कारोबारियों के लिए एक्शन प्लान पेपर फाइलिंग से लेकर इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग तक

आप अपने फाइलिंग सिस्टम को पेपर रिकॉर्ड से इलेक्ट्रॉनिक फाइलों में बदलकर समय और पैसा बचा सकते हैं, लेकिन आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप अभी भी अपनी जरूरत की जानकारी पा सकते हैं और प्राप्त कर सकते हैं। एक कार्य योजना जो मौजूदा फ़ाइलों को स्कैन करती है और इलेक्ट्रॉनिक रूप में नए रिकॉर्ड रखने के लिए प्रक्रियाओं को विकसित करती है, जिससे आप कागजी कार्रवाई और भौतिक भंडारण आवश्यकताओं को कम कर सकते हैं। सही इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रारूप और फाइलिंग सिस्टम चुनना यह सुनिश्चित करता है कि आप अपनी जानकारी को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित और खोज सकते हैं।

एक इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम चुनें

आप अपने इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम को अपने पेपर वन की तरह सेट कर सकते हैं, ग्राहकों या कर्मचारियों के लिए फ़ोल्डर्स के साथ, लेकिन इलेक्ट्रॉनिक फ़ोल्डरों में फाइलों के नाम होने चाहिए। फ़ाइल और फ़ोल्डर नामों को असाइन करने के लिए एक प्रणाली विकसित करें जो आपको दस्तावेजों के बारे में जानकारी देती है। नामों में कीवर्ड रखने से आप गैर-पाठ दस्तावेज़ों के लिए भी इलेक्ट्रॉनिक खोज कर सकते हैं। प्रभावी प्रणाली को लागू करने के लिए अपने इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम को फ़ोल्डर और नामकरण संरचना के साथ चुनें।

सुरक्षा सुविधाओं को लागू करें

अपने इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम में कोई भी दस्तावेज रखने से पहले आपको एक्सेस और सिक्योरिटी मुद्दों को संबोधित करना होगा। दस्तावेज़ में सार्वजनिक जानकारी, आंतरिक व्यापार डेटा, संवेदनशील कंपनी की जानकारी या ग्राहकों और कर्मचारियों की व्यक्तिगत जानकारी हो सकती है। प्रत्येक मामले में, आपको यह तय करना होगा कि किसके पास पहुंच होनी चाहिए और पहुंच को कैसे नियंत्रित किया जाए। अभिगम नियंत्रण के लिए अधिकांश प्रणालियों में एक उपयोगकर्ता नाम / पासवर्ड संयोजन होता है। यदि आपको उच्च स्तर की सुरक्षा की आवश्यकता है, तो आप विशिष्ट फ़ोल्डरों के लिए अतिरिक्त नियंत्रण लागू कर सकते हैं और केवल स्वीकृत उपयोगकर्ताओं को एक अतिरिक्त पासवर्ड के साथ कुछ फ़ाइलों तक पहुंच प्रदान कर सकते हैं।

मौजूदा दस्तावेज़ स्कैन करें

पेपर से इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग में बदलाव के लिए बड़ी संख्या में पेपर दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में परिवर्तित करना शामिल है। बस कम से कम 300 डीपीआई के रिज़ॉल्यूशन पर दस्तावेज़ों को स्कैन करने का मतलब है कि आप कागज़ात में मौजूद कार्यक्षमता को बनाए रखने के लिए दस्तावेज़ों को देख सकते हैं और प्रिंट कर सकते हैं। यदि आप पाठ दस्तावेज़ों की इलेक्ट्रॉनिक खोज क्षमता जैसे अतिरिक्त कार्य चाहते हैं, तो आपको प्रत्येक छवि फ़ाइल पर एक पाठ फ़ाइल संलग्न करनी होगी, या तो छवि को दिखाने या चित्र में दिखाए गए पाठ को देने का विवरण देना होगा। आप छवियों से पाठ फ़ाइलों को बनाने और दोनों को एक साथ सहेजने के लिए ऑप्टिकल चरित्र पहचान सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं।

नए दस्तावेजों के लिए प्रक्रियाओं का विकास करना

इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग में परिवर्तन के बाद, आपकी कंपनी को अब कागज़ के दस्तावेज़ नहीं बनाने चाहिए। आपके नेटवर्क या ऑनलाइन पर होस्ट किए गए डेटाबेस और फॉर्म आंतरिक पेपर फ़ंक्शंस को बदल सकते हैं। आपको ईमेल के माध्यम से वितरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों या अन्य डिजिटल स्रोतों से प्राप्त करने के लिए प्रक्रियाओं की आवश्यकता है। अन्य संगठनों से आने वाले कागज के दस्तावेजों के लिए एक स्कैनिंग और भंडारण प्रक्रिया की आवश्यकता होती है। आपको नियामक या कानूनी उद्देश्यों के लिए कुछ कागजी मूल रखने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन आप उन्हें एक नोट के साथ स्कैन करके बता सकते हैं कि मूल कहाँ जमा हैं।

बैकअप और अवधारण नीतियां बनाएं

आपकी कार्य योजना में एक अंतिम चरण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को रखने और सिस्टम का समर्थन करने के लिए नीतियों को लागू करता है। प्रतिधारण प्रक्रियाओं को लागू करने का सबसे प्रभावी तरीका दस्तावेज़ संग्रहीत होने पर लागू भंडारण की लंबाई के बारे में नियम हैं। यदि आवश्यक हो तो आपको भंडारण समय को संशोधित करने में सक्षम होना चाहिए। बैकअप के लिए, एक स्थानीय, ऑन-साइट लगातार बैकअप के साथ एक ऑफ-साइट दैनिक बैकअप आमतौर पर पर्याप्त होता है।