमित करती है और बड़ी विसंगतियों के कारणों की व्याख्या के साथ एक प्राधिकरण की आवश्यकता होती है।

मूल्य गिरावट

जबकि आपके बजट का कुल योग है, आपको व्यय को ट्रैक करने के लिए लागतों को अलग-अलग प्रकारों और मदों में तोड़ना होगा। विज्ञापन, वेतन, लाभ और उत्पादन जैसी लागतों की श्रेणियां स्थापित करके शुरू करें। प्रमुख आपूर्तिकर्ताओं के लिए अनुबंधों के स्तर के आगे लागत को तोड़ दें और समान विशेषताओं वाले लागत। उदाहरण के लिए, विज्ञापन लागत में रेडियो विज्ञापन, प्रिंट विज्ञापन और फ़्लायर और आपकी जनसंपर्क फर्म के लिए लागत शामिल हो सकती है। यदि आप बजट के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो आपके सिस्टम में आमतौर पर एक रूपरेखा शामिल होती है जिसमें आप लागत समूह और लागत आइटम स्थापित कर सकते हैं। यदि आप एक पेपर सिस्टम या जेनेरिक सॉफ़्टवेयर जैसे स्प्रेडशीट का उपयोग करते हैं, तो आप लागत आइटम स्वयं स्थापित कर सकते हैं।

बजट तैयार करना

एक बार जब आप अपने बजट के लिए अलग-अलग लागत आइटम स्थापित कर लेते हैं, तो आप उन लागत अनुमानों को भर सकते हैं जो कुल योग बनाते हैं। पिछली बजट अवधि से संख्या इन अनुमानों के लिए एक प्रारंभिक बिंदु है। आपकी बजट प्रणाली में पिछले रिकॉर्ड हैं। आप सत्यापित कर सकते हैं कि क्या बदल गया है और पिछली अवधि के अनुसार संख्याओं को तदनुसार समायोजित करें। पिछले रिकॉर्ड वाले नए बजट आइटमों के लिए, आप समान प्रकार की लागतों के लिए मात्रा का उपयोग कर सकते हैं, उद्योग प्रकाशनों से मानक मात्रा या आपूर्तिकर्ताओं से प्राप्त कीमतें।

लागत रिपोर्टिंग

लागतों को प्रभावी ढंग से ट्रैक करने के लिए, आपके व्यय प्रणाली को लागत रिपोर्ट को इकट्ठा करना होगा जो आपके बजट आइटम से मेल खाती है। आपकी बजट प्रणाली में आमतौर पर लागत श्रेणियों और लागत मदों के लिए कोड होते हैं। उदाहरण के लिए, उत्पादन 5000 कोड हो सकता है, जबकि श्रम कोड 5100 है और असेंबली लाइन श्रम 5120 है। समान कोड के तहत बजटीय लागतों को ट्रैक करने के लिए अपनी व्यय प्रणाली सेट करें। उदाहरण के लिए, जब भी असेंबली लाइन श्रम के लिए वेतन का भुगतान किया जाता है, तो व्यय प्रणाली 5120 कोड के तहत सभी लागतों को इकट्ठा करती है।

ट्रैकिंग वास्तविक लागत

यह सुनिश्चित करने के लिए नियंत्रण कि आप केवल विशेष प्राधिकरण वाले बजटीय व्यय को पार करते हैं, बजट और व्यय दोनों प्रणालियों से इनपुट की आवश्यकता होती है। ट्रैकिंग लागतों का एक प्रभावी तरीका बजट और वास्तविक लागतों के कॉलम बनाना और उन्हें नियमित रूप से अपडेट करना है। आपका बजट लागत कॉलम वही रहता है, जबकि आपका वास्तविक लागत कॉलम बदलता रहता है। आपके सिस्टम के दो अतिरिक्त कॉलम बजट अवधि के प्रतिशत और खर्च किए गए बजट के प्रतिशत को ट्रैक कर सकते हैं। जबकि आपका बजट और वास्तविक लागत कॉलम आपको डॉलर देते हैं, प्रतिशत कॉलम आपको एक नज़र में देखते हैं कि क्या आप बजट से अधिक हैं।

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