5 व्यावसायिक दस्तावेजों के प्रकार

एक कंपनी संचार, लेनदेन व्यवसाय और उसकी उत्पादकता का विश्लेषण करने के लिए दस्तावेजों का उपयोग करती है। व्यावसायिक दस्तावेज़ संक्षिप्त ईमेल संदेशों से लेकर जटिल कानूनी समझौतों तक होते हैं। कुछ दस्तावेज कर्मचारियों और व्यापार मालिकों द्वारा तैयार किए जाते हैं, जबकि अन्य को कंपनी के बाहर के पेशेवरों द्वारा तैयार किया जाता है, जैसे एकाउंटेंट और वकील। चूंकि दस्तावेज़ किसी संगठन के व्यवहार का प्रमाण प्रदान करते हैं और आने वाले वर्षों के लिए संदर्भित किया जा सकता है, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि उन्हें अच्छी तरह से लिखा जाए।

ईमेल और ज्ञापन

सहकर्मी आम तौर पर एक दूसरे को जानकारी देने के लिए ईमेल का उपयोग करते हैं। ईमेल प्रचलित होने से पहले, इंट्रामॉफिस संदेशों के लिए ज्ञापनों का उपयोग किया जाता था। मेमो का उपयोग अभी भी उन स्थितियों में किया जाता है जहां एक संदेश एक विशिष्ट फ़ाइल के साथ और उन मामलों में होता है, जिन्हें ईमेल से अधिक गोपनीयता की आवश्यकता होती है।

एक ज्ञापन और ईमेल दोनों प्रेषक और प्राप्तकर्ता की पहचान करते हैं और इसमें एक विषय पंक्ति होती है। पाठ को एक या अधिक अनुच्छेदों में स्वरूपित किया गया है।

बाहर संचार के लिए व्यावसायिक पत्र

व्यावसायिक पत्रों का उपयोग कार्यालय के बाहर के व्यक्तियों के साथ संवाद करने के लिए किया जाता है। प्राप्तकर्ता में ग्राहक, अन्य व्यवसायों में सहयोगी, सेवा प्रदाता, व्यवसाय की सलाह देने वाले पेशेवर, सरकारी अधिकारी और नौकरी आवेदक शामिल हो सकते हैं। एक व्यावसायिक पत्र को आमतौर पर ब्लॉक शैली में स्वरूपित किया जाता है, जिसमें लेटरहेड को छोड़कर पत्र के सभी तत्व बाएं मार्जिन के साथ संरेखित होते हैं।

इसे ईमेल या डाक द्वारा पहुंचाया जा सकता है। यदि कोई पत्र ईमेल के पाठ में भेजा जाता है, तो प्रेषक में उसका नाम, नौकरी का शीर्षक और ईमेल के नीचे संपर्क जानकारी शामिल होती है।

व्यापार सूचना के लिए सूचनाएँ

व्यावसायिक रिपोर्ट एक प्रारूप में जानकारी देती है जो अधिक औपचारिक होती है और आमतौर पर एक पत्र से अधिक लंबी होती है। रिपोर्ट विभिन्न प्रकार के विषयों को कवर करती है, जैसे कि सुरक्षा अनुपालन, बिक्री के आंकड़े, वित्तीय डेटा, व्यवहार्यता अध्ययन और विपणन योजना। इनमें आंकड़े, चार्ट, ग्राफ, चित्र, केस स्टडी और सर्वेक्षण परिणाम शामिल हो सकते हैं। निवेशकों के लाभ के लिए कुछ रिपोर्ट प्रकाशित की जाती हैं। यदि एक रिपोर्ट आवधिक है, जैसे कि मासिक बिक्री रिपोर्ट, एक टेम्पलेट का उपयोग सुविधा के लिए किया जाता है और पिछली रिपोर्टों के साथ तुलना करने में सक्षम होता है।

ग्राहकों के साथ व्यापार का संचालन करने के लिए लेनदेन संबंधी दस्तावेज

एक कंपनी अपने ग्राहकों के साथ कारोबार करने के लिए दस्तावेजों का उपयोग करती है। समय बचाने के लिए, इन दस्तावेजों को फॉर्म के रूप में स्वरूपित किया जा सकता है, जैसे कि ऑर्डर फॉर्म, ट्रांसमिटल पेज, चालान या रसीद। किसी व्यवसाय की प्रकृति द्वारा उपयोग किए जाने वाले लेन-देन संबंधी दस्तावेजों के प्रकार कुछ भिन्न होते हैं। एक बीमा एजेंट, उदाहरण के लिए, बीमा अनुप्रयोगों और नीतियों को उत्पन्न करता है, जबकि एक ऋणदाता ऋण अनुप्रयोगों और बंधक दस्तावेजों का उपयोग करता है।

कुछ क्षेत्रों में, व्यवसाय दूसरों के साथ समझौतों और अनुबंधों में प्रवेश करते हैं; इन दस्तावेजों को कंपनी के वकील द्वारा ड्राफ्ट किया जा सकता है।

व्यवसाय को प्रबंधित करने के लिए वित्तीय दस्तावेज

एक व्यवसाय अपने बजट के भीतर रहने, बजट प्रस्ताव तैयार करने और कर रिटर्न फाइल करने के लिए वित्तीय दस्तावेजों का उपयोग करता है। इन दस्तावेजों में रसीद रिकॉर्ड, पेरोल रिपोर्ट, पेड बिल, बैंक स्टेटमेंट, आय स्टेटमेंट, बैलेंस शीट और टैक्स रिपोर्टिंग फॉर्म शामिल हैं। ये दस्तावेज़ कंपनी के एकाउंटेंट द्वारा तैयार किए जा सकते हैं।

एक व्यवसाय स्वामी कंपनी की वित्तीय सफलता का निर्धारण करने और अनुत्पादक क्षेत्रों की पहचान करने के लिए इन दस्तावेजों का उपयोग करता है। एक विभाग प्रमुख एक बजट प्रस्ताव तैयार करने के लिए वित्तीय दस्तावेजों का उपयोग कर सकता है।

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