वेंडर विवरण के लिए ऑडिट नियम

विक्रेता के बयान हमेशा प्राप्त वास्तविक उत्पादों से मेल नहीं खाते हैं। कुछ कंपनियां उन उत्पादों की संख्या पर अपनी इन्वेंट्री के आंकड़े को आधार बनाने की गलती करती हैं जो विक्रेताओं ने दावा किया है। लावंटे के अनुसार, पारंपरिक फर्म अपने आपूर्तिकर्ताओं में से केवल 5 से 20 प्रतिशत का ऑडिट करती हैं। इसके परिणामस्वरूप प्रत्येक $ 1 बिलियन ऑडिट के लिए $ 1 मिलियन की वसूली होती है। अधिक प्रतिशत विक्रेताओं की जाँच से और भी अधिक बचत हो सकती है। विक्रेता के बयानों के ऑडिट के लिए कुछ सरल नियमों का पालन करें।

डुप्लीकेट बिलिंग्स

यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई डुप्लिकेट नहीं हैं, विक्रेता के बयानों की जाँच करें। कभी-कभी विक्रेता एक बयान को फिर से जारी करेंगे यदि उन्हें भुगतान नहीं मिला है। आप कंपनी दोनों बयानों का भुगतान करने की गलती कर सकते हैं, हालांकि वे सामान के एक ही सेट के लिए हैं। ऑडिटिंग स्टेटमेंट का पहला नियम डुप्लिकेट बिलिंग्स की जांच करना है।

मिसिंग क्रेडिट

आपके पास एक शिपमेंट, क्षतिग्रस्त उत्पादों और रिटर्न में लापता उत्पादों के लिए विक्रेताओं से आने वाले क्रेडिट होंगे। आपको लेन-देन के अपने अंत में कागजी कार्रवाई उत्पन्न करनी चाहिए जो इन क्रेडिटों के लिए दावा दिखाती है। वेंडर क्रेडिट के खिलाफ अपनी कागजी कार्रवाई की जांच करें कि क्या आपको अपने बिल से सभी कटौती मिली है जो आपको मिलनी चाहिए। दूसरा विक्रेता स्टेटमेंट ऑडिटिंग नियम यह सुनिश्चित करने के लिए है कि आपके पास आने वाले सभी क्रेडिट प्राप्त करें।

भुगतान चुकता है

विक्रेता प्रसंस्करण बयानों में गलतियाँ कर सकते हैं। आपके खाते पर लागू वेंडर के खिलाफ अपने भुगतान रिकॉर्ड की जाँच करें। 100 प्रतिशत मैच होना चाहिए। यदि आपको कोई भुगतान मिलता है जो क्रेडिट नहीं किया गया था, तो विक्रेता को रद्द किए गए चेक या बैंक सत्यापन के साथ अपने दावे का समर्थन करें कि भुगतान इलेक्ट्रॉनिक रूप से किया गया था। आपके द्वारा भेजे गए भुगतान के संकेत के रूप में प्राप्त भुगतान के लिए यहां नियम विक्रेता के लेखांकन को कभी स्वीकार नहीं करता है।

वित्त प्रभार

आप उस विक्रेता से वित्त शुल्क वसूल सकते हैं, जो आपके पास बकाया है। ये शुल्क चालान पर शायद ही कभी दिखाई देते हैं। वित्त प्रभार में आप कितना अर्जित कर रहे हैं, यह जानने के लिए एक विक्रेता के बयानों की जाँच करें। सटीकता के लिए वित्त शुल्क की जाँच करने का नियम आपको पैसे बचा सकता है।

लापता चालान

विक्रेता के बयान को आपके द्वारा भेजे गए चालान का आइटम होना चाहिए। यदि आपको पता चलता है कि आपके पास उन सभी चालानों का विवरण नहीं है जो आपके पास होना चाहिए, तो विक्रेता ने आपसे कुछ ऐसा प्राप्त करने के लिए आपसे शुल्क लिया होगा।

राशि विसंगतियां

शायद विक्रेता के बयानों के ऑडिटिंग के लिए सबसे महत्वपूर्ण नियम यह सुनिश्चित करना है कि आप प्राप्त इकाइयों की समान संख्या दिखाते हैं, जैसा कि विक्रेता दिखाता है। आपके पास शिपमेंट में जांच के लिए एक प्रक्रिया होनी चाहिए और आप अपने प्राप्त दस्तावेजों की तुलना विक्रेता के बयानों से कर सकते हैं। आप माल के लिए भुगतान कर सकते हैं जो कभी नहीं पहुंचे।