व्यापार संचार के 5 विभिन्न स्वरूप

व्यवसाय आमतौर पर संदेश संप्रेषित करते समय व्यापक दर्शकों तक पहुँचने के लिए कई संचार स्वरूपों का उपयोग करते हैं। प्रत्येक संचार प्रारूप वितरित किए जा रहे संदेश और संदेश प्राप्त करने वाले व्यक्तियों के आधार पर लाभ या हानि प्रदान करता है। इसके अलावा, विभिन्न संचार स्वरूपों में दूसरों की तुलना में अधिक खर्च हो सकता है। कई छोटे व्यवसाय व्यावसायिक संचार की लागत में रुचि रखते हैं क्योंकि उनके पास प्रशासनिक सेवाओं के लिए बड़ी मात्रा में पूंजी नहीं हो सकती है। व्यवसायों को अपने संदेश को ध्यान से दर्जी करना चाहिए ताकि कम से कम भ्रम की स्थिति उत्पन्न होती है जब व्यक्ति संदेश प्राप्त करते हैं और इसके अर्थ की व्याख्या करते हैं।

पत्र और मेमो

पत्र और मेमो सबसे पारंपरिक लिखित व्यापार संचार हैं। आमतौर पर पत्रों का उपयोग आधिकारिक व्यवसाय की जानकारी को अन्य व्यवसायों के लिए, व्यक्तियों को या बाहरी व्यापार हितधारकों को प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है। संगठन व्यावसायिक अनुबंधों को संप्रेषित करने या व्यावसायिक वातावरण में अन्य कंपनियों के साथ व्यावसायिक संबंध बनाने के लिए पत्रों का उपयोग भी कर सकते हैं।

मेमो आमतौर पर एक आंतरिक लिखित संचार प्रारूप होता है जिसका उपयोग प्रबंधकों और कर्मचारियों को जानकारी देने के लिए किया जाता है। कंपनियां आज के कारोबारी माहौल में कम मेमो का उपयोग कर सकती हैं, विशेष रूप से व्यावसायिक ईमेल के उपयोग में वृद्धि को देखते हुए।

बैठक

बैठकें संगठनों को एक निजी प्रारूप का उपयोग करके जानकारी देने का एक तरीका प्रदान करती हैं। मीटिंग में प्रबंधक, कर्मचारी या ग्राहक शामिल हो सकते हैं। व्यवसाय यह सुनिश्चित करने के लिए बैठकों का उपयोग करते हैं कि संदेश में बहुत कम या कोई भ्रम नहीं है; वे स्पीकर को सुनने वाले व्यक्तियों को प्रश्न पूछने या प्रतिक्रिया प्रदान करने का अवसर देते हैं। इस संचार प्रारूप का उपयोग व्यापार मालिकों, निदेशकों या प्रबंधकों के लिए अधिक किया जा सकता है, जो अक्सर निर्णय लेने से पहले प्रमुख व्यावसायिक विचारों पर चर्चा करने के लिए मिलते हैं। छोटे व्यवसाय मीटिंग का उपयोग नहीं कर सकते हैं यदि उनके पास बहुत कम या कोई कर्मचारी नहीं है।

ईमेल

ईमेल लिखित संचार का एक इलेक्ट्रॉनिक रूप है। यह संचार प्रारूप अधिक लोकप्रिय हो गया है क्योंकि संगठन अपने व्यावसायिक कार्यों में व्यक्तिगत कंप्यूटरों का उपयोग बढ़ाते हैं। ईमेल व्यवसाय को संगठन के अंदर या बाहर के लोगों को संदेश भेजने या जानकारी हस्तांतरित करने के लिए एक निकट-तत्काल प्रारूप प्रदान करता है। जबकि ईमेल के माध्यम से व्यावसायिक संचार को अपने शुरुआती दिनों में कम औपचारिक के रूप में देखा गया था, कई कंपनियों ने व्यावसायिक संचार के लिए व्यावसायिक स्तर पर व्यावसायिकता के लिए औपचारिक ईमेल प्रारूप विकसित किए हैं। छोटे व्यवसाय आमतौर पर ईमेल संचार का उपयोग करते हैं क्योंकि यह आंतरिक और बाहरी व्यापार हितधारकों से संपर्क करने का एक सस्ता विकल्प है।

सामाजिक मीडिया

सोशल मीडिया वेबसाइटों और नेटवर्क ने अपेक्षाकृत नए व्यावसायिक संचार प्रारूप को प्रस्तुत किया है। सोशल मीडिया नेटवर्क संगठनों को वेबसाइट या फैन पेज बनाने और ग्राहकों के निम्नलिखित को विकसित करने की अनुमति देता है। व्यवसाय इन नेटवर्क के माध्यम से महत्वपूर्ण कंपनी की जानकारी देने में सक्षम हो सकते हैं, व्यक्तियों को कूपन और उत्पादों के लिए अन्य छूट प्रदान कर सकते हैं या आर्थिक बाजार में विभिन्न लक्षित बाजारों या जनसांख्यिकीय समूहों तक पहुंचने के लिए उपयोग कर सकते हैं। जबकि छोटे, घर-आधारित व्यवसायों को सोशल मीडिया उपयोगी नहीं लग सकता है, अधिक स्थापित व्यवसायों के बेहतर सोशल मीडिया परिणाम हो सकते हैं।

ऑनलाइन बातचीत

ऑनलाइन चैटिंग एक और अपेक्षाकृत हाल की फीचर कंपनियां अपनी वेबसाइटों में जोड़ रही हैं। चैट संगठनों को कंपनी की वेबसाइट को देखने वाले व्यक्तियों का लाभ उठाने की अनुमति देता है और एक प्रतिक्रिया प्रणाली पेश करता है जिसका उपयोग उपभोक्ता कर सकते हैं यदि उनके पास कंपनी या इसके उत्पादों के बारे में प्रश्न हैं। उपभोक्ताओं से संपर्क जानकारी के लिए देखने के बजाय, जैसे कि फ़ोन नंबर या ईमेल पते, व्यवसाय सीधे ग्राहक सेवा प्रतिनिधि से उपभोक्ताओं को जोड़ने के लिए अपने वेबसाइट होमपेज पर ऑनलाइन चैट लिंक का उपयोग कर सकते हैं।

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