कार्यस्थल में संचार प्रक्रिया के 5 चरण

एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आप शायद अपने कर्मचारियों, ग्राहकों, संभावित ग्राहकों, विक्रेताओं, के साथ-साथ कौन-कौन-कौन-से-दूसरे से संपर्क कर रहे हैं - संचार के हर दिन का बेहतर हिस्सा खर्च करने जा रहे हैं। तो, यह संचार प्रक्रिया में पाँच चरणों के बारे में अपनी स्मृति को ताज़ा करने के लिए एक स्मार्ट विचार की तरह लगता है, ताकि आप अपने कौशल को तेज कर सकें। इलेक्ट्रिकल इंजीनियर क्लाउड एलवुड शैनन ने 1948 में एक गणित पत्रिका में सभी संचार मॉडल की "मां" के रूप में जाना जाता है। उनके विचारों को कुछ समकालीन चुनौतियों के साथ मिश्रित किया गया था, जो कि छोटे व्यवसाय के मालिक अक्सर कार्यस्थल में सामना करते हैं।

एक आइडिया तैयार करें

कई व्यवसाय मालिकों के लिए, एक संदेश के लिए एक विचार तैयार करना पांच चरण की प्रक्रिया में सबसे आसान कदम है, क्योंकि एक प्रेरणा है। संदेश अक्सर "अच्छी खबर" श्रेणी (" मैं तुम्हें एक पदोन्नति दे रहा हूँ! ") या नहीं-तो-अच्छी समाचार श्रेणी ("आपका वह दुर्भावनापूर्ण ग्राहक एक और शिकायत दर्ज कराई है " के अंतर्गत आता है।

छोटे व्यवसाय के मालिक के लिए चुनौती: एक बार जब आप किसी का ध्यान आकर्षित करते हैं, तो यह मेज पर अन्य मामलों को लाने के लिए भी लुभावना हो सकता है। लेकिन अपने संदेश को पतला या भ्रमित करने का जोखिम न लें; एक विषय के साथ रहो और अकेले उस पर ध्यान केंद्रित रखें।

संदेश को एनकोड और डेवलप करें

"एन्कोडिंग" एक संदेश में संदेश को परिवर्तित करने या अनुवाद करने का एक और तरीका है। अगर आपने कभी सोचा है, “मुझे पता है कि मैं क्या कहना चाहता हूं; मुझे नहीं पता कि यह कैसे कहना है, ”तो आप शायद एन्कोडिंग कदम पर फंस गए हैं। यह कई छोटे व्यवसाय मालिकों की तुलना में पेचीदा हो सकता है।

छोटे व्यवसाय के मालिक के लिए चुनौती: इस महत्वपूर्ण कदम के साथ अपना समय ले लो और, जैसे लेखक अक्सर करते हैं, किसी न किसी पैच के माध्यम से अपना रास्ता "बात" करते हैं। स्पष्ट, सीधे शब्दों और शब्दों का चयन करते हुए, अपने शब्दों को ध्यान से चुनें। Eschew बयानबाजी सवाल, जो आपके संदेश के प्राप्तकर्ता को भ्रमित कर सकता है।

संदेश यात्रा एक माध्यम से अधिक है

सबसे पहले, आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि आपके भेजने से पहले कौन सा माध्यम आपके संदेश के लिए सबसे उपयुक्त है। अधिकांश संचार दृश्य या श्रवण मीडिया पर होता है। आमने-सामने की बैठक को दोनों का एक संयोजन मानें, जो आपके उद्देश्यों के लिए आदर्श हो सकता है, क्योंकि आप अपने शब्दों को अशाब्दिक संकेतों से जोड़ सकते हैं।

व्यवसाय के स्वामी के लिए चुनौती: उस वातावरण पर विचार करें जिसमें माध्यम निवास करता है। यह आपके संदेश के सटीक डिकोडिंग में हस्तक्षेप कर सकता है। यदि, उदाहरण के लिए, एक वातावरण अत्यधिक गर्म, शोर या अन्यथा विचलित करने वाला है, तो अपनी पसंद पर पुनर्विचार करें।

प्राप्तकर्ता प्राप्तकर्ता और संदेश संदेश

इसमें कोई संदेह नहीं है कि यह संचार प्रक्रिया में सबसे अनिश्चित कदम हो सकता है। और यदि आप किसी कर्मचारी या ग्राहक के साथ आमने-सामने की बैठक का चयन कर रहे हैं, तो आपको इस तथ्य का एहसास होने की संभावना है कि दूसरा आप प्राप्तकर्ता के चेहरे पर भ्रम की स्थिति देखते हैं।

छोटे व्यवसाय के स्वामी के लिए चुनौती: ध्यान रखें कि वह कहां है: अपने संदेश के प्राप्तकर्ता की व्याख्या पर। (सीधे शब्दों में कहें, तो आपकी बारी थी; अब यह उसका है।) वह प्रश्न पूछ सकता है क्योंकि वह संदेश की व्याख्या, विश्लेषण और समझने की कोशिश करता है, लेकिन हमेशा नहीं। ऐसा करने के लिए उसे थोड़ा समय दें।

प्राप्तकर्ता की प्रतिक्रिया प्रक्रिया का निष्कर्ष निकालती है

पांच-चरण संचार प्रक्रिया के लिए प्रतिक्रिया महत्वपूर्ण है क्योंकि यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि एक संदेश ठीक से समझा गया था। आमने-सामने की लड़ाई में, प्रतिक्रिया तुरंत प्रदान की जा सकती है, जो एक लाभ प्रदान करती है। एक लिखित संचार और प्रतिक्रिया (जैसे कि एक ईमेल में) छोटे व्यवसाय के मालिकों द्वारा पसंद की जा सकती है, जो समय के प्रेस को प्रसन्न करते हैं। लेकिन देरी और गलत शब्दों और जोर देने की क्षमता के बीच, यह एक व्यवसाय के मालिक के सर्वोत्तम इरादों को कम कर सकता है।

छोटे व्यवसाय के मालिक के लिए चुनौती: भले ही आपका प्राप्तकर्ता समझौते में सिर हिला रहा हो - हमेशा एक अच्छा संकेत - उसे अपने लाभ के लिए इसे फिर से लागू करने के लिए कहने का अतिरिक्त कदम उठाएं। यह एक सक्रिय श्रवण कौशल है, जिसे टाल दिया जाता है, क्योंकि यह संचार टूटने को कम कर सकता है। यह क्लाउड एलवुड शैनन द्वारा तैयार नहीं किया गया था, लेकिन यह संभावना है कि उन्होंने इसकी सीधी शैली को मंजूरी दी होगी। वह जानता था, किसी के साथ-साथ, संचार की "सरल" दो-तरफ़ा गतिविधि में कितनी बाधाएँ आ सकती हैं।