लेखा प्रणाली और प्रक्रियाएं

यहां तक ​​कि मजबूत बिक्री वाला व्यवसाय संघर्ष कर सकता है या बंद भी कर सकता है यदि इसमें प्रभावी लेखा प्रणाली और कई प्रक्रियाएं नहीं हैं। बजट, लागत नियंत्रण, मूल्य निर्धारण रणनीति, नकदी प्रवाह, कर योजना और ऋण सेवा वित्तीय पहेली के महत्वपूर्ण टुकड़े हैं जिन्हें हर व्यवसाय को हल करना चाहिए। बुनियादी लेखांकन प्रथाओं का उपयोग करके, आप अपने उत्पाद या सेवा से अधिकतम लाभ कमा सकते हैं।

लेखांकन प्रणाली

एक लेखा प्रणाली को विभिन्न एकीकृत रिपोर्ट का उत्पादन करना चाहिए जो आपको रणनीतियों की योजना बनाने, प्रदर्शन को ट्रैक करने और परिणामों का विश्लेषण करने में मदद करता है। एक प्रभावी प्रणाली केवल वार्षिक बजट बनाने, जमा करने और चेक लिखने से अधिक काम करती है। आपका सिस्टम एक मास्टर बजट के साथ शुरू होना चाहिए, जिसमें आपके वार्षिक बजट, अप-टू-डेट बैलेंस शीट, कैश फ्लो स्टेटमेंट और लाभ-हानि विवरण जैसे रिपोर्ट शामिल हैं। सिस्टम में आपके प्रदर्शन की मासिक या त्रैमासिक समीक्षाओं को शामिल किया जाना चाहिए, जिसमें बजट संस्करण विश्लेषण शामिल हैं, और सटीकता बनाए रखने के लिए विभिन्न प्रकार के नियंत्रण हैं।

नियंत्रण

आपकी लेखा प्रणाली को आंतरिक नियंत्रणों और बाहरी ऑडिट का उपयोग करके त्रुटियों और संभावित धोखाधड़ी से आपकी रक्षा करनी चाहिए। आंतरिक नियंत्रण में मासिक बैंक सामंजस्य कथन, चेक साइनर्स को अधिकृत करना, विभागीय व्यय के लिए नीतियां निर्धारित करना और व्यक्तिगत व्यय प्रतिपूर्ति और आपके बैंक के साथ ओवरड्राफ्ट सुरक्षा की व्यवस्था करने जैसी प्रक्रियाएं शामिल हैं। एक बाहरी लेखा परीक्षक एक स्वतंत्र तृतीय पक्ष है जो आपकी पुस्तकों की नियमित अंतराल पर समीक्षा करता है।

कैश फ्लो प्रबंधन

नकदी प्रवाह प्रबंधन के लिए प्रक्रियाओं को स्थापित करके, आप अपने बिलों का भुगतान करने के लिए पर्याप्त पैसा सुनिश्चित कर सकते हैं जब वे देय हों। जब बिल बकाया होते हैं और रसीदें आती हैं, तो बिक्री के मजबूत होने पर भी कारोबारियों को नकदी प्रवाह की समस्या हो सकती है। नकदी प्रवाह प्रबंधन प्रक्रियाओं में नकदी प्रवाह विवरणों के साथ आपकी वित्तीय स्थिति का अनुमान लगाना, उम्र बढ़ने की रिपोर्ट प्राप्त करना, आपकी ऋण उपलब्धता की निगरानी करना और नकदी भंडार बनाए रखना शामिल है। अपने कैश-आउट और कैश-इन टाइमिंग को एक साथ प्राप्त करने के लिए विक्रेताओं और ग्राहकों के साथ अधिक अनुकूल क्रेडिट शर्तों को सम्‍मिलित करें।

ओवरहेड और प्रोडक्शन ब्रेकआउट

एक लेखांकन प्रक्रिया जो आपको मूल्य निर्धारण और लागत-नियंत्रण रणनीतियों को बनाने में मदद करती है, आपके ओवरहेड और उत्पादन लागत को निर्धारित करना और उन संख्याओं को चालू रखना है। ओवरहेड लागत वे हैं जो आपके उत्पाद या सेवा का उत्पादन करने से संबंधित नहीं हैं, जैसे कि बीमा, फोन, किराया और कार्यालय की आपूर्ति। जैसे-जैसे आपका उत्पादन बढ़ता है, आपकी प्रति यूनिट लागत कम हो जाती है, जिससे आपको अधिक सटीकता के साथ कीमतें निर्धारित करने में मदद मिलती है। उत्पादन की आपकी लागत और आप कितना बढ़ाते हैं या उत्पादन घटाते हैं, इस पर निर्भर करता है कि प्रत्येक इकाई बनाने की आपकी लागत बढ़ सकती है या घट सकती है।

क़र्ज़ प्रबंधन

अपने क्रेडिट उपयोग को ट्रैक करने के लिए प्रक्रियाएं निर्धारित करें, खासकर यदि आप अपने व्यवसाय को चलाने के लिए क्रेडिट कार्ड का उपयोग करते हैं। मासिक खर्च के रूप में अपने बजट में क्रेडिट कार्ड और अन्य ऋण ब्याज जोड़ें, भले ही यह प्रत्येक महीने आपकी ऋण राशि में लुढ़का हो। अपने क्रेडिट स्कोर को जानें और अपनी क्रेडिट रिपोर्ट पर नज़र रखें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि उनमें कोई गलत जानकारी नहीं है जो आपकी क्रेडिट रेटिंग या स्कोर को नुकसान पहुंचा सकते हैं। अच्छा क्रेडिट बनाए रखना और ऋण सेवा को प्रबंधित करना ब्याज दरों को कम करने और क्रेडिट तक अपनी पहुंच बनाए रखने में मदद करता है।

अनुपालन

अपने पेरोल करों, श्रमिकों के मुआवजे की आवश्यकताओं, बीमा भुगतान और त्रैमासिक और वार्षिक बिक्री और आयकर दायित्वों को ठीक से संभालने के लिए प्रक्रियाएं निर्धारित करके अपने कानूनी दायित्वों को पूरा करें। एक कर विशेषज्ञ के साथ काम करें यदि आपका एकाउंटेंट मुख्य रूप से एक मुनीम है, तो सुनिश्चित करें कि आप जुर्माना, दंड और दंड के साथ समाप्त नहीं होते हैं।