कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के लाभ और नुकसान

कम्प्यूटरीकृत लेखा सॉफ्टवेयर कार्यक्रमों ने वर्षों में कई प्रगति की है। ये कार्यक्रम व्यवसाय के मालिकों के लिए जीवन को आसान बनाते हैं जब यह ट्रैकिंग खर्चों, करों को तैयार करने और राजस्व वृद्धि को देखने के लिए आता है। लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम आम हो गए हैं, सभी लेखांकन के लिए कंप्यूटर पर भरोसा करने के फायदे और नुकसान दोनों हैं।

फायदा: सादगी

अधिकांश व्यवसाय के मालिक व्यापार द्वारा लेखाकार या बहीखाता नहीं हैं और अधिकांश लेखांकन कार्यों को करना चुनौतीपूर्ण मानते हैं। यह वह जगह है जहां लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम एक व्यवसाय के मालिक को लाभ देते हैं। लेखांकन सॉफ्टवेयर कार्यक्रमों की एक विस्तृत विविधता उपभोक्ता के अनुकूल है। व्यवसाय के मालिक एक प्रोग्राम खोजने के लिए आसपास खरीदारी कर सकते हैं जो स्थापित करना, सीखना और उपयोग करना आसान है। कई कार्यक्रम डेटा के प्रकार के लिए संकेत प्रदान करते हैं जिन्हें प्रत्येक अनुभाग में दर्ज किया जाना चाहिए। एक बार जब सिस्टम बैंक खातों, ऋणों और विक्रेताओं के साथ स्थापित हो जाता है, तो व्यवसाय के स्वामी को केवल जानकारी अपडेट करने की आवश्यकता होती है, क्योंकि यह अंदर आता है।

फायदा: विश्वसनीयता

अधिकांश प्रमुख सॉफ्टवेयर प्रोग्राम सरल प्रोग्राम का उपयोग करते हैं। गणित सटीक और विश्वसनीय है, इसलिए एक व्यवसाय स्वामी किसी भी समय उपलब्ध धन का सटीक निर्धारण कर सकता है।

लाभ: लागत-प्रभावशीलता

इन-हाउस बुक-कीपर को किराए पर लेना या किसी बुक-कीपर या अकाउंटिंग फर्म को आउटसोर्सिंग करना महंगा हो सकता है। सॉफ्टवेयर प्रोग्राम की एक अग्रिम लागत होती है और प्रोग्राम का उपयोग करने पर खातों को सेट करने और व्यवसाय के मालिक को कोच करने के लिए एक मुनीम को अनुबंधित करना पड़ सकता है, लेकिन यह जल्दी से प्रभावी हो जाता है। सॉफ़्टवेयर खरीद और सेटअप से परे किसी भी चीज़ के लिए स्वामी को भुगतान करने की आवश्यकता नहीं है। अधिकांश कार्यक्रम वर्षों तक ऑपरेटिंग सिस्टम के साथ काम करते हैं और केवल कभी-कभी एक सस्ती अपग्रेड की आवश्यकता होती है।

लाभ: सहयोग करने की क्षमता

कई सॉफ्टवेयर प्रोग्राम व्यवसाय के मालिकों को उन अनुमतियों को सेट करने की अनुमति देते हैं जो डेटा से बाहर के बुककीपर या अकाउंटेंट एक्सेस देते हैं। व्यवसाय के मालिक बैंक और क्रेडिट खातों की जानकारी सिंक कर सकते हैं और माउस के एक क्लिक के साथ डेटा आयात कर सकते हैं। यह व्यवसाय के मालिकों को जल्दी से खातों को समेटने और सही जानकारी को आयात करने की अनुमति देता है जिसकी कुंजी सलाहकारों द्वारा समीक्षा की जानी चाहिए।

व्यवसाय मालिकों को व्यवसाय के सर्वोत्तम विकल्पों की समीक्षा करनी चाहिए। क्लाउड पर या सटीक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए अलग-अलग हार्ड ड्राइव पर बैकअप पर विचार करें, जिससे समस्या उत्पन्न हो।

नुकसान: संभावित धोखाधड़ी

कंप्यूटर पर निर्भरता कभी-कभी बड़ी समस्याओं का कारण बनती है। अधिक सॉफ़्टवेयर डेटा क्लाउड में रखे जाने के साथ, हैकर्स के लिए आपके व्यवसाय के वित्तीय डेटा प्राप्त करने और उसका उपयोग करने के अधिक अवसर हैं। यह संपत्ति को जोखिम में डालता है और संभावित देयता बनाता है यदि हैकर्स क्रेडिट कार्ड और व्यावसायिक ऋण खोलने के लिए नियोक्ता कर पहचान का उपयोग करते हैं। जानकारी तक पहुंचने वाले व्यवसाय के भीतर किसी का जोखिम भी होता है, शायद दैनिक जमा से पैसा जुटाना और कार्यक्रम में डेटा को बदलना। व्यवसाय के मालिकों को वित्तीय जानकारी की रक्षा करना चाहिए।

नुकसान: तकनीकी मुद्दे

कंप्यूटर के साथ काम करते समय, समस्याएं पैदा हो सकती हैं। आप अपने एकाउंटेंट के लिए साल के अंत डेटा पूरा कर सकते हैं और एक पावर आउटेज का अनुभव कर सकते हैं। कंप्यूटर वायरस प्राप्त कर सकते हैं और विफल हो सकते हैं। उपयोगकर्ताओं द्वारा सॉफ्टवेयर कार्यों को गलत तरीके से करने की क्षमता भी है जिससे वे परिचित नहीं हैं। यदि कोई उपयोगकर्ता एक काम करने की कोशिश करता है, लेकिन अनजाने में कुछ और करता है, तो त्रुटि को पूर्ववत करने में कुछ काम लग सकता है।

नुकसान: गलत जानकारी

बहीखाता रिकॉर्ड केवल उतना ही अच्छा है जितना कि सिस्टम में डाला गया डेटा। व्यवसाय के स्वामी जो खाता श्रेणियों को ठीक से स्थापित करने में समय नहीं लेते हैं, वे डेटा दर्ज कर सकते हैं और ऐसी रिपोर्ट उत्पन्न कर सकते हैं जो सटीक नहीं हैं।

व्यवसाय के मालिक उचित नियोजन और सॉफ्टवेयर एकीकरण के साथ कम्प्यूटरीकृत लेखांकन से जुड़े नुकसान और संभावित समस्याओं को कम करने के लिए बहुत कुछ कर सकते हैं। इसे सही ढंग से स्थापित करने के लिए समय निकालना आसान और सस्ता है क्योंकि यह एक समस्या होती है।

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