पेपरलेस कंपनी के लिए 7 कदम

पेपरलेस कंपनी में, आप पॉटेड प्लांट्स और खाली जगह के साथ कैबिन फाइलिंग और मृत पेड़ों के ढेर को बदल सकते हैं। मौजूदा फ़ाइलों को इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में परिवर्तित करने से उन्हें स्टोर करना, साझा करना और खोजना आसान हो जाता है। सही इलेक्ट्रॉनिक बैकअप सिस्टम के साथ, कागज रहित कार्यालय भी खोई या क्षतिग्रस्त फ़ाइलों से सुरक्षित है।

कर्मचारी खरीदें-इन करें

यदि आपके कर्मचारी पेपरलेस कार्यालय में स्विच करने में संकोच या प्रतिरोध करते हैं, तो आप कभी भी स्विच को सफलतापूर्वक नहीं करेंगे। अपने वर्तमान वर्कफ़्लोज़ के बारे में पेपरलेस विकल्प के बारे में अधिक से अधिक कर्मचारियों के साथ जल्दी और अक्सर चर्चा शुरू करें। उन स्टाफ सदस्यों को पहचानें जो पेपरलेस में स्विच करने में सबसे अधिक रुचि रखते हैं, और उन्हें व्यवसाय के वर्गों को परिवर्तित करने के लिए पायलट परियोजनाओं में शामिल करते हैं। उदाहरण के लिए, एक रिसेप्शनिस्ट उन्हें लिखने के बजाय वॉयस मैसेज ईमेल करने की आदत डाल सकता है।

पेयर डाउन फाइलें

कागजी कार्रवाई को स्कैन करने और परिवर्तित करने में कोई मतलब नहीं है कि आपको वास्तव में पहली जगह की आवश्यकता नहीं है। मौजूदा फ़ाइल अलमारियाँ या कागज के ढेर को छाँटकर और पुरानी सामग्री, जैसे पुराने मेमो या एक्सपायर्ड मैनुअल को हटाकर शुरू करें, जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है। अपने वकील और एकाउंटेंट से यह जानने के लिए परामर्श करें कि आपके पास कितने साल की रसीदें और व्यवसाय रिकॉर्ड होना चाहिए।

स्कैन और ओसीआर मौजूदा दस्तावेज

ओसीआर सॉफ्टवेयर के साथ आने वाले स्कैनर को खरीदें, जो दस्तावेजों को खोजे जाने योग्य पीडीएफ या वर्ड फाइलों में स्वचालित रूप से स्कैन करता है। एक डबल-साइडेड, उच्च-वॉल्यूम स्कैनर जो कई पेपर आकारों को स्वीकार करता है, रसीदों से लेकर कानूनी-आकार की शीट तक, अधिकांश कार्यस्थलों की आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए। उन कार्यालयों के लिए जो नियमित रूप से दस्तावेजों की बड़ी मात्रा को स्कैन करने से बच नहीं सकते हैं, प्रत्येक कर्मचारी को एक बड़ी मशीन पर लाइनों को खत्म करने के लिए एक डेस्कटॉप स्कैनर देने पर विचार करें।

पेपरलेस बिलिंग के लिए साइन अप करें

ज्यादातर कंपनियां पेपरलेस बिलिंग विकल्प प्रदान करती हैं, जिसमें वे मेल करने के बजाय चालान और रसीदें ईमेल करती हैं। यह न केवल आपके पेपर लोड पर कटौती करेगा, बल्कि कुछ खुदरा विक्रेता भी यदि आप पेपर मेल बंद करते हैं तो छूट या बोनस प्रदान करते हैं। सुनिश्चित करें कि निर्दिष्ट प्राप्तकर्ता भविष्य के उपयोग को सुनिश्चित करने के लिए इन रिकॉर्डों को अपने व्यक्तिगत ईमेल खाते में नहीं, बल्कि एक केंद्रीय स्थान पर सहेजता है।

इलेक्ट्रॉनिक फैक्स पर स्विच करें

ऑनलाइन सेवाएं जैसे कि eFax और फ़ैक्सज़ेरो, एक स्कैनर के साथ मिलकर पारंपरिक फ़ैक्स मशीन को पूरी तरह से बदल सकती है। अपनी इलेक्ट्रॉनिक फ़ैक्स मशीन को बाहर निकालें और आने वाले फ़ैक्स को ईमेल किए गए पीडीएफ के रूप में प्राप्त करें। स्कैन या कंप्यूटर से जेनरेट की गई पीडीएफ फाइल अपलोड करके फैक्स भेजें। ये सेवाएँ आपके लिए एक कवर शीट भी स्वतः उत्पन्न कर सकती हैं।

बचे हुए दस्तावेज

कचरा बिन में ग्राहक और कर रिकॉर्ड के वर्षों के टॉस को वापस चोर या नक्सली प्रतियोगी को एक अप्रत्याशित उपहार हो सकता है। सुनिश्चित करें कि स्कैन किए गए दस्तावेज़ों का निपटान करते समय आप सावधानी बरतें, जैसे कि संवेदनशील रिकॉर्ड को नष्ट करने के लिए एक श्रेडिंग कंपनी को काम पर रखना।

बैक अप योर इलेक्ट्रॉनिक फाइल्स

यदि आप अपनी फ़ाइलों का बैकअप नहीं लेते हैं, तो एक एकल विफल हार्ड ड्राइव या पावर सर्ज आपके पूरे व्यवसाय के इतिहास को मिटा सकता है। एक साझा सर्वर जैसे एक केंद्रीय फ़ाइल रिपॉजिटरी सेट करें, और इसकी सामग्री को नियमित रूप से एक बाहरी, ऑफ-साइट सर्वर पर वापस करें। भौगोलिक रूप से वितरित बैकअप योजना आपको हार्ड-ड्राइव विफलता के साथ-साथ भूकंप या आग जैसे स्थान-आधारित खतरों से बचाती है।