लेखा देय और संवितरण के लिए लेखा दिशानिर्देश

लेखा प्रणालियों और लेखाकारों को आमतौर पर स्वीकृत लेखांकन सिद्धांतों नामक सिद्धांतों के एक समूह का पालन करना चाहिए, जिसे आमतौर पर GAAP के रूप में जाना जाता है। ये सिद्धांत उस तरह को परिभाषित करते हैं जिस तरह से कुछ लेनदेन कंपनी की वित्तीय रिपोर्टों पर प्रसंस्करण और रिपोर्टिंग से गुजरते हैं। इन सिद्धांतों के अलावा, लेखा विभाग नीतियों और प्रक्रियाओं को निर्धारित करता है, जो सभी लेखांकन लेनदेन को संभालने के लिए दिशानिर्देशों की रूपरेखा तैयार करता है, जिसमें पेरोल के बाहर संवितरण के प्रभारी देय विभाग शामिल हैं। हालाँकि, कंपनियों द्वारा किए गए वास्तविक चरणों में भिन्न हो सकते हैं, अधिकांश आम दिशानिर्देशों के मूल सेट का पालन करते हैं।

वेंडर की योग्यता

किसी कंपनी को सेवाएं प्रदान करने वाले विक्रेता आमतौर पर एक योग्यता प्रक्रिया से गुजरते हैं जिसमें कंपनी के साथ काम करने की मंजूरी शामिल होती है। इस प्रक्रिया के लिए एक महत्वपूर्ण घटक में आंतरिक राजस्व सेवा के फॉर्म W-9 को प्रस्तुत करने वाले विक्रेता शामिल हैं। यह फॉर्म वेंडर के सही बिलिंग नाम, कंपनी की स्थिति, पते की पहचान करता है और वर्ष के अंत में फॉर्म 1099 रिपोर्टिंग में उपयोग किए गए खातों के लिए सामाजिक सुरक्षा नंबर, नियोक्ता पहचान संख्या या करदाता पहचान संख्या प्रदान करता है।

कर्मचारी व्यय प्रतिपूर्ति

कर्मचारियों को अपने खर्चों के लिए प्रतिपूर्ति प्राप्त करने के लिए प्रक्रियाओं का एक सख्त सेट का पालन करना चाहिए। इसमें प्रतिपूर्ति के लिए माइलेज लॉग शामिल हैं, लेखा विभाग द्वारा आपूर्ति की गई आंतरिक व्यय रिपोर्ट, अधिकृत खरीद के लिए रसीदें और प्रतिपूर्ति के लिए अनुमोदन का संकेत देने वाले कर्मचारी के पर्यवेक्षक के हस्ताक्षर शामिल हैं। देय खाते यह सुनिश्चित करते हैं कि भुगतान के लिए इन व्यय प्रतिपूर्ति को कोड करने से पहले सभी आवश्यकताओं को पूरा किया जाए।

व्यय कोडिंग

देय विभाग के माध्यम से किए गए भुगतान के सभी चालान और अनुरोधों में दस्तावेज़ के साथ जुड़े उचित व्यय कोडिंग होनी चाहिए। कुछ कंपनियां केवल उस दस्तावेज़ पर मुहर लगाती हैं जो व्यय कोड जोड़ने के लिए फ़ील्ड को सूचीबद्ध करती है, जबकि अन्य भुगतान के लिए आइटम से जुड़े एक अलग रूप का उपयोग करते हैं। भुगतान करने वाले व्यक्ति या उपयुक्त लेखाकार भुगतान के लिए आइटम की समीक्षा करता है, यह सुनिश्चित करता है कि दस्तावेज़ भुगतान योग्यता को पूरा करते हैं और दस्तावेज़ को उचित खातों में कोडित करने के लिए फ़ॉर्म का उपयोग करते हैं। इसमें भुगतान के लिए आइटम को अनुमोदित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर या प्रारंभिक भी शामिल हैं लेखा विभाग के भुगतान की मंजूरी।

डाटा प्रविष्टि

खातों में देय व्यक्ति लेखा प्रणाली के देय मॉड्यूल में खातों में भुगतान के लिए आइटम दर्ज करता है। कभी-कभी देय खातों को बैचों में जमा करना होगा और कंपनी की आंतरिक प्रक्रियाओं के आधार पर, निर्धारित बैच संख्या के साथ बैच के लिए दर्ज किए गए कुल के लिए खाता होना चाहिए। वह एक अलग लॉग में बैच डेटा में प्रवेश करती है और वाउचर पर या उचित फ़ील्ड में आइटम को आरंभिक भुगतान के साथ भुगतान के लिए सिस्टम में दर्ज किया जाता है। प्रविष्टि के बाद, आइटम भुगतान के लिए शर्तों के अनुसार एक सस्पेंस फ़ाइल में दर्ज किए जाते हैं।

उत्पादन की जाँच करें

भुगतान की आवश्यकता वाली वस्तुओं के लिए लेखा प्रबंधक द्वारा समीक्षा की गई और अनुमोदित एक रिपोर्ट बनाने के बाद, देय खातों पर क्लर्क प्रिंट करता है। इनवॉइस मुद्रित चेक से मेल खाते हैं, एक पेपर क्लिप के साथ बैकअप के रूप में संलग्न है और अंतिम समीक्षा और अनुमोदन के लिए लेखा प्रबंधक को प्रदान किया गया है। लेखा प्रबंधक संलग्न प्रलेखन के खिलाफ चेक की तुलना यह सुनिश्चित करने के लिए करता है कि सब कुछ सहमत है, फिर उसे अनुमोदन के प्रारंभिक चरण में जोड़ता है। हल किए जाने तक संदिग्ध आइटम वापस लात मारी जाती हैं। स्वीकृत आइटम चेक हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत व्यक्ति को भेजे जाते हैं।