कंपनियों में ईमेल संलग्नक के लाभ

जितना बड़ा व्यवसाय बढ़ता है, श्रमिकों के बीच सूचना के प्रवाह को सुविधाजनक बनाने की उतनी ही अधिक आवश्यकता होती है। सहयोगी और पर्यवेक्षकों को सहयोगी कार्यों को पूरा करने के लिए दस्तावेजों और अद्यतित डेटा तक पहुंच की आवश्यकता होती है। इस डेटा को साझा करने का एक तरीका ईमेल अटैचमेंट के माध्यम से है, जो इलेक्ट्रॉनिक रूप से काम या व्यक्तिगत ईमेल खातों में फाइल भेजते हैं। ईमेल संलग्नक महत्वपूर्ण जानकारी साझा करने के अन्य तरीकों पर कई फायदे हैं।

वितरण की गति

कंपनियों में ईमेल अटैचमेंट के प्रमुख लाभों में से एक है डिलीवरी की गति, जो कुछ सेकंड से लेकर छोटे अटैचमेंट से लेकर कई मिनट तक बड़े या कई अटैचमेंट तक होती है। यह कार्यालय के किसी अन्य भाग में किसी व्यक्ति को दस्तावेज़ वितरित करने से अधिक तेज़ हो सकता है। फ़ोन पर बोलने वाले सहकर्मी या कॉन्फ्रेंस कॉल में भाग लेते हुए ईमेल अटैचमेंट का उपयोग करके दस्तावेज़ साझा कर सकते हैं और कॉल के दौरान उन पर चर्चा कर सकते हैं। डिलीवरी की प्रतीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है, या जब तक कि सभी कार्यकर्ता एक ही समय में एक ही स्थान पर न हों।

लागत बचत

ईमेल संलग्नक पैसे कर सकते हैं। श्रमिकों को अपने समय के साथ अधिक कुशल होने की अनुमति देने के अलावा, जिसमें मौद्रिक मूल्य भी है, ईमेल संलग्नक वितरण लागत को कम करते हैं। संलग्नक के रूप में दस्तावेजों को ईमेल करना डाक के लिए भुगतान करने की आवश्यकता को हटा देता है जब दस्तावेज़ कार्यालय के बाहर जा रहा हो। यह श्रमिकों के लिए इंट्रा-ऑफिस मेल का प्रबंधन करने की आवश्यकता को भी कम करता है। डिलीवरी लागतों को बचाने के अलावा, ईमेल अटैचमेंट्स जिनमें प्रिंटिंग पेपर, स्याही या टोनर लागतों को प्रिंट करने की आवश्यकता नहीं होती है। मुद्रण प्रक्रिया को छोड़ देने से सकारात्मक पर्यावरणीय प्रभाव पड़ता है।

डेटा रिकॉर्ड

ईमेल संलग्नक उन लोगों के लिए एक डेटा रिकॉर्ड बनाते हैं जो उन्हें भेजते हैं और प्राप्त करते हैं। चाहे वे एक कार्यालय ईमेल प्रणाली या व्यक्तिगत ईमेल होस्ट से हों, ईमेल सर्वर पुराने अनुलग्नकों को तब तक संग्रहीत करते हैं जब तक कि उपयोगकर्ता का मेलबॉक्स अपनी डेटा सीमा तक नहीं पहुंच जाता। ये सीमाएं आमतौर पर उच्च होती हैं, और सैकड़ों या हजारों संग्रहीत ईमेल और अनुलग्नकों के लिए अनुमति देती हैं। खोए हुए दस्तावेज़ों को बदलना आसान है, और दस्तावेजों के पुराने संस्करण संदर्भ के लिए संग्रहीत किए जाते हैं। जब भी कार्यकर्ता ईमेल अटैचमेंट का उपयोग करके जानकारी साझा करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से होता है।

उपलब्धता और सुरक्षा

जो कार्यकर्ता ईमेल अटैचमेंट का उपयोग करते हैं, उनके दस्तावेजों और प्रतिक्रियाओं का उपयोग 24 घंटे होता है। यदि वे पारंपरिक ईमेल होस्ट का उपयोग करते हैं, तो वे घर या किसी दूरस्थ स्थान से मोबाइल डिवाइस पर अटैचमेंट देख सकते हैं। फाइल ट्रांसफर प्रोटोकॉल के विपरीत, जिसमें अधिक जटिल प्रमाणीकरण प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है और केवल कार्यालय कंप्यूटर को पहचान सकते हैं, ईमेल संलग्नक आसानी से उपलब्ध होते हैं जब श्रमिकों को उनकी आवश्यकता होती है। स्वचालित ईमेल वायरस स्कैनिंग और एंटीवायरस सॉफ़्टवेयर यह सुनिश्चित करता है कि कंपनियां सुरक्षा से समझौता किए बिना ईमेल अटैचमेंट साझा कर सकती हैं।

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