3 व्यावसायिक दस्तावेज़ों के प्रकार

व्यवसाय सैकड़ों विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों से निपटते हैं, लेकिन दस्तावेजों को आमतौर पर जानकारीपूर्ण, नकारात्मक या प्रेरक के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है। संदेशों के प्रकार ओवरलैप हो सकते हैं; उदाहरण के लिए, एक संदेश नकारात्मक और सूचनात्मक दोनों हो सकता है। लगभग सभी व्यावसायिक दस्तावेज़, इच्छित दर्शकों की आवश्यकताओं के अनुकूल होने से सद्भावना के निर्माण के लिए दस्तावेज़ के संदेश का उपयोग करने का प्रयास करते हैं। लेखकों ने दर्शकों के आकार, स्थिति और विशेषताओं सहित कई दर्शकों के चर के आधार पर दस्तावेजों को अनुकूलित किया है।

सूचनात्मक दस्तावेज

जानकारीपूर्ण दस्तावेजों में वित्तीय विवरण, समाचार पत्र, शोध रिपोर्ट, सारांश, धन्यवाद नोट और खाता समायोजन शामिल हैं। Transmittals एक और जानकारीपूर्ण संदेश है जो बताता है कि क्या भेजा जा रहा है। संलग्नक के साथ फैक्स और ईमेल अक्सर ट्रांसमिशन के पत्र के साथ आते हैं। इच्छित संदेश प्रदान करने के लिए, जानकारीपूर्ण दस्तावेज प्रासंगिक और संक्षिप्त होना चाहिए, या यदि संभव नहीं है तो सरल है। सकारात्मक जानकारीपूर्ण दस्तावेजों को प्रेरक या नकारात्मक दस्तावेजों के समान सद्भावना भवन की आवश्यकता नहीं है, लेकिन सूचनात्मक संदेश अभी भी इच्छित दर्शकों के लिए विचार करना चाहिए।

नकारात्मक दस्तावेज़

नकारात्मक दस्तावेजों का उपयोग कई उद्देश्यों के लिए किया जाता है, अक्सर नकारात्मक स्थिति के लिए माफी माँगने या समझाने के लिए। नकारात्मक दस्तावेजों के प्रकारों में अस्वीकृति, अनुशासनात्मक नोटिस, नकारात्मक प्रदर्शन मूल्यांकन, छंटनी और फ़िरिंग शामिल हैं। सद्भावना का निर्माण या मरम्मत करने के लिए, नकारात्मक दस्तावेजों के लेखक जानकारी को सकारात्मक या प्रेरक के रूप में पुन: प्राप्त करने का प्रयास कर सकते हैं। पुनरावर्ती नकारात्मक दस्तावेज़ों के लेखकों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि नकारात्मक तत्व अभी भी समझे गए हैं और दर्शक दस्तावेज़ के इच्छित संदेश को समझता है।

प्रेरक दस्तावेज

प्रेरक दस्तावेज़ दर्शकों को लेखक की बात को स्वीकार करने के लिए मनाने का प्रयास करते हैं। विज्ञापन, रिज्यूमे, प्रदर्शन मूल्यांकन और फंड जुटाने की अपील सभी प्रकार के प्रेरक दस्तावेज हैं। एक प्रेरक दस्तावेज़ लिखना अन्य प्रकार के दस्तावेज़ लिखने की तुलना में थोड़ा अधिक रणनीति हो सकता है क्योंकि लेखक को संभावित दर्शकों की आपत्तियों की भविष्यवाणी और पता करना चाहिए। प्रेरक दस्तावेज़ लेखक भावनाओं को प्रकट करके और तत्काल कार्रवाई करने के कारणों की पेशकश करके दर्शकों की आपत्तियों को संबोधित कर सकते हैं।

सद्भावना का निर्माण

अन्य उद्देश्यों के शीर्ष पर, व्यावसायिक दस्तावेज़ आमतौर पर इच्छित दर्शकों के साथ सद्भावना का निर्माण या पुनर्स्थापित करते हैं। सद्भावना दर्शकों को बताती है कि दस्तावेज़ प्रेषक विचारशील और मैत्रीपूर्ण है। यह विचार दर्शकों को दस्तावेज़ संदेश पर समझने और कार्य करने की अधिक संभावना बनाता है। दस्तावेज़ लेखक दर्शकों की ज़रूरतों को पूरा करने के लिए सूचनाओं की व्यवस्था करके, सकारात्मक जानकारी पर बल देते हुए, राजनीतिकता प्रदर्शित करते हुए और व्यवसाय और उद्योग के मानकों के अनुसार दस्तावेज़ की संरचना करके सद्भावना प्रदर्शित करते हैं

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