परियोजना प्रबंधन में एक परियोजना संचार योजना में 5 कदम

परियोजना संचार परियोजना प्रबंधक से सभी टीम के सदस्यों द्वारा समन्वित प्रयास है, जो समग्र संदेश के लिए जिम्मेदार है और यह कैसे वितरित किया जाता है, व्यक्तिगत टीम के सदस्यों के लिए जो प्रक्रिया में योगदान करते हैं। प्रोजेक्ट संचार योजना के बुनियादी सवालों का पालन करता है कि कौन जानकारी प्राप्त करेगा, किस सूचना को संप्रेषित करने की आवश्यकता है, कैसे सूचना प्रसारित की जाएगी और कितनी बार, और आखिरकार परियोजना टीम पर कौन जानकारी देने के लिए जिम्मेदार होगा।

दर्शक

प्रोजेक्ट टीम को उन सभी दर्शकों की पहचान करनी होगी जो संचार प्राप्त करेंगे। एक बड़ी कंपनी में, तकनीकी और विकास टीमों को दी जाने वाली सूचना प्रौद्योगिकी परियोजना संचार व्यापक रूप से वरिष्ठ प्रबंधन, मध्य प्रबंधन या प्रशासनिक कर्मचारियों को प्रदान की गई जानकारी से भिन्न होगी। एक बड़े संगठन के भीतर विभिन्न श्रोताओं के अन्य उदाहरणों को अंत उपयोगकर्ता परीक्षण का संचालन करने के लिए या अंत उपयोगकर्ता प्रलेखन लिखने के लिए नियुक्त किया जाएगा।

सूचना की जरूरत है

क्या संचार केवल तकनीकी या कार्यात्मक टीमों को वितरित किए जाते हैं, या व्यापक दर्शकों को संबोधित करते हैं, वितरित किए गए प्रत्येक संदेश को एक विशिष्ट लक्षित दर्शकों के लिए तैयार किया जाना चाहिए। यदि विभिन्न आवश्यकताओं के साथ कई अलग-अलग ऑडियंस मौजूद हैं, तो इच्छित प्राप्तकर्ता के लिए प्रत्येक संदेश की सामग्री भी भिन्न होनी चाहिए। सूचना प्रौद्योगिकी में एक उदाहरण तकनीकी विशिष्टताओं का संचार होगा जो डेवलपर्स को दिया जाएगा। यह वही जानकारी सभी अंत उपयोगकर्ता सिस्टम परीक्षकों को नहीं दी जाएगी, जो केवल दस्तावेज के लिए जिम्मेदार हैं।

मीडिया

यद्यपि इलेक्ट्रॉनिक संचार जैसे ईमेल संचार के सबसे कुशल साधन हो सकते हैं, यह हमेशा परियोजना की जानकारी के संचार में या प्रशिक्षण देने के लिए सबसे प्रभावी नहीं होता है। प्रोजेक्ट टीम को समाचार पत्र, वीडियो फीड या वेबिनार पर भी विचार करना चाहिए। समूह प्रस्तुतियाँ और प्रश्न और उत्तर सत्र के लिए प्रदान करने के लिए टाउन हॉल बैठकें भी परियोजना के लक्ष्यों, उपयोगकर्ता प्रशिक्षण या परियोजना के परिणाम संवाद करने के लिए प्रदान की जा सकती हैं।

समय

किसी भी परियोजना के लिए संचार योजना चरणों में शुरू होना चाहिए। यद्यपि, संचार के प्रारंभिक चरण किसी परियोजना के अंत के करीब के रूप में मजबूत नहीं होंगे, लेकिन किसी भी बुनियादी ढांचे या प्रक्रिया में नियोजित परिवर्तनों को प्रसारित करने का प्रारंभिक चरण सभी पक्षों से खरीद-प्राप्त करने के लिए महत्वपूर्ण है। संगठन के वरिष्ठ प्रबंधन के साथ समन्वय में सूचना प्रवाह को परियोजना टीम द्वारा नियंत्रित किया जाना चाहिए। यह समन्वय इस बात को परिभाषित करने के लिए है कि परियोजना प्रगति के दौरान विभिन्न बिंदुओं पर किस जानकारी को वितरित किया जाना है।

जिम्मेदारियों

परियोजना टीम सभी परियोजना संचार के लिए जिम्मेदार हो सकती है, या सहायता प्रदान करने के लिए एक कॉर्पोरेट संचार इकाई को बुलाया जा सकता है। हालाँकि संचार को नियंत्रित किया जाता है, विशिष्ट संचार कार्यों को एक परियोजना के नियोजन चरण में शुरू किया जाना चाहिए। हालांकि परियोजना के जीवन के दौरान भूमिकाएं बदल सकती हैं, संचार कर्तव्यों को सौंपने की योजना पहले से तैयार की जानी चाहिए।