5 पेरोल सूचना की सुरक्षा सुनिश्चित करने की प्रक्रिया

संवेदनशील कर्मचारी जानकारी से जुड़े पेरोल विभाग के महत्वपूर्ण कार्य का अर्थ है कि सुरक्षा एक महत्वपूर्ण चिंता है। सूचना का प्रकार और जिस तरीके से इसे संग्रहीत किया जाता है वह आपके कर्मचारियों की वित्तीय जानकारी, कानूनी मुद्दों और व्यक्तिगत जानकारी को संरक्षित रखने में एक भूमिका निभाता है।

सुरक्षित भौतिक वातावरण

पेरोल विभाग का भौतिक लेआउट सूचना की सुरक्षा को प्रभावित करता है। दस्तावेजों की कोई भी भौतिक प्रतियां जिसमें व्यक्तिगत जानकारी होती है, उसे हर समय लॉक करने की आवश्यकता होती है। ताले के साथ फाइलिंग अलमारियाँ इस उद्देश्य के लिए अच्छी तरह से काम करती हैं। स्थिति डेस्क तो कंप्यूटर स्क्रीन दरवाजे से या पास चलने वालों द्वारा दिखाई नहीं दे रहे हैं। केवल पेरोल कर्मचारियों और अधिकृत प्रबंधन तक पहुंच के साथ पेरोल कार्यालय के दरवाजे बंद रखें। यदि किसी भी दस्तावेज को ऑफसाइट किया जाता है, तो एक स्थान चुनें जो आपको केवल अधिकृत कर्मियों द्वारा एक्सेस के साथ दस्तावेजों को लॉक रखने की अनुमति देता है।

पहुंच सीमित करें

भौतिक सावधानियों के अलावा, एक कंपनी को पेरोल जानकारी तक पहुंच के लिए दिशानिर्देश स्थापित करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत कर्मचारी आमतौर पर अपने स्वयं के रिकॉर्ड तक पहुंचने में सक्षम होते हैं, लेकिन अन्य कर्मचारियों को सहकर्मियों की जानकारी तक पहुंच नहीं होनी चाहिए। निर्धारित करें कि किसके पास प्रत्येक कर्मचारी के रिकॉर्ड तक पहुंच है और कैसे पहुंच को नियंत्रित किया जाता है। कर्मचारी को उसे पुनः प्राप्त करने की अनुमति देने के बजाय विशिष्ट जानकारी लाएं। कर्मचारी पेरोल विभाग में है, जबकि पर्यवेक्षण भी सुरक्षा बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण है।

इलेक्ट्रॉनिक सुरक्षा स्थापित करें

चूंकि पेरोल का अधिकांश हिस्सा इलेक्ट्रॉनिक रूप से संभाला जाता है, इसलिए सॉफ्टवेयर का चुनाव और कंपनी की इलेक्ट्रॉनिक सुरक्षा आवश्यक है। आपकी कंपनी को आपके कंप्यूटर सिस्टम और डेटाबेस की सुरक्षा के लिए फ़ायरवॉल की आवश्यकता है। सभी कंप्यूटर स्टेशनों पर पासवर्ड सुरक्षा आगे इलेक्ट्रॉनिक सुरक्षा प्रदान करता है। सूचना प्रौद्योगिकी विभाग के साथ या अपनी सुरक्षा को उन्नत करने के लिए एक स्वतंत्र सलाहकार के साथ काम करें, और सिस्टम को ठीक से काम करने के लिए नियमित जांच करें।

बाहरी अनुरोधों को मानकीकृत करें

पेरोल जानकारी के लिए बाहरी पूछताछ आपको संभावित उल्लंघन के लिए खुला छोड़ देती है। जबकि लेनदार, बंधक कंपनियां और वित्तीय हित वाली अन्य संस्थाएं आपसे संपर्क कर सकती हैं, यह सत्यापित करने का कोई तरीका नहीं है कि वास्तव में लाइन के दूसरे छोर पर कौन है। आपको एक कर्मचारी के लिए आय या लेनदारों से सत्यापित करने के लिए कॉल प्राप्त हो सकती है, जो मजदूरी जमा करना चाहते हैं। लिखित रूप में इस जानकारी के बारे में पूछताछ के लिए एक मानक प्रणाली बनाएं। एक गार्निशमेंट के मामले में, उचित कानूनी चैनलों का पालन करने की आवश्यकता है। कर्मचारियों के बारे में किसी भी व्यक्तिगत जानकारी को जारी करने के लिए उचित प्रक्रियाओं पर सभी पेरोल कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें।

उचित तरीके से निपटना

दस्तावेजों की एक छोटी राशि और हाथ पर जानकारी का मतलब सुरक्षा उल्लंघन के लिए कम संभावना है। जब भी संभव हो, कर या ऑडिटिंग कारणों के लिए आवश्यक वस्तुओं की संख्या को सीमित करें। जब आप दस्तावेजों से छुटकारा पा लेते हैं, तो उचित निपटान आवश्यक है। संवेदनशील दस्तावेजों को संभालने के लिए दिशा-निर्देश स्थापित करें, जिसमें सामग्री की सुरक्षित कतरन शामिल होनी चाहिए।